Kinh doanh đông khách mà cuối tháng tính lại lãi chẳng được bao nhiêu, quá nhiều chi phí được xem là “phát sinh”, nguyên vật liệu lúc thiếu, lúc thừa tốn kém, cũng không nắm được với lượng bán một ngày thì nguyên vật liệu cần sử dụng là bao nhiêu… Tất cả những vấn đề trên đều đang báo động một thực trạng, bạn đang mất kiểm soát tài chính nhà hàng. Nguyên căn của việc mất kiểm soát này là do đâu?
1.Lúng túng trong định lượng, định giá
Đối với những chi phí phần cứng như mặt bằng, thiết bị, chủ nhà hàng, quán cà phê thường không mấy nhầm lẫn vì chúng khá tường minh, và hoàn toàn có thể điều chỉnh, cân nhắc dễ dàng. Tuy nhiên, đối với việc định giá, sự tường minh ấy quả thực không đơn giản. Ngay từ ban đầu khi tính toán giá sản phẩm, chủ quán thường chỉ dùng “ước lượng”, bởi chính sự dự đoán đó nên số liệu có thể sai lệch nhiều hơn so với thực tế.
Đối với một số chủ nhà hàng, quán ăn thường tự tay định lượng các món trong thực đơn, sau đó tổng hợp nguyên liệu đó có thể sử dụng được trong những món nào, tận dụng ra sao, từ đó đưa ra được giá thành cuối cùng. Nghe thì chặt chẽ, vì tính toán được chi tiết mỗi món cần bao nhiêu, định lượng thế nào. Nhưng hãy nhớ, với số liệu món khổng lồ, giá thành khác nhau, chi tiết từng món, tính toán dễ nhầm lẫn, chồng chéo chỉ nghĩ cũng đã thấy phức tạp và bất cập.
Cách đơn giản nhất mà phần lớn những nhà hàng quán ăn hiện nay đang áp dụng là “tham khảo” giá đối thủ và áp dụng với giá của mình. Tuy nhiên, đối thủ không có những chi phí cơ bản giống bạn, nguồn nguyên liệu cũng không giống bạn, vậy thì chạy theo mức giá đó có thực sự hợp lý?
Vậy giải quyết bài toán định giá như thế nào?
Phần mềm quản lý nhà hàng CUKCUK.VN có thể giúp bạn định lượng nguyên liệu dễ dàng hơn, phân loại khoa học, tự động tổng hợp nguyên liệu trùng nhau của các món ăn. Việc áp dụng phần mềm trong quản lý nhà hàng ngay từ những khâu định giá đầu tiên sẽ hỗ trợ bạn so sánh được mức giá bạn mong muốn và chi phí dành cho nguyên liệu và các chi phí khấu hao.
2. Thất thoát kho
Có đến 90% các nhà hàng, quán ăn gặp khúc mắc ở phần quản lý kho, đau đầu chuyện nguyên vật liệu. Điều bạn cần là một quy trình quản lý chặt chẽ và hợp lý. Với những nguyên liệu đòi hỏi độ tươi ngon và sử dụng trong ngày, bảng nguyên liệu dự tính cho hôm sau bạn cũng có thể kiểm soát và đối chiếu với hàng thực trong kho tránh lãng phí.
Đối chiếu những món đã bán ra và lượng thực phẩm đã xuất từ đó đánh giá mức độ sai số có thể chấp nhận được hay không. Việc đột xuất kiểm tra kho quỹ cũng là một cách để nhắc nhở nhân viên của bạn tự giác hơn khi làm việc. Nhưng điều này không nên quá lạm dụng việc này bởi nhân viên sẽ không muốn gắn bó lâu với một người chủ không còn tin tưởng mình.
Bạn cũng đừng quên những thiết bị khấu hao, dụng cụ sử dụng lâu, cũng khiến cho việc đong đêm, đựng không còn hiệu quả như ban đầu. Nếu băn khoăn về vấn đề kho quỹ, bạn có thể tham khảo CUKCUK.VN. Phần mềm quản lý nhà hàng hiệu quả với hơn 30 loại báo cáo tổng hợp, tình hình công nợ, xuất nhập nguyên liệu chi tiết đến từng giờ, từng hóa đơn, bạn có thể theo dõi mà không cần trực tiếp đến nhà hàng, quán của mình đê kiểm tra.
3. Kiểm tra doanh thu
Không thiếu những trường hợp gian lận bằng việc ghi thêm hóa đơn, hủy order, in tạm tính, thanh toán và sửa đơn… kiểm soát những hóa đơn hủy hoặc sữa cần được phần quyền rõ ràng, cấp độ nhân viên chỉ được chỉnh sửa món ăn trước khi in tạm tính, để chỉnh sửa hóa đơn chốt cho khách phải là cấp độ quản lý trực tiếp sửa đơn. Do đặc thù liên quan đến vấn đề doanh thu, tiền nong, nên khâu giữ tiền có càng ít người tham gia càng tốt, nếu có thể hãy áp dụng phần mềm tự động trong máy, tối giản nhân sự tham gia để tránh những rủi ro không đáng có.
Bạn cũng có thể thuê riêng nhân sự để quản lý kho quỹ cho riêng mình cũng như yên tâm hơn khi có người quản lý thu chi, tuy nhiên cũng cần lưu ý, việc lựa chọn thủ quỹ cẩn thận, đáng tin tưởng cũng không phải là câu chuyện dễ dàng.
Bạn có muốn cập nhật doanh thu 24/7, mọi lúc mọi nơi, kể cả khi không có sự có mặt của bạn, điều chỉnh tình hình bán hàng kịp thời, các đầu vào, đầu ra tiền bạc rõ ràng, minh bạch, sai đơn, thiếu đơn, hủy đơn đều được thể hiện rõ trên hệ thống. Tất cả các thao tác chỉ trong vòng vài cú nhấp chuột.
