Quản lý tồn kho quán cafe là một trong những nghiệp vụ quan trọng, đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra trơn tru, giúp chủ quán có kế hoạch nhập kho phù hợp. Làm thế nào để quản lý tồn kho cafe hiệu quả, tránh thất thoát, gian lận là một vấn đề nhiều anh chị chủ quán cà phê mới kinh doanh băn khoăn. Cùng tìm hiểu cách quản lý tồn kho quán cafe khoa học, hạn chế 100% thất thoát qua bài viết sau.
1. Hàng tồn kho quán cà phê là gì? Lợi ích khi kiểm soát được tồn kho quán cà phê
1.1. Hàng tồn kho quán cà phê là gì?
Hàng tồn kho của quán cafe là các nguyên vật liệu thành phẩm hoặc bán thành phẩm mà giữ lại để sử dụng trong quá trình pha chế phục vụ khách hàng. Bao gồm một số nguyên vật liệu như cà phê, sữa, đường, trái cây…
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp quán cafe tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, giảm thiểu lãng phí và thất thoát, đồng thời đảm bảo chất lượng phục vụ luôn ổn định.
Bạn có thể thiết lập hệ thống kiểm kê định kỳ và sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để theo dõi số lượng nguyên liệu trong kho, từ đó có kế hoạch nhập hàng phù hợp.
1.2. Những lợi ích khi kiểm soát được hàng tồn kho quán cà phê
- Tránh thất thoát nguyên liệu
Khi nguyên liệu được nhập vào sẽ trở thành một phần chi phí của sản phẩm. Nếu không có phương pháp quản lý khoa học và rõ ràng thì sẽ không ước tính và giám sát được số nguyên vật liệu mà nhân viên sử dụng có hợp lý và trung thực không.
Ví dụ, hôm nay quán bán được 100 ly cafe và 60 ly sinh tố, thì khi nhìn vào số liệu này bạn sẽ rất khó đoán liệu lượng cafe và trái cây có được sử dụng chính xác không. Do đó việc định lượng nguyên liệu sẽ giúp chủ quán cafe tránh được tình trạng thất thoát nguyên vật liệu.
- Chủ động quay vòng vốn lưu động
Nguyên vật liệu trong kho quán cafe là vốn lưu động, báo cáo số lượng hàng hóa còn trong kho theo từng ngày sẽ giúp bạn quản lý trở nên dễ dàng hơn trong việc định hướng nên tiêu hủy hay nhập thêm nguyên liệu. Quản lý một cách khoa học sẽ giúp quá trình kinh doanh của quán cà phê tránh những khủng hoảng do cạn kiệt nguyên liệu hay không tiêu thụ được.
- Tránh nhân viên mang đồ trong kho ra ngoài
Mỗi tuần, bạn nên kiểm kê kho một lần và nếu con số trong kho không giống với số liệu đã được báo cáo thì có thể nhân viên gian lận, kết hợp check camera để theo dõi.
- Kiểm soát được doanh thu và tỷ trọng nguyên liệu
Nếu bạn đã áp dụng thành công cách quản lý tồn kho quán cà phê bằng cách quản lý định lượng sẽ biết rõ tỷ lệ giữa giá bán bán và nguyên vật liệu. Vì thế, bạn có thể biết được tình hình quản lý và kinh doanh của mình.
2. Cách quản lý tồn kho quán cafe hiệu quả
2.1. Luôn thiết lập và theo dõi thống kê hàng hóa
Tưởng chừng hoạt động đếm số lượng hàng, kiểm tra tình trạng và hạn dùng lặp lại, đơn giản. Bên cạnh đó, đây là một trong những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến ngân sách. Từ việc kiểm kê tốt, chủ quán sẽ có những biện pháp hạn chế tình trạng biến động về nguồn cung thực phẩm trong kho của mình.
Trên thực tế, việc sai số trong quá trình nhập kho, chế biến và tiêu thụ luôn khiến chủ quán đau đầu. Đây cũng là khâu dễ xảy ra tình trạng thất thoát nhất.
Chủ quán cà phê nên: lập bảng kê những nguyên liệu dễ định lượng, theo các đơn vị tính. Trong kho, tủ khô, tủ lạnh những mặt hàng tươi sống như rau củ, vật liệu chế biến theo ngày. Sử dụng file excel theo dõi thống kê nguyên vật liệu hoặc các phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ quản lý kho chính xác.
Đồng thời, tìm những phương pháp thích hợp với công thức pha chế, thống kê hàng hóa xuất nhập khẩu và tồn trong kho để có thể theo dõi dễ dàng vốn hàng hóa đã bán và sử dụng là một điều rất cần thiết.
Thiết lập một lịch trình hợp lý dựa trên thời gian và các tồn kho của một số mặt hàng tồn kho hàng ngày, hàng tuần và thực hiện nó. Từ đó, quán cà phê của bạn sẽ đặt được lợi nhuận cao nhất.
