Quản lý quán không phải là việc đơn giản, nó càng đặc biệt phức tạp đối với loại hình kinh doanh nhà hàng, café. Nhà hàng quá đông khiến khách hàng phải đợi bàn lâu hay thậm chí phải ra về vì không còn bàn trống, món ăn lên chậm, thức ăn đặt nhầm bàn, thanh toán mất nhiều thời gian… tất cả mọi tình huống đều có thể xảy ra khi các nhân viên đều đang phải hoạt động hết công suất. Nếu không có phương pháp quản lý đúng cách, công việc quản lý nhà hàng, café có thể khiến các nhà kinh doanh bị quá tải, thậm chí khiến mọi hoạt động bị ảnh hưởng. Chúng ta hãy cùng đi sâu vào vấn đề cải thiện năng suất nhân viên này nhé!
1. “Vỡ trận” khi quán đông
Khi một nhà hàng quá đông khách thì khâu phục vụ khách hàng thường gặp phải rất nhiều khó khăn. Các khó khăn này hầu như đều xảy ra theo một chuỗi hệ thống từ đội ngũ nhân viên nhà hàng:
a. Lễ tân
Không nắm được cụ thể lượng khách, số lượng bàn còn trống dẫn tới việc để khách hàng mới đợi chờ quá lâu để kiểm tra lại thậm chí hậm hực ra về. Không mấy khó khăn để nhận ra quán đang quá tải, đông người. Nhân viên lễ tân thậm chí còn chẳng kiểm soát được bàn nào trống, bàn nào chuẩn bị về. Nhiều trường hợp dở khóc dở cười, vừa xin lỗi khách vì không còn chỗ trống thì lại có người ra.
b. Nhân viên phục vụ
Rất dễ xảy ra việc order nhầm món, nhầm bàn của khách hàng khi lượng khách quá đông. Nguyên nhân chính của việc order lộn xộn kể trên là việc không nắm bắt kịp đâu là khách hàng trước, sau ra sao. Quán đông, chen chúc, người xếp hàng, ai cũng muốn được phục vụ trước. Nhân viên đôi khi phục vụ 5 – 7 bàn cùng lúc, quên quên, nhớ nhớ. Khách chờ đợi, phàn nàn lại phải sinh ra bực dọc, phục vụ kém.
c. Bộ phận chế biến
Khi lượng khách dồn dập, đầu bếp thường phải chịu áp lực rất lớn: nhân viên order giục giã và truyền nhiều lượng thông tin về khẩu phần ăn của mỗi vị khách, quản lí nguyên vật liệu còn trong kho để phân bố cho từng món ăn, giải quyết order sai của nhân viên bàn…dẫn tới món ăn lên chậm, trái ý khách hàng.
Lúc đông khách nhất cũng là lúc dễ xảy ra thất thoát nhiều nhất. Không theo dõi đối chiếu kịp thời. Một món được nhiều bàn gọi những đầu bếp do quá bận nên không thể tổng hợp hết dẫn đến mất thời gian chế biến lắt nhắt. Nguyên vật liệu từ đó cũng bị lãng phí, thất thoát kèm theo. Chủ quán cứ tưởng đông khách là nhiều lãi nhưng lãi đâu chẳng thấy. Chỉ thấy nguyên vật liệu hao hụt đến không tưởng.
d. Thu ngân
Là người ngồi tổng kết cuối cùng nên phải theo sát thực tế thông tin số liệu đơn hàng từ nhà bếp và phục vụ chuyển ra để thanh toán cho khách nhanh nhất. Tuy nhiên khi lượng khách đông, thu ngân thường hay bị nhầm lẫn số liệu khiến khách hàng không hài lòng. Bài toán tính nhẩm, trả lại tiền thừa, rồi câu chuyện ghép đơn. Bao nhiêu nghiệp vụ cần phải xử lý. Thậm chí nhiều tình huống cộng trừ đơn giản để trả lại khách cũng đứng ngẩn ngơ vì rối trí.
2. Thuê thêm nhiều nhân viên có phải là giải pháp thông minh?
Nhiều chủ nhà hàng đã chọn phương án thuê thêm nhiều nhân viên cho các bộ phận khi quán đông khách để cải thiện năng suất nhân viên nhưng lại không thể phân chia quyền hạn và trách nhiệm được cho từng nhân viên. Đặc biệt, đối với những nhà hàng lớn, số lượng nhân viên đông, người quản lý nhiều khi không bao quát hết được tất cả.
Thêm vào đó, nhiều nhân viên trong nhà hàng chỉ làm việc thời vụ, làm theo ca và lịch làm việc thường xuyên không ổn định. Từ đó nảy sinh nhiều vấn đề trong vấn đề sắp xếp công việc, tính lương cho nhân viên, dẫn đến thất thoát nguồn lực và giảm hiệu quả kinh doanh.
