Kỹ năng và công việc chuyên môn mà quản lý nhà hàng cần phải có

Những năm gần đây, khi ngành F&B Việt Nam khởi sắc với sự tham gia và vươn lên lớn mạnh của hàng loạt ông lớn trên thị trường. Vị trí quản lý nhà hàng được đào tạo trở nên khan hiếm. Những người chủ nhà hàng thường không nắm rõ phạm vi công việc của người quản lý vì thế lẫn lộn vai trò của một vị trí quản lý với một nhân viên nhà hàng thông thường.

Chính vì lý do này, nhân sự quản lý nhà hàng làm tốt thường không được tưởng thưởng xứng đáng dễ dẫn đến nghỉ việc trong khi nhân sự quản lý nhà hàng làm không tốt thì người sử dụng lao động lại không có biện pháp thay đổi, cải thiện tình hình. Trong bài viết này, Blog CukCuk sẽ giải thích chi tiết về vị trí quản lý cửa hàng, các kỹ năng cần có, phạm vi công việc, cơ hội phát triển và bí quyết để người làm chủ và nhân sự quản lý hiểu nhau hơn, đồng hành cùng nhau lâu dài hơn.

• 5 Tố chất một người quản lý quán cafe giỏi cần có
• “Mẹo” quản lý quán cafe từ xa hiệu quả
• 7 điều đáng học để quản lý nhà hàng, quán ăn hiệu quả
• Một phần mềm quản lý nhà hàng buộc phải có những tính năng gì?
• Phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay

1. Quản lý nhà hàng là gì?

Tuỳ từng quy mô nhà hàng, vị trí quản lý nhà hàng sẽ có phạm vi công việc, kỹ năng và quyền lợi khác nhau. Để có thể tối ưu vai trò quản lý, hạn chế mâu thuẫn thường có trong công việc. Người chủ nhà hàng và nhân sự nhà hàng cần đề ra các quy trình làm việc chuẩn của từng quy mô nhà hàng, khung năng lực của vị trí quản lý đồng thời cách thức đánh giá năng lực nhân sự quản lý nhà hàng một cách hiệu quả.

2. Bản mô tả công việc của vị trí quản lý nhà hàng

Trước tiên để có thể hỗ trợ người quản lý nhà hàng làm tốt công việc của mình, người chủ nhà hàng cần đề ra một bản mô tả công việc. Thông tin này giúp người quản lý nhà hàng trước khi bắt tay vào nhiệm vụ, hiểu hơn về công việc của mình trong một môi trường cụ thể.

3. Khung năng lực vị trí quản lý nhà hàng

Bản mô tả công việc là một bản khái quát nhiệm vụ của một vị trí quản lý nhân sự nhà hàng. Từ bản mô tả công việc này, người chủ nhà hàng cần phải xây dựng được khung năng lực cho vị trí quản lý nhà hàng.

Xây dựng khung năng lực giúp chủ nhà hàng chỉ dẫn một cách chi tiết cho vị trí quản lý cửa hàng để đảm bảo khi nhận việc quản lý cửa hàng biết chi tiết công việc cần triển khai là gì.

Trong trường hợp chủ nhà hàng chưa có nhiều kinh nghiệm trong ngành F&B và khó có thể xây dựng một bản khung năng lực hoàn chỉnh. Chủ nhà hàng có thể yêu cầu quản lý cửa hàng thực hiện công việc này, từ đó đưa ra góp ý để chỉnh sửa và hoàn thiện.

Tìm hiểu thêm về khung năng lực cho mô hình nhà hàng tại đây

3.1 Lợi ích của khung năng lực

Khung năng lực được coi là một cuốn sách hướng dẫn cho tất cả các vị trí từ nhân viên cấp thấp nhất cho đến nhân viên quản lý nắm được nhiệm vụ của mình. Vì thế khung năng lực mang lại các lợi ích:

Đối với hệ thống

Đối với nhân viên

3.2 Phân công nhiệm vụ công việc các vị trí quản lý nhà hàng

Trong một nhà hàng, có thể có từ một đến nhiều vị trí quản lý. Ở các quy mô nhà hàng lớn, thường có một vị trí nhà hàng trưởng và các vị trí quản lý ca làm. Vì thế điều quan trọng nhất chính là phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng vị trí quản lý để tránh chồng chéo, không rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân sự.