Tham khảo Quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp nhất
2.2. Theo dõi sát sao và xử lý nhanh nhất có thể
Sau khi theo dõi số nguyên vật liệu tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ tìm ra một mô hình phù hợp với cách quản lý hàng tồn kho cho quán của bạn. Sử dụng mô hình hay giải pháp ấy để so sánh khi sử dụng thực tế với việc sử dụng dựa trên lý thuyết có chênh lệch nhiều hay không.
Nếu phát hiện có sự chênh lệch nhiều sẽ giúp bạn đưa ra các phương án xử lý kịp thời. Tham khảo một số phần mềm quản lý kho quán cafe hợp lý sẽ giúp bạn trong việc quan sát dễ dàng hơn bằng cách chỉ ra trực tiếp các loại nguyên vật liệu và đưa ra quyết định chắc chắn hơn.
Nhờ việc theo dõi sát sao sẽ giúp bạn nhận ra những lỗ hổng và xử lý kịp thời để tránh tình trạng nguyên vật liệu bị thất thoát và chênh lệch nhiều so với số liệu báo cáo.
Ví dụ, với những hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn như hoa quả, trái cây, sữa thì bạn cần đưa ra phương án quản lý và theo dõi như thế nào để có được sự dự trữ tồn kho hợp lý hoặc marketing đẩy mạnh bán sản phẩm này để giảm tỷ lệ hư hỏng và thất thoát nhiều nguyên liệu.
2.3. Kiểm tra và đối chiều hàng hóa
Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên vô cùng quan trọng không chỉ giúp bạn theo dõi nguyên vật liệu dựa vào các tính chất định kỳ mà còn giúp việc tránh thực phẩm và nguyên liệu bị hư hỏng và cũng tạo thuận lợi cho việc so sánh các con số để cân bằng nguyên liệu đầu vào và đầu ra.
Tuy nhiên, bạn cũng nên thường đối chiếu hàng hóa hàng ngày, hàng tuần để xem hàng hóa có chênh lệch hay không, vì nếu có sự chênh lệch đáng kể từ việc sử dụng ngoài mức dự kiến thì rất có thể là do những hành vi trộm cắp hoặc nhân viên tự ý mang ra ngoài.
Việc thiết lập một tần số kiểm tra hàng hóa tồn kho quán cà phê bằng cách tiến hành kiểm kê hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc vào lúc quán đóng cửa sau mỗi ngày kinh doanh. Chính việc bạn thường xuyên vào kho hàng lấy các mặt hàng và ghi lại một cách cụ thể sẽ giúp bạn đối chiếu và kiểm soát chính xác và dễ dàng hơn rất nhiều.
Từ đó, nhờ việc kiểm tra và đối chiếu hàng hóa sẽ giúp bạn phát hiện ra các hành vi trộm cắp, các nguyên liệu hay mặt hàng đã bị hư hỏng để xử lý, bỏ đi và hạn chế việc gây cản trở trong quản lý tài chính. Bên cạnh đó, còn giúp bạn đo lượng được số nguyên liệu thích hợp và giảm chi phí số sản phẩm bị thừa và có được lợi nhuận tốt nhất.
Ví dụ, vào cuối ngày bạn cần phải kiểm kho để có thể kiểm tra số lượng có thất thoát và số liệu có sai lệch không và cũng có thể ưu tiên nhập những nguyên vật liệu đã gần hết vào ngày hôm sau như sữa, bột cà phê, ly,…
2.4. Đào tạo nhân viên
Hãy đào tạo đội ngũ nhân viên của bạn, thậm chí bạn không có ý định phân họ thực hiện việc đếm phiếu thì mọi người cũng phải biết về các quá trình quản lý kho. Nhân viên nên được đào tạo bài bản về các thủ tục kiểm kê trong quy trình quản lý hàng tồn kho quán cà phê. Dù có những phần mềm hay quản lý kho đáng tin cậy nhất có thể hoạt động không như mong muốn nếu nhân viên của bạn không biết thực hiện việc kiểm kê hay kiểm kê không nhất quán và chính xác.
Bạn hãy chắc chắn rằng các nhân viên của bạn đều hiểu và thành thạo các phương pháp thống kê mà bạn đang sử dụng. Họ phải biết phân loại các mặt hàng tồn kho, đơn vị phát hành, đơn vị mua, danh sách hàng tồn kho nguyên vật liệu và các mục khác.
Đừng bỏ lỡ: Bí quyết quản lý nhân viên nhà hàng quán cafe hạn chế 100% tình trạng biến động
3. Tạm kết
Trong quá trình kinh doanh cửa hàng cà phê, khâu quản lý hàng tồn kho là khâu quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhập nguyên vật liệu và lợi nhuận thu được. Cùng tham khảo và áp dụng linh hoạt những cách quản lý tồn kho nguyên vật liệu quán cà phê mà MISA CukCuk chia sẻ ở trên cho quán của bạn nhé.
