Nguyên vật liệu đóng vai trò trọng yếu quá trình kinh doanh, vận hành của một mô hình F&B. Tuy nhiên, việc quản lý và cung ứng kịp thời nguyên vật liệu chưa bao giờ đơn giản. Sự đặc thù về khâu chế biến đã khiến ngành F&B khác với lĩnh vực bán lẻ về việc xuất nhập hàng hóa thông thường. Để chế biến ra những món ăn hấp dẫn ngon, nguyên liệu trải qua khá nhiều giai đoạn chế biến, kết hợp cùng nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Giá vốn hàng bán của một món ăn không chỉ riêng một thực phẩm, mà còn có thể rất nhiều nguyên liệu khác nữa. Để quản lý nguyên vật liệu nhà hàng một cách chặt chẽ, chuẩn chỉnh, hạn chế thất thoát, trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chia sẻ các thức quản lý nguyên vật liệu nhà hàng trong bài viết sau.
1. Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là thực hiện những công việc gì?
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là hoạt động kiểm soát những nguyên vật liệu ra vào, lên kế hoạch, kiểm soát quá trình mua bán nguyên vật liệu từ nguyên bản thành món ăn. Công việc này đảm bảo nguyên vật liệu trong nhà hàng lưu thông có sự sắp xếp, tổ chức và có kế hoạch rõ ràng, giúp chủ nhà hàng có thể kiểm soát hoạt động kho quỹ của mình minh bạch, hiệu quả.
Nếu anh chị, trực tiếp vận hành nhà hàng, anh chị sẽ phải thường xuyên đối mặt với những vấn đề về kiểm soát nhân viên, hóa đơn, báo cáo, doanh số hàng ngày, chất lượng phục vụ khách hàng… Trong đó, thất thoát nguyên vật liệu cũng là một trong những nỗi lo thường trực hàng ngày.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
a. Hạn chế thất thoát nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu nhập vào cấu thành một phần chi phí của sản phẩm. Tuy nhiên, khi chủ nhà hàng không có phương pháp định lượng rõ ràng và theo dõi khoa học, chủ nhà hàng không thể quản lý được nguyên vật liệu có được nhân viên sử dụng trung thực và đúng mục đích hay không. Từ những lỗ hổng trong công tác quản lý này, việc thất thoát dễ dàng xảy ra. Tình hình doanh thu và kế hoạch kinh doanh của nhà hàng/ quán cafe không thể được tối ưu.
Đây là thực trạng không hiếm khi xảy ra nhưng nhà hàng quán ăn dường như vẫn còn loay hoay tìm cách giải quyết. Câu chuyện đôi khi xuất phát từ tình huống mất mát không đáng kể. Chủ quán nghĩ rằng mất 1, 2 đồng không đáng kể. Lâu dẫn, thất thoát tích tiểu thành đại, quán kinh doanh đông khách, doanh thu cao nhưng lãi thì chẳng được bao nhiêu, lúc chi phí hao hụt ngày một lớn thì sự đã rồi. Nguyên liệu lúc cần thì thiếu mà lúc không thì quá dư thừa.
b. Theo dõi được tình trạng nguyên vật liệu
Việc đảm bảo nguyên vật liệu luôn được đạt được trạng thái tươi mới, đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm khi chế biến món ăn, thức uống phục vụ khách hàng không phải điều dễ dàng. Công tác ghi chép thủ công rất khó để kiểm soát chính xác và kịp thời. Đặc biệt là số lượng, chất lượng và hạn sử dụng của nguyên vật liệu cần thiết trong kho để cung ứng. Đảm bảo để không xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm cho quá trình vận hành bị gián đoạn làm một bài toán khó cho bất kỳ nhà hàng, quán cafe nào.
c. Kiểm soát hoạt quá trình cung ứng nguyên vật liệu
Khi nào thì nhà hàng, quán ăn lên kế hoạch lập mới? Việc kiểm soát số lượng nguyên vật liệu như thế nào thì hợp lý? Từ việc không nắm bắt được tình trạng, số lượng, hạn sử dụng của nguyên vật liệu dẫn đến quản lý nhà hàng không có kế hoạch nhập và cung ứng nguyên vật liệu kịp thời.