Phân công công việc vận hành của quản lý nhà hàng

Khung năng lực	Cửa hàng phó	Cửa hàng trưởng
Quản lý nhân sự
Bố trí sắp xếp lịch làm việc
Chấm công – tính lương
Đánh giá kết quả làm việc nhân sự
Giám sát nhân viên tuân thủ nội quy
Khích lệ, tạo động lực
Đảm bảo quyền lợi nhân sự
Tiếp nhận phản ánh nhân sự
Đề xuất tuyển dụng
Phỏng vấn, tiếp nhận & báo cáo
Đào tạo nghiệp vụ
Khen thưởng, kỷ luật
Xử lý thôi việc
Quản lý chất lượng phục vụ
Giám sát hoạt động vận hành
Đảm bảo quy trình chế biến, phục vụ
Đảm bảo vệ sinh, an toàn, thực phẩm
Đề xuất cải tiến quy trình
Tổng kết báo cáo ca
Tổng kết báo cáo tháng
Quản lý cơ sở vật chất
Kiểm soát khấu hao toàn bộ nhà hàng
Kiểm kê, báo cáo đồ dùng từng ca
Ký duyệt mua bổ sung thiết bị
Ký duyệt điều chuyển nguyên vật liệu
Đề xuất mua hàng theo tồn kho
Giải trình tình trạng khấu hao
Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa

Phân công công việc báo cáo của quản lý nhà hàng

Khung năng lực	Cửa hàng phó	Cửa hàng trưởng
Báo cáo doanh số
Báo cáo doanh số ca
Báo cáo doanh số tháng
Báo cáo chi phí nguyên vật liệu ca
Báo cáo chi phí nguyên vật liệu tháng
Báo cáo chi phí lương/thưởng
Báo cáo lợi nhuận tháng
Đề xuất tối ưu chi phí vận hành
Xây dựng kế hoạch hành động tháng

Phân công công việc triển khai Marketing của quản lý nhà hàng

Khung năng lực	Cửa hàng phó	Cửa hàng trưởng
Triển khai chương trình Marketing
Báo cáo hiệu quả Marketing trong ca
Báo cáo hiệu quả Marketing tháng
Phối hợp xây dựng chiến lược Marketing
Đề xuất cải tiến hoạt động Marketing

Phân công quyền hạn giải quyết sự cố, khiếu nại của quản lý nhà hàng

Khung năng lực	Cửa hàng phó	Cửa hàng trưởng
Trực tiếp đại diện, giải quyết khiếu nại khách hàng trong ca làm việc
Báo cáo cửa hàng trưởng trong trường hợp khẩn cấp không giải quyết được
Theo dõi, đánh giá & báo cáo tình trạng hài lòng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của khách hàng
Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hội viên

3.3 Mẫu khung năng lực vị trí quản lý nhà hàng

Để xây dựng khung năng lực cho vị trí quản lý nhà hàng, chủ nhà hàng cần thực hiện theo các bước:

• Bước 1: Liệt kê các hạng mục công việc trong mô tả
• Bước 2: Viết định nghĩa về công việc
• Bước 3: Xây dựng quy trình, hướng dẫn từng bước để hoàn thành công việc
• Bước 4: Hoàn thiện, bổ sung vào bản mô tả công việc các nội dung còn thiếu
• Bước 5: Tiếp tục định nghĩa và xây dựng quy trình cho các nội dung công việc còn thiếu

Xây dựng quy trình triển khai cho từng hạng mục mô tả công việc

Lấy ví dụ về hoạt động quản lý công ca được định nghĩa là “Kiểm tra định mức giờ công theo đề xuất của cửa hàng phó (trưởng ca), phân bổ nhân viên theo định biên chi phí nhân sự cửa hàng.”

Như vậy chúng ta có thể hiểu được rằng vị trí quản lý nhà hàng trưởng không phải là người đề xuất số lượng giờ công trong từng ca làm việc hay thực hiện công việc thu thập thông tin và báo cáo về số lượng giờ công của nhân sự. Nhiệm vụ của quản lý nhà hàng chính là kiểm tra số lượng giờ công trong từng ca xem có biến động so với mức trung bình hoặc tăng cao hơn so với định biên chi phí nhân sự hay không.

