Nhiều ông chủ đang đau đầu với việc bị thất thoát nguyên vật liệu. Có rất nhiều nguyên nhân gây nên tình trạng này từ con người đến quy trình sản phẩm đều có thể gặp phải. Điều này gây ảnh hưởng đến kinh tế cũng như khó khăn trong việc thống kê kho.
1. Lý do thất thoát nguyên vật liệu
Khi mở nhà hàng, quản lý nhà hàng phải xử lý rất nhiều công việc từ việc xây dựng quy trình vận hành, làm việc với các nhà cung cấp nguyên liệu, triển khai các hoạt động marketing,… nên không thể theo dõi chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên. Chính sự lơ là, chủ quan trong quản lý có thể tạo cơ hội cho nhân viên nhà hàng thực hiện những hành vi gian lận để lấy tiền bỏ túi riêng.
1.1. Thất thoát ở bộ phận phục vụ
Nhân viên phục vụ có thể gian lận qua:
- Bán thêm đồ uống tự mang theo, giả vờ nói với khách rằng họ quên ghi hóa đơn và yêu cầu khách thanh toán bên ngoài.
- Thông đồng với nhân viên bếp/quầy bar nhưng không kê hàng hóa trên hóa đơn sau đó yêu cầu khách hàng thanh toán tiền ngoài và xin lỗi vì lỗi kỹ thuật không in được hóa đơn.
- Thông đồng với nhân viên bếp/quầy bar hoặc nhân viên thu ngân để bỏ thức ăn và đồ uống nhằm thu thêm tiền và chia nhau vào túi riêng.
- Lấy bớt các món ăn và đồ uống của khách hàng để sử dụng cho mục đích cá nhân.
1.2. Thất thoát ở bộ phận bếp
Nhân viên bếp có thể gian lận qua:
- Thông đồng với nhân viên phục vụ để bán thêm món, thu tiền nhưng không nhập dữ liệu vào thu nhập của nhà hàng.
- Ăn thức ăn của khách một cách vụng về trong quá trình chế biến.
- Sử dụng những nguyên liệu nhà hàng cho mục đích cá nhân như mang đi bán, mang về nhà,…
- Thông báo trả lại bình gas khi bình gas chưa hết để bán lấy tiền chênh lệch bỏ túi.
- Làm việc với các nhà cung cấp để kiểm duyệt các nguyên liệu kém chất lượng trong nhà hàng và nhận phần trăm chiết khấu.
- Sự chủ quan, cẩu thả trong công tác bảo quản làm tiêu hủy thực phẩm hư hỏng, gây lãng phí nguyên liệu.
1.3. Thất thoát ở bộ phận quầy bar
Nhân viên quầy bar có thể gian lận bằng cách:
- Thông đồng với phục vụ để bán các mặt hàng trong quán bar nhưng không ghi trên hóa đơn.
- Tự ý ăn uống các nguyên liệu trong quán như đường, sữa, trái cây,…
- Sử dụng các nguyên liệu trong quán cho mục đích cá nhân như bán hàng, mang về nhà,…
1.4. Thất thoát ở bộ phận kế toán
Kế toán có thể gian lận qua:
- Thông đồng với nhà cung cấp khi mua hàng để lấy phần trăm chênh lệch giá nguyên vật liệu.
- Tự ý sửa chứng từ nhập khẩu hoặc tạo tài liệu ảo.
- Gây khó khăn cho nhà cung cấp khi yêu cầu quà tặng riêng.
- Thông đồng với nhân viên bếp/bar để kiểm kê không chính xác.
- Quản lý chứng từ hàng hóa kém, gây thất thoát và buộc phải lập chứng từ kiểm kê ảo.
2. Biểu hiện thất thoát nguyên vật liệu
Báo cáo doanh thu không khớp: Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, nhà hàng cần có báo cáo số lượng nguyên liệu nhập, xuất,… bạn đã hiểu, cửa hàng chắc chắn bị mất hàng hóa. Quán nhậu, nhà hàng, quán ăn cỡ nhỏ,… thường không để ý và định lượng nguyên liệu cụ thể cho từng món ăn. Đôi khi bạn sẽ nhận được những lời phàn nàn rằng hương vị món ăn mỗi ngày một khác, chứng tỏ lượng nguyên liệu đầu bếp sử dụng không đồng đều. Nếu mất quá nhiều thời gian, bạn không chỉ mất khách hàng mà còn cả nguyên vật liệu.
Doanh thu không tương ứng với lượng món ăn ra: Điều này có thể do nhân viên thu tiền của khách hàng không đúng, hoặc tệ hơn là anh ta thu tiền mà không trả lại. Đây là lúc bạn cần thắt chặt quản lý và kiểm tra nguyên vật liệu, thu nhập thường xuyên hơn.