Kiểm soát chặt chẽ khối lượng sản xuất trên một đơn vị sản phẩm sẽ giúp quản lý chính xác kết quả lãi lỗ và kế hoạch nhập hàng đợt tiếp theo trên số lượng sản phẩm tồn kho. Điều này đặc biệt cần thiết khi quán có khách với số lượng lớn một cách đột xuất mà anh chị lại không có dự trù trước về nguyên liệu. Những phát sinh không có sự kiểm soát chặt chẽ cũng rất dễ đưa nhà hàng vào trong trạng thái hao hụt nguyên vật liệu, mất mà không biết.
d. Chủ động quay vòng vốn
Nguyên vật liệu trong kho chính là vốn lưu động. Việc tổng hợp, báo cáo số lượng hàng hóa còn trong kho theo ngày, theo giờ giúp quản lý dễ dàng. Chủ quán có thể định hướng cho việc nhập thêm hoặc hủy nguyên vật liệu kịp thời. Đó cũng chính là định hướng cho dòng tiền lưu động.
Việc chủ động được dòng tiền và quay vòng vốn kịp thời sẽ tránh ảnh hưởng đến công tác kinh doanh nhà hàng và những khủng hoảng không đáng có do cạn kiệt nguyên vật liệu hay không tiêu thụ được hết hàng hóa.
>> Thiết lập bảng tính chi phí nguyên vật liệu khi bắt đầu kinh doanh F&B <<
2. Những lưu ý khi quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
a. Chọn nhà cung cấp uy tín
Để lựa chọn nên những nguyên vật liệu tươi ngon, nhà hàng cần tìm được nguồn cung cấp chất lượng, ổn định, hàng hóa không bị hư hỏng, dập nát. Bên cạnh đó, tránh sử dụng các loại nguyên vật liệu cận kề ngày hết hạn sử dụng.
Một nhà cung cấp uy tín còn có thể đánh giá thông qua mặt bằng chung nguyên liệu mà họ cung cấp. Giá cả là một vấn đề nhưng những nhà cung cấp uy tín có thể giúp anh chị có được chất lượng món ăn tốt nhất.
Trước hết là tránh thiệt hại cho nhà hàng với những món ăn kém chất lượng. Kế đến là hương vị món ăn được đảm bảo tới tay thực khách hoàn hảo nhất. Đặc biệt, không quên rằng sức khỏe của các thực khách được bảo đảm. Nếu không thể lựa chọn các nhà cung cấp nội thành với giá cả phù hợp, anh chị có thể đàm phán với những nhà cung cấp ngoại thành. Nguồn nguyên liệu vẫn được đảm bảo mà giá thành lại rất phải chăng.
b. Dự tính đủ lượng nguyên vật liệu cần thiết cho món ăn
Để nấu được một món ăn ngon thì sự kết hợp hài hòa của các nguyên liệu, tinh giảm gia vị sao cho hợp gu của người thưởng thức là điểm nhấn của ngành ẩm thực. Khách vừa hài lòng, nhà hàng còn biết được chính xác và có công thức nấu nướng đặc biệt của riêng mình. Không những thế, việc tiết kiệm chi phí tài chính và tăng lợi nhuận cho quán sẽ ở khâu này.
Có thể nhiều anh chị sẽ thắc mắc vì sao lại liên quan đến tài chính nhiều như vậy ở bước định lượng nguyên vật liệu, chỉ đơn giản rằng, ở giai đoạn này sẽ được tính chi li số tiền gốc của mỗi món ăn từ giá các nguyên vật liệu chế biến (chính xác là giá vốn hàng bán) đã được định lượng hợp lý với giá cả mà thực khách bỏ ra hay chưa.
Bước định lượng nguyên vật liệu trong món ăn này đóng vai trò cốt yếu, xuyên suốt mọi hoạt động mua bán của anh chị. Việc kiểm soát nguyên liệu có thất thoát hay không đều dựa vào định lượng ban đầu so với nguyên liệu thực tế sử dụng. Mặt khác, chúng còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh, giá thành của anh chị trên thị trường.
c. Tránh thất thoát nguyên vật liệu
Nhập kho, tồn kho luôn là những vấn đề đau đầu và nan giải đối với hầu hết các nhà hàng, quán ăn lớn nhỏ. Nhập nhiều quá sẽ dẫn đến lượng hàng hóa trong kho dư thừa, đối với những thực phẩm tươi sống, dễ bị hư hỏng hoặc nếu được bảo quản bằng tủ đông cũng sẽ kém đi đột tươi mới, ngon của món ăn, còn những sản phẩm đóng hộp cũng không tránh khỏi tình trạng đã hết hạn sử dụng.