Vì thế khung năng lực cho hạng mục quản lý công ca sẽ bao gồm:

4. Những kỹ năng một nhân sự quản lý nhà hàng cần phải có

4.1 Khả năng kiểm soát và quản lý áp lực

Tính chất công việc của một Quản lý nhà hàng làm bao hàm tất cả các hoạt động, từ bếp, khu pha chế đến bàn ăn của khách hàng bên cạnh đó là đề ra các chiến lược kinh doanh nhằm định hướng chiến dịch, hoạt động theo mục tiêu. Để khách hàng luôn hài lòng trong mọi khâu phục vụ, khổi lượng đè lên vai người quản lý vô cùng lớn, do đó áp lực công việc là không tránh khỏi.

Kiểm soát được căng thẳng trước những áp lực có ý nghĩa hết sức quan trọng giúp công việc Quản lý nhà hàng thuận lợi và dễ dàng hơn. Người quản lý cần có một tinh thần thoải mái, một sức khỏe tốt để cống hiến cho công việc, làm hài lòng khách hàng. Khi bạn có tinh thần tốt bạn sẽ luôn tìm ra cách giải quyết công việc một cách khôn ngoan và hiệu quả nhất.

4.2 Kỹ năng giao tiếp

Trong bất cứ công việc nào giao tiếp luôn là kỹ năng quản lý quan trọng, tạo bước thành công lớn, với công việc của một người Quản lý nhà hàng đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng và càng ngày phải nâng cao. Bởi lẽ trong quá trình làm việc giao tiếp với nhân viên để truyền đạt công việc khuyến khích tinh thần làm việc là điêu không thể thiếu. Ngoài ra quản lý nhà hàng còn giao tiếp với khách hàng, giải quyết những khiếu nại do đó cần có khả năng thuyết phục và làm hài lòng khách hàng.

4.3 Kỹ năng quản lý, tổ chức và lãnh đạo

Đây là những kỹ năng cốt lõi nhất cần có ở một người Quản lý nhà hàng, vì công việc chính của bạn là điều phối và sắp xếp các bộ phận để công việc diễn ra trôi chảy và hiệu năng nhất.

Một người quản lý giỏi là người sẽ tận dụng tối đa nguồn lực của nhân viên để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Họ sẽ nắm được thế mạnh của từng bộ phận, từng người để có thể giao đúng người đúng việc nhằm nâng cao năng suất công việc, giúp nhà hàng phát triển hơn.

Ngoài những kỹ năng quản lý kể trên thì việc nhạy cảm, tinh tế và lắng nghe, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn cũng là những công việc cần phải chú trọng để định hướng phát triển nghề nghiệp trở thành một nhà Quản lý nhà hàng chuyên nghiệp. Dù có chuyện gì xảy ra người quản lý vẫn luôn phải giữ bình tĩnh và lắng nghe mọi việc. Sau đó bằng kỹ năng và kiến thức của mình sẽ đưa ra phương án xử lý khôn ngoan nhằm đảm bảo lợi ích cho nhà hàng và hài lòng tất cả các bên.

Để làm được như vậy thì bạn cần phải có sự trải nghiệm và tiếp xúc trực tiếp với các tình huống tương tự, từ đó sẽ hình thành nên các kỹ năng giúp bạn xử lý tình huống một cách khôn khéo.

Tổng kết

Để có thể vận hành nhà hàng hiệu quả, mỗi cá nhân cần phải nắm vững được nhiệm vụ cụ thể của mình. Vị trí quản lý cửa hàng cũng không nằm ngoài ngoại lệ đó. Chính vì thế, việc xây dựng bộ khung năng lực và kỹ năng trong quá trình làm việc của các nhân sự quản lý cửa hàng là vô cùng quan trọng. Hi vọng rằng, thông qua bài viết này, các bạn chủ nhà hàng có thể xây dựng bộ khung nhân sự nhà hàng tốt hơn, qua đó giúp cho hoạt động vận hành nhà hàng của mình trơn tru và hiệu quả hơn.

Chúc các bạn kinh doanh F&B thành công

Xem thêm bài viết:

• 5 Tố chất một người quản lý quán cafe giỏi cần có
• “Mẹo” quản lý quán cafe từ xa hiệu quả
• 7 điều đáng học để quản lý nhà hàng, quán ăn hiệu quả
• Một phần mềm quản lý nhà hàng buộc phải có những tính năng gì?
• Phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay