Khi có ý định mở quán cafe bạn cần xách định vốn của bạn có chính xác là bao nhiêu. Hoặc nếu chưa có thì liệu có thể huy động được bao nhiêu, từ ai và từ đâu (bản thân, gia đình, bạn bè, ngân hàng, quỹ đầu tư…?) Sau đó bạn cần phân định thành hai phần vốn cơ bản:
- Chi phí cơ sở: Chi phí cọc mặt bằng, thiết kế, thi công quán, chi phí vật dụng, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu cafe…
- Chi phí duy trì: Đây là khoản chi phí hết sức quan trọng, vì những tháng đầu tiên bạn chưa có thể hoàn vốn hay có lãi ngay được. Bạn sẽ cần phải chi ra cho các hóa đơn hàng tháng như: chi phí mặt bằng, điện nước, internet, điện thoại, nhân viên, thức uống, lương thực, thực phẩm, quà tặng khuyến mãi.
Ví dụ: bạn có 200 triệu, bạn nên đầu tư 100 triệu vào chi phí cơ sở, còn 100 triệu vào chi phí duy trì, tuyệt đối đừng làm hao hụt chi phí duy trì, nếu không bạn sẽ khó khăn rất nhiều trong thời gian đầu.
b. Mục tiêu kinh doanh
Bạn phải phác thảo chi tiết mục tiêu kinh doanh quán cafe của bạn một con số chính xác, đó là lợi nhuận đạt được trong 3 tháng đầu, 1 năm, 2 năm, 3 năm… Dù biết chắc chắn con số có thể sẽ không giống như bạn đặt ra, nhưng đặt mục tiêu giúp bạn đứng vững trước những khó khăn, và những phát sinh bất ngờ.
2. Xác định đối tượng khách hàng
Các định đối tượng khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng. Phải biết khách hàng của mình là ai: sinh viên, giới viên chức, người kinh doanh, tuổi teen… thì bạn mới có thể định hướng được phương hướng phát triển của quán: phong cách trang trí quán cafe, công cụ quảng cáo, phương tiện khuyến mãi…
3. Xác định phong cách của quán cafe sẽ mở
Thông thường, các quán cafe có phong cách độc thường thu hút được lượng lớn khách hàng vào giai đoạn đầu. Tuy nhiên, hãy nhớ, đúng nhu cầu, đúng đối tượng mới là thứ giữ người ta ở lại lâu dài. Chẳng hạn bạn muốn quán cafe của mình mang phong cách cafe sách, cafe âm nhạc hay cafe dành cho teen…
Hãy tạo không gian sao cho những khách hàng tới đó cảm nhận thấy sự thoải mái nhất. Cố gắng bàn bạc và thỏa thuận mong muốn của mình với kiến trúc sư thiết kế và thi công ngay từ đầu để thiết kế và hoạt động hiệu quả hơn.
Có hai loại quán cafe rất khó để thành công (không phải không có thành công) đó là cafe vườn và cafe thưởng thức. Cà phê vườn tuy vốn ban đầu không lớn nhưng nếu không phải là tài sản sẵn có thì bạn hãy nghĩ đến số tiền khổng lồ khi đi thuê mặt bằng. Cà phê thưởng thức chỉ dành cho người kinh doanh cà phê chuyên biệt.
4. Lựa chọn mặt bằng để mở quán cafe
5. Thiết kế và thi công quán cafe
Sau khi đã có được mặt bằng, bạn nên dành nhiều thời gian để đưa ra cách thiết kế nội thất quán sao cho phù hợp với diện tích và phong cách của quán. Bạn cần tìm công ty thiết kế nội thất và nói cho họ biết ý tưởng và phong cách, việc còn lại là của họ, với chuyên môn kỹ thuật họ sẽ nhanh chóng đưa cho bạn mẫu thiết kế phù hợp.
Bên cạnh đó, để làm nổi bật phong cách cũng như nội thất của bạn, tạo một không gian đẹp, bạn nên chú ý trang trí quán sao cho phù hợp. Bạn có thể dùng các bức tranh sơn dầu hay vẽ tranh tường để trang trí sao cho phù hợp với ý thích và phong cách của bạn.
6. Chuẩn bị kỹ càng các dụng cụ cần thiết, và đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng
a. Vật dụng cần thiết cho việc mở quán cafe
Trong thời gian thi công, bạn nên xác định các vật dụng như: Ly, tách, dụng cụ pha chế, chén, dĩa, cà phê, nước ngọt, thức ăn, đồ uống… lên một danh sách những gì nên mua và phải mua, sau đó tìm đơn vị cung cấp giá mềm và lâu dài cho bạn.
b. Công cụ quản lý quán cafe hiệu quả
c. Nhân viên
Bạn cần xác định số lượng phục vụ chính xác nhân viên như sau :
- Pha chế: Bạn cần có người pha chế đồ uống chuyên nghiệp và đẹp mắt vì khi khách cảm thấy hài lòng, và hợp túi tiền, khách sẽ thường xuyên quay lại hơn. Nên ký hợp đồng dài hạn với các điều khoản chặt chẽ để giữ nhân sự,
- Phục vụ: Tùy diện tích lớn nhỏ khác nhau mà bạn sẽ chọn cho mình các em sinh viên làm bán thời gian, hoặc có thề tuyển dụng trên các trang tuyển dụng. Nếu chăm chỉ, phục vụ tốt sẽ được khen thưởng, vì việc phục vụ rất quan trọng đến việc kinh doanh lâu dài của quán, thái độ nhân viên phục vụ mất thiện cảm, ít tươi cười với khách sẽ khiến người khách ấy không quay lại vào lần sau.
- Lễ tân: Có thể lựa chọn những bạn có ngoại hình ưa nhìn vì vẻ đẹp thường được đánh giá đầu tiên.
- Bảo vệ: Nên tuyển người tin cậy, có thể trông coi quán, và giữ xe tốt, có thái độ tôn trọng và lịch sự với khách hàng.
- Quản lý: Trong trường hợp bạn quá bận rộn, hoặc có đủ điều kiện có thể thuê một người quản lý quán cafe. Người này sẽ thay bạn quán xuyến toàn bộ quán trong việc điều hành quán, quản lý nhân viên, nguyên vật liệu và giải quyết các công việc có liên quan đến nội bộ… Người được chọn phải là người đáng tin cậy, chăm chỉ, nhiệt huyết.
- Nhân viên tạp vụ: Siêng năng, có trách nhiệm, đúng giờ.
7. Marketing cho quán cafe
Kinh doanh cafe hiện tại gặp rất nhiều sự cạnh tranh từ đối thủ. Vì vậy, hoạt động Marketing, PR cần được chú tâm từ những điều nhỏ nhát. Làm hệ thống nhận diện thương hiệu cho quán, bao gồm: menu, name card, logo, tên quán, website…
Đồng thời quảng cáo trên Facebook và mạng xã hội khác. Có nhiều chương trình chăm sóc khách hàng quen thuộc: khuyến mại đồ uống, thẻ ưu đãi với khách hàng thường xuyên ghé quán bạn…Hi vọng một vài chia sẻ trên sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị kỹ càng cho việc mở quán cafe.
