Quản lý thu chi đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành tốt bất kỳ hệ thống kinh doanh nào, đặc biệt là trong công tác thu ngân của các nhà hàng, quán ăn. Quản lý thu chi bằng excel là một công cụ phổ biến được nhiều chủ quán, nhà hàng sử dụng vì tính đơn giản, tiện lợi và miễn phí.
Tuy nhiên, liệu đây có phải là giải pháp tối ưu nhất để quản lý tốt thu chi và hơn nữa là chống thất thoát các khoản của hàng quán? Chúng ta cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
- Quản lý kho thủ công – Những rủi ro khó lường
- Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng không sai một li
- Cách tính điểm hoà vốn bằng excel
- Làm thế nào để nhà hàng giỏi hút khách giỏi cả giữ khách?
- Ngưng làm điều sau nếu bạn không muốn “nhấn chìm” quán ăn của chính mình
I. Phân tích ưu – nhược điểm của quản lý thu chi bằng excel
1.1. Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.
Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với các thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.
1.2. Nhược điểm của quản lý thu chi bằng Excel
Bên cạnh những ưu điểm, quản lý thu chi bằng excel cũng tồn tại khá nhiều hạn chế, thậm chí dẫn đến thất thoát rất to dù hàng quán chỉ kinh doanh ở qui mô nhỏ.
- Khó phân biệt khi file số liệu quá lớn
Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, quản lý thu chi trên Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.
- Dễ bị mất dữ liệu, không thể phục hồi
Một trong nhưng điểm hạn chế cần lưu ý nữa khi sử dụng Excel là vì các yếu tố khách quan hoặc chủ quan thì dữ liệu có thể dễ dàng bị mất và không thể khôi phục lại được. Điều đó dẫn tới việc mất kiểm soát số liệu, thiếu các số liệu nghiêm trọng khi các sự cố đáng tiếc xảy ra.
- Khó kết hợp báo cáo với bán hàng
Khi quản lý thu chi bằng Excel, chủ cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động thu chi và theo dõi báo cáo. Bởi tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của hàng quán.
Từ đó có thể dẫn đến việc thất thoát nghiêm trọng nếu việc theo dõi tình hình thu chi không được chính xác và diễn ra liên tục. Sự thâm hụt về tài chính và các vấn đề có liên quan đến chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển, nhân công, … sẽ là điều dễ dàng xảy ra do đó với quy mô tuy nhỏ nhưng không quản lý tốt cũng sẽ gấy thất thoát rất lớn đối với các hàng quán.
>> Để nhận được tài liệu quản lý nhà hàng, quán cafe, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY
II. Những nội dung cần có trong file excel quản lý thu chi nhà hàng, quán cafe
Quản lý thu chi trên excel sẽ cần có những trường thông tin sau:
- Thông tin về chứng từ: số thứ tự, ngày tháng chi tiết của toàn bộ tất cả các khoản thu chi đối với cửa hàng
- Thông tin về giao dịch: Họ và tên người thực hiện khoản thu chi, nội dung giao dịch (ví dụ: khoản thu tiền hàng, khoản chi tiền điện, nước, mặt bằng…
- Thông tin về tài khoản phát sinh: Thu/chi, nội dung phát sinh, số tiền tương ứng và ghi chú rõ ràng (nếu có)
III. Tải mẫu excel quản lý thu chi cho nhà hàng, quán cafe
Quản lý thu chi đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh nhà hàng, chuỗi cafe, quán ăn. Theo dõi dòng tiền ra, vào, các khoản thu chi theo ngày/tuần/tháng/năm để bạn đánh giá đúng tình hình kinh doanh. Thay vì ghi chép từng khoản vào sổ sách như trước đây, nhập liệu vào excel sẽ giúp bạn tính toán tổng các khoản chi – khoản thu chính xác hơn.
Để quản lý kinh doanh nhà hàng, quán cafe hiệu quả, bạn có thể tham khảo mẫu file excel sau để áp dụng cho việc quản lý thu chi.
III. Phần mềm quản lý thu chi nhà hàng, quán cafe thay cho sổ sách & file excel
Đối với phần mềm quản lý MISA CukCuk thu ngân có thể dễ dàng thực hiện thu chi ngay cả trên máy tính để bàn hay máy bán hàng POS, quản lý chặt chẽ số tiền thu được trong suốt ca/ ngày làm việc. MISA CukCuk giúp thu ngân có thể giải tỏa được các vấn đề lo lắng xảy ra trong quá trình thu chi tránh tình trạng ghi nhầm bàn, tính nhầm món cho khách hạn chế được tối đa việc thất thoát tài chính của hàng quán.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk còn có thể tự động lập các sổ sách báo cáo bán hàng cực kỳ chính xác và nhanh chóng với sự tích hợp hơn 40 loại báo cáo chi tiết về bán hàng, thu chi, kho, quỹ, nguyên vật liệu,…. MISA CukCuk giúp cho thu ngân hay chủ hàng quán có thể theo dõi bất cứ lúc nào mà không phải mất công tính toán.
Việc chi chép thủ công bằng sổ sách gây khó khăn trong việc tìm kiếm phiếu thu, phiếu chi. MISA CukCuk hỗ trợ phân loại và tìm kiếm giao dịch thông minh. Bạn dễ dàng tìm được đúng phiếu thu – phiếu chi theo yêu cầu.
Ngoài ra, MISA CukCuk hỗ trợ bạn phân quyền nhân viên theo vai trò, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát phiếu thu, phiếu chi so với việc quản lý bằng excel hoặc sổ sách.
Trên đây là những ưu – nhược điểm của cách quản lý thu chi bằng Excel cùng những gợi ý về công cụ quản lý khoa học, thông minh hơn. Hy vọng nhà hàng, quán cafe của bạn sẽ tìm được giải pháp quản lý tiết kiệm chi phí và thòi gian, hạn chế sai sót cũng như nâng cao hiệu suất công việc.
Xem thêm bài viết:
- Quản lý kho thủ công – Những rủi ro khó lường
- Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng không sai một li
- Làm thế nào để nhà hàng giỏi hút khách giỏi cả giữ khách?
- Ngưng làm điều sau nếu bạn không muốn “nhấn chìm” quán ăn của chính mình
- Phần mềm Ghi order, quản lý quán cafe hiệu quả, chuyên nghiệp