3. Vậy giải pháp tối ưu ở đây là?
3.1. Tổ chức đào tạo định kỳ
Một số ý kiến cho rằng việc tổ chức các buổi đào tạo nhân sự tốn kém thời gian và tiền bạc, và họ tin rằng nhân viên có thể tự học trong khi làm việc.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cách tiếp cận này sẽ phản tác dụng. Thay vì để nhân viên cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ mà không có hướng dẫn rõ ràng, người quản lý có thể sắp xếp thời gian để hướng dẫn họ và chia sẻ với họ những kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Sau đó, nhân viên của bạn có thể thực hiện tốt nhiệm vụ theo cách đã được tiếp cận và bạn cũng không phải mất thời gian trả lời mọi câu hỏi đơn giản liên quan đến nhiệm vụ cũng như tiết kiệm được một khoản thời gian đi lại sửa lỗi và nâng cao hiệu quả công việc.
Có nhiều cách huấn luyện để cải thiện năng suất nhân viên trong công việc, chẳng hạn như đào tạo cá nhân hóa, tham gia hội thảo, tham gia các khóa học trực tuyến, tham gia thảo luận riêng, tư vấn trực tuyến…
3.2. Giao đúng việc cho nhân sự
Biết các kỹ năng và phong cách làm việc của từng nhân viên là chìa khóa để tối ưu hóa năng suất tại nhà hàng. Một nhân viên hướng ngoại và sáng tạo, thường có nhiều ý tưởng độc đáo sẽ là đối tượng thích hợp để làm việc, tư vấn và phát triển ý tưởng với khách hàng. Tuy nhiên, họ sẽ gặp khó khăn nếu được giao những nhiệm vụ quá chi tiết và quá kỷ luật.
Thay vì yêu cầu tất cả nhân viên phải giỏi mọi thứ, trước khi giao việc, bạn có thể tự hỏi bản thân xem ai sẽ là người phù hợp để thực hiện công việc đó. Khi công việc được giao cho đúng người, nhiệm vụ có thể được hoàn thành một cách xuất sắc và có thể tiết kiệm thời gian hơn so với việc giao cho sai người.
Ngoài ra, bạn có thể kết hợp sử dụng phần mềm quản lý nhân viên khi bắt đầu giao việc cho một cá nhân hoặc một nhóm để có thể dễ dàng theo dõi và quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
3.3. Đánh giá các làm việc lẫn nhau
Bạn không thể tăng năng suất làm việc của nhân viên nếu họ không biết liệu họ có làm việc hiệu quả hay không. Nhiều nhà hàng hiện nay đã áp dụng phương pháp đánh giá công việc nội bộ thường xuyên hay còn gọi là phương pháp đánh giá lẫn nhau để nhân viên có thể trao đổi phản hồi và cùng nhau nâng cao hiệu quả công việc.
Nâng cao hiệu suất của nhân viên không phải là yêu cầu họ có thể làm gì tốt nhất, mà các nhà quản lý cũng phải tham gia vào việc hỗ trợ họ. Sau khi xem xét nhân viên, hãy hỏi họ xem bạn có thể làm gì để giúp cải thiện năng suất của họ. Một số câu trả lời có thể là họ muốn bạn hướng dẫn đầy đủ khi giao nhiệm vụ mới, họ cần một phòng họp yên tĩnh để phát triển ý tưởng, họ cần thêm một thiết bị hỗ trợ công việc, cho dù họ gắn thêm tai nghe và webcam để gọi điện cho khách hàng.
Có thể thấy, việc áp dụng các đánh giá thường xuyên trong nhà hàng không chỉ giúp đưa ra lộ trình cải tiến kịp thời và rõ ràng cho nhân viên mà còn khuyến khích việc làm quen với văn hóa giao tiếp cởi mở, có ảnh hưởng tích cực đến sự phát triển lâu dài của nhà hàng.
3.4. Đề ra chính sách khích lệ, khen thưởng, kỷ luật kịp thời
Một trong những lý do khiến nhân viên mất nhiệt huyết và quyết định rời bỏ nhà hàng của bạn là vì họ cảm thấy những đóng góp của mình không được ghi nhận. Mỗi nhân viên khi đi làm đều mong muốn được đồng nghiệp cũng như cấp trên ghi nhận. Một chương trình công nhận nhân viên được triển khai tốt có thể tác động đến nhiều khía cạnh của nhà hàng, bao gồm nguồn nhân lực, năng suất, doanh thu và tinh thần. Ngược lại, khi nhà hàng không có chính sách khen thưởng nhân viên hoặc các chương trình này không thực tế và được thực hiện kém, nó có thể làm giảm động lực và thậm chí đẩy nhân viên giỏi đến những nơi có chế độ tốt.
a. Đối với nhân viên:
Chính sách khen thưởng là nguồn năng lượng và động lực thúc đẩy họ làm việc và cống hiến cho nhà hàng. Nhân viên cảm thấy được đánh giá cao hơn và tham gia vào tổ chức khi những đóng góp của họ được ghi nhận. Nghiên cứu cho thấy rằng mọi người tiết ra hormone hạnh phúc oxytocin khi họ nhận được lời khen ngợi hoặc cảm ơn từ người khác, điều này khiến họ cảm thấy phấn chấn và hợp tác hơn.
b. Đối với nhà hàng:
Khen thưởng nhân viên ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động kinh doanh và lãnh đạo theo những cách có lợi. Các nhà hàng đưa ra những phần thưởng và hình phạt công bằng để giúp thúc đẩy nhân viên phát huy hết khả năng của họ. Theo một cuộc khảo sát do SHRM thực hiện, đa số người được hỏi đồng ý rằng việc ghi nhận thành tích giúp tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh đồng thời cải thiện trải nghiệm của nhân viên trong nhà hàng.
Môi trường tốt và trải nghiệm tốt giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nhân viên cũng gắn bó hơn với nhà hàng. Đồng thời, những đánh giá tích cực về chính sách đãi ngộ nhân viên sẽ giúp nâng cao uy tín của nhà hàng trong mắt nhân viên trong và ngoài tổ chức.
3.5. Áp dụng chuyển đổi số trong hoạt động cải thiện năng suất nhân viên
Hiện nay, rất nhiều nhà hàng hay quán cafe tuy chỉ có ít nhân viên nhưng lại phục vụ số lượng khách hàng khổng lồ mỗi ngày “dễ như ăn bánh”. Bí quyết của họ chính là sử dụng Phần mềm quản lý nhà hàng để quản lý nhiều công việc theo một quy trình tự động và chuyên nghiệp, tối ưu năng suất của nhân viên.
Thay vì cầm giấy đi từng bàn để ghi món theo cách truyền thống thì bây giờ, chỉ bằng cú chạm nhẹ trên điện thoại/máy tính bảng, một nhân viên order có thể thực hiện nhiều đơn cùng một lúc trên phần mềm. Trong khi nhân viên order cho khách tiếp theo thì thực đơn trước đã ngay lập tức được chuyển vào bộ phận bếp để thực hiện mà nhân viên đó vẫn không phải rời vị trí để mang giấy đi.
4. Tính năng vượt trội so với những phần mềm tính tiền thông thường
Ngoài ra, sử dụng phần mềm sẽ giảm tải áp lực rất nhiều cho bộ phận bếp khi nguyên vật liệu trong kho đã được quản lý một cách tự động, đầu bếp dễ dàng nắm bắt hàng hết, hàng còn để thông báo kịp thời và ngay cả khi chế biến xong món ăn cũng chỉ cần chạm nhẹ trên màn hình điện thoại/máy tính bảng thì nhân viên phục vụ sẽ biết và mang ra phục vụ khách. Bên cạnh đó thì việc tính tiền của thu ngân cũng sẽ diễn ra rất nhanh với độ chính xác cao khi sử dụng phần mềm quản lý.
Quản lý thực khách trong chính phần mềm MISA CukCuk. Thống kê danh sách các khách hàng đã từng ghé thăm quán. Lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch của khách hàng để nắm bắt được thị hiếu của họ ra sao. Các hoạt động chăm sóc khách hàng tự động gửi các chương trình khuyến mãi đến thiết bị của thực khách. Với MISA CukCuk việc chăm sóc khách hàng chưa bao giờ trở nên dễ dàng đến thế.
Những ứng dụng quản lý thông minh không chỉ giúp chủ nhà hàng tiết kiệm được rất nhiều chi phí thuê nhân công đắt đỏ, phức tạp mà còn giúp nhà hàng trở nên chuyên nghiệp và quy củ hơn. MISA CukCuk chính là một trong những phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe được ưa chuộng nhất hiện nay.
- 3 chữ “Không” tối kỵ trong giao tiếp của nhân viên phục vụ
- Các bước đào tạo nhân viên phục vụ bàn nhà hàng chuyên nghiệp
- Phần mềm mới cực kỳ tiện lợi cho nhân viên phục vụ hàng quán
5. Tạm kết
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà hàng giúp khắc phục được tình trạng quá tải kể trên, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn chi tiết nhất về tính năng cũng như báo giá sát nhất theo nhu cầu sử dụng phần mềm.