Thất thoát nguyên vật liệu không rõ lý do: Một dấu hiệu cần lưu ý là hàng hóa tự nhiên “bốc hơi” không rõ lý do, câu chuyện này thường xảy ra nhất ở các nhà hàng, quán ăn, quán cà phê,…
3. Cách chống thất thoát nguyên vật liệu
3.1. Xây dựng nội quy cho nhân viên nhà hàng
Mỗi nhà hàng cần có những quy định nghiêm ngặt như ăn uống tại một địa điểm cụ thể trong khung giờ nhất định, nghiêm cấm hành vi mang đồ ăn thức uống vào nhà hàng. Nhân viên không được phép mang túi lớn vào nhà hàng và phải cất đồ đạc vào tủ đựng đồ riêng trước khi vào làm việc.
Bộ phận kế toán phải giám sát khi nhân viên thực hiện việc xuất nhập vật tư hàng hoá. Chủ doanh nghiệp cũng nên dành thời gian để kiểm tra định kỳ quy trình làm việc của nhân viên.
3.2. Tuyển dụng nhân viên mới một cách kỹ lưỡng và khắt khe
Nhà hàng phải có quy trình tuyển dụng bài bản để có đội ngũ nhân viên chất lượng nhất, tránh gian lận trong quá trình làm việc sau này. Mỗi vị trí đều yêu cầu một bản mô tả công việc chi tiết và cụ thể. Khi đánh giá ứng viên, tuyển dụng nhân sự, ngoài việc quan tâm đến các khía cạnh như trình độ chuyên môn, nghiệp vụ còn phải khai thác thông tin về phẩm chất cá nhân của từng người.
Đặc biệt đối với những vị trí quan trọng có vai trò “then chốt” trong nhà hàng như bếp trưởng, quản lý kho, kế toán… thì họ phải là những người có kinh nghiệm trong nghề và lĩnh vực ăn uống. Vui lòng liên hệ với các đơn vị công tác cũ để xác minh độ tin cậy của nhân sự trước khi tiến hành tuyển dụng chính thức.
3.3. Cung cấp chính sách khen thưởng hiệu quả
Để tạo động lực cho nhân viên, nhà hàng nên có chính sách khen thưởng dựa trên doanh thu và số lượng khách hàng được phục vụ. Số tiền thưởng này sẽ tỷ lệ thuận với bộ phận bếp – phục vụ ăn uống – các bộ phận khác. Một hệ thống đãi ngộ tốt sẽ khiến nhân viên cảm thấy rằng nỗ lực của họ đang được đền đáp. Họ sẽ tập trung và trung thực trong công việc thay vì dùng những chiêu trò để lừa gạt túi tiền của chính mình.
3.4. Lắp đặt camera giám sát
Camera an ninh là phương pháp truyền thống nhưng vẫn phát huy được hiệu quả quản lý nhân sự trong nhà hàng. Việc nhìn thấy camera ở khắp mọi nơi cũng là một cách răn đe đối với nhân viên nếu họ có ý định gian lận. Chủ doanh nghiệp cũng có thể theo dõi tình hình kinh doanh và chất lượng phục vụ của nhân viên thông qua camera. Nhà hàng nên lắp đặt camera ở những vị trí quan trọng như quầy thanh toán, nhà bếp/quầy bar, nhà kho, v.v. Để hạn chế khoản lỗ nhiều nhất có thể.
3.5. Nhắc nhân viên kiểm tra biên lai thanh toán
Đảm bảo tất cả các giao dịch phải được thể hiện trên hóa đơn và đặt bảng hiển thị trên thiết bị POS khi thanh toán hoặc bàn ăn với nội dung “Miễn phí cho tất cả các đơn đặt hàng nếu nhân viên không xuất hóa đơn” cũng như số điện thoại đường dây nóng của nhà hàng và Facebook fanpage chính thức. Lời nhắc này sẽ giúp khách hàng nhận được hóa đơn, kiểm tra kỹ thông tin trong quá trình thanh toán và thông báo cho chủ doanh nghiệp ngay lập tức nếu nhân viên có hành vi gian lận tư nhân.
3.6. Làm gương cho nhân viên noi theo
Chủ doanh nghiệp hoặc quản lý nhà hàng phải trung thực, không lừa dối khách hàng và đối xử công bằng với tất cả nhân viên. Nếu ngay cả người lãnh đạo cũng không lãnh đạo bằng cách nêu gương, nó sẽ tạo ra một môi trường làm việc kém hiệu quả, mọi người sẽ không tin tưởng lẫn nhau và tham gia vào các hành vi gian lận vì lợi ích cá nhân.
3.7. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát
Với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ hiện đại, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc quản lý các hành vi gian dối của nhân viên nhà hàng. Giá được định sẵn cho từng thức uống hoặc món phụ trên menu để nhân viên chỉ đặt món cho khách mà không được phép thay đổi giá. Ngoài ra, giá cả của từng món cũng cần được thể hiện rõ ràng trên menu giấy hoặc bảng menu điện tử để khách hàng tiện theo dõi.
>> Phần mềm quản lý kho quỹ nhà hàng, quán ăn tốt nhất hiện nay <<
4. Lời kết
Thất thoát nguyên vật liệu trong nhà hàng là một điều khó tránh khỏi, ở mỗi bộ phận điều sẽ có những biểu hiện thất thoát khác nhau. Để hạn chế tình trạng trên chủ nhà hàng cần nắm rõ những giải pháp chống thất thoát nguyên vật liệu để áp dụng cho nhà hàng của bạn.