Từ những tính toán không kỹ lưỡng về nhập hàng và bảo quản, nguyên vật liệu bị thất thoát là việc không thể tránh khỏi, làm sao và làm thế nào để biết được hôm nay phải đặt bao nhiêu hàng, để cân đối hàng hóa trong kho, hay chi tiêu tài chính hợp lý là những bài toán luôn cần lời giải cho chính người quản lý và đầu bếp của họ.
d. Kiểm tra tồn kho hàng ngày
Cách thức để giải bài toán “quản lý nguyên vật liệu” là kiểm tra hàng tồn kho mỗi ngày. Hôm nay lượng trứng có đủ cho món trứng chần kèm phở không. Trong kho vẫn còn 5 thùng nước suối, có cần nhập về thêm nước suối nữa không. Nhiều chủ quán lại quên rằng. kiểm kê mỗi ngày sẽ biết được mức tồn kho an toàn đang ở mức nào, và đặt hàng ngay khi hàng hóa đã chạm ngưỡng để tiết kiệm, tối ưu hóa chi phí cho các lần nhập nguyên vật liệu.
Thao tác kiểm tra hàng tồn kho hàng ngày vừa mang lại hiệu quả về tài chính và đảm bảo cho sự hài lòng của khách hàng vì rằng mọi nhu cầu của họ đều luôn được đáp ứng tại đây, họ chẳng cần phải đi đâu nữa cả.
3. Hạn chế còn tồn tại trong cách thức quản lý nguyên vật liệu thủ công
a. Phương pháp mang tên “ước lượng áng chừng”
Phương pháp này được áp dụng rộng khắp các nhà hàng, sai số của phương pháp này sẽ đưa nhà hàng vào những tình huống, nguyên vật liệu thừa thì hết hạn, lãng phí, mà thiếu thì khách phải ra về. Bỏ qua chuyện “ước chừng, khoảng khoảng” cụ thể hóa lượng cần mua bằng những con số, vì anh chị còn thất thoát. Bắt đầu từ việc định lượng nguyên vật liệu theo món, sau đó dự trù số lượng khách và lượng món sẽ phục vụ.
Tuy nhiên thay vì nhập và tính toán bằng tay toàn bộ khối lượng nguyên vật liệu lớn như vậy, hãy tận dụng sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay.
Nhập cùng một mặt hàng nhiều lần, nguyên liệu quá hạn không dùng được, vừa tốn kém, lãng phí, thậm chí sử dụng rồi mới phát hiện ra mình sử dụng nguyên liệu không tốt, mất tiền, mất khách vì chữ tiện. Nhưng có một sự thật là không thể ngày nào cũng kiểm kho, đếm từng mặt hàng một cách thủ công mà không kiểm thì không yên tâm.
Hãy hình dung, hàng hóa chất lượng là một trong những yếu tố cốt lõi để có được những món ăn ngon. Đừng để khách hàng của anh chị rời đi bởi vì họ thấy chán. Đôi khi thái độ phục vụ nhân viên không được như ý nhưng quán ngon thì họ vẫn sẽ quay lại, còn với trường hợp đồ ăn quán không ngon, dù anh chị phục vụ tốt đến bao nhiêu, khi cảm thấy uống ăn ngon họ cũng sẽ luôn từ chối anh chị.
b. Tránh rủi ro trong việc không chủ động được dòng tiền
Việc không quản lý được kho nguyên vật liệu dẫn đến không quay vòng vốn kịp thời, làm cạn kiệt nguồn hàng hoặc tồn đọng không đáng có. Báo cáo được số lượng tức thời, thống kê nguyên vật liệu dựa trên lượng tiêu thụ cùng kỳ để dự đoán được bám sát thực tế nhất, so sánh, đối chiếu thống kê nhập hàng, đều thực sự rất cần thiết dù là mô hình lớn hay nhỏ.
Hãy nhìn nhận một cách thực tế, giá thành ban đầu của một chiếc máy pha cafe cafe mới sẽ đắt hơn rất nhiều giá thành của một chiếc máy pha cafe cũ nhưng về lâu dài, việc sửa chữa hỏng hóc, bảo dưỡng chiếc máy cũ đôi khi lại ngốn tiền sửa chữa ngang ngửa.
Có những khoản đầu tư anh chị cần tính toán cho sau này, với việc quản lý những thất thoát này cũng vậy, hãy cân nhắc về việc tìm hiểu một người trợ lý số để giúp anh chị xử lý những vấn đề trên với chi phí không quá đắt nhưng lại giúp anh chị thống kê các hạng mục chi tiêu một cách chặt chẽ, rành mạch.
4. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu có thể hỗ trợ chủ quán những gì?
a. Dễ dàng theo dõi tình trạng nguyên vật liệu
Anh chị hoàn toàn có thể kiểm soát phần định lượng như 1 kg cafe sẽ pha được bao nhiêu ly cafe hoặc 1kg thịt bò có thể chế biến được bao nhiêu đĩa bò xào lăn. Điều này sẽ khiến nhân viên không thể dễ dàng gian lận, ăn bớt nguyên vật liệu hoặc tính tiền nhưng lại bỏ túi riêng. Anh chị có thể quản lý được nếu nhân viên của anh chị chế biến tùy hứng, không thống nhất nguyên tắc định lượng khiến hương vị của món ăn thay đổi, có thể dẫn tới mất khách. Phần mềm có thể giúp anh chị kiểm tra độ trung thực của nhân viên bán hàng, nhân viên pha chế.
Việc định lượng chi tiết cho nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết cho một mô hình F&B. Nhân viên không thể chế biến nhiều hơn, ít hơn hay ăn bớt nguyên vật liệu. Không những thế, anh chị có thể dự đoán khi nào nhà hàng cần mua mới, khi nào cần bổ sung để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ mà không bị lãng phí.
b. Kiểm soát tình trạng còn/ hết của nguyên vật liệu
Vào dịp khuyến mãi hoặc ngày lễ, nguồn nguyên vật liệu hết bất ngờ mà chủ nhà hàng không biết trước, việc sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu cũng giúp chủ nhà hàng theo dõi kỹ càng. Phần mềm sẽ giúp anh chị ước chừng được lượng nguyên vật liệu còn/hết để dễ dàng báo khách hàng. Nhân viên cũng sẽ chủ động hơn trong việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng được tốt hơn.
Đôi khi có những nguyên vật liệu lâu không được sử dụng, lúc cần đến thì lại không thấy đâu, lúc kiểm thì hàng hóa đã hết hạn từ lúc nào. Không chỉ việc thất thoát hàng hóa mà cả việc sử dụng những nguyên liệu không ngon trong chế biến làm chính món ăn của anh chị mất điểm trong mắt khách hàng hàng.
Kinh doanh thất thoát từ những chi phí phát sinh như vậy nhưng vẫn giữ lối quản lý thủ công, ghi chép tay, tính toán dựa trên giấy tờ. Không biết lúc nào kho có gì, kho còn gì. Lâu dần mất ít cũng thành mất nhiều. Quán có khách mà lãi chẳng bao nhiêu. thậm chí còn lỗ.
c. Nhận định các món best seller của quán
Phần mềm có thể hỗ trợ chủ quán ghi nhận xem món ăn nào là món ăn được ưa chuộng nhất và món ăn nào là món ăn ít được lựa chọn nhất. Chủ quán hoàn toàn có thể dự trữ nguyên vật liệu dành cho những món thường xuyên được khách hàng chọn lựa và có phương án cải thiện hoặc thay thế những món chưa được khách hàng đánh giá cao.
Bên cạnh đó, hoạt động thống kê nguyên vật liệu trên phần mềm giúp anh chị có thể chủ động đưa ra các chương trình khuyến mãi để xúc tiến bán như giảm giá, tặng kèm các món ăn mà nguyên vật liệu còn tồn khá nhiều trong kho để hạn chế việc quá hạn dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu…
 |
 |
 |
d. Thẩm định chất lượng của các nhà cung ứng
Quản lý nguyên vật liệu với phần mềm quản lý sẽ giúp chủ quán dễ dàng nắm bắt được thông tin từ những nhà cung cấp từ giá cả, số lượng nguyên vật liệu, công nợ với họ. Thông tin của những nhà cung cấp này cũng được lưu trữ khoa học trên hệ thông. Từ đó việc điều chỉnh chi phí giữa các nhà cung cấp uy tín với giá thành phù hợp cũng trở nên dễ dàng hơn.
e. Theo dõi báo cáo dễ dàng
Một ưu điểm dành cho các phần mềm quản lý nguyên vật liệu hiện tại là việc chủ quán hoàn toàn có thể theo dõi tất cả các loại báo cáo, ở mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Trước đó, để thống kê và nắm bắt được tình hình kho quỹ nhiều anh chị phải theo dõi kha khá bảng tính, sổ sách, đối chiếu và ngồi tính lời lãi mỗi ngày. Việc này thực sự tốn thời gian, nguồn lực nhưng lại dễ gây sai sót, thất thoát.
Các báo cáo sẽ được phân loại theo từng nhu cầu khác nhau của người quản lý. Ví dụ như: báo cáo doanh số theo giờ, theo ngày, theo hóa đơn, theo từng món hàng hóa. Các loại báo cáo thu chí, quản lý tồn kho quán cafe, nhà cung cấp… Tất cả đều được gộp chung trong một phần mềm, trình bày vô cùng trực quan, dễ hiểu.
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦM MỀM QUẢN LÝ KHO, NGUYÊN VẬT LIỆU MISA CUKCUK |
