Triển khai hợp đồng điện tử theo quyết định số 27/QĐ-UBQGCĐS ngày 15/3/2022 của Ủy ban Quốc gia về chuyển đổi số có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, vận hành của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí giấy, in ấn, chuyển phát, lưu trữ tài liệu, cũng như rút ngắn quy trình ký kết hợp đồng mà không cần các bước trình ký thủ công như trước.
I. Các lợi ích nổi bật của hợp đồng điện tử
Áp dụng việc ký hợp đồng điện tử trong hoạt động ký kết, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những lợi ích cụ thể sau đây:
1.1. Hợp đồng điện tử đem lại hiệu quả về chi phí
Chi phí luôn là một trong những quan tâm hàng đầu của người đứng đầu doanh nghiệp. Quyết định chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử cũng đồng nghĩa với việc giám đốc/ CEO/ chủ doanh nghiệp đã cắt giảm thành công chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ, bảo quản hợp đồng.
Khoản chi phí tiết kiệm được này tỉ lệ thuận với lượng hợp đồng cần ký của doanh nghiệp, từ đó tác động trực tiếp đến lợi nhuận có được.
1. 2. Đơn giản hóa quy trình thủ tục về ký kết hợp đồng
Lựa chọn triển khai hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ việc tạo lập, phê duyệt, ký kết, gửi hợp đồng bên trong hoặc ngoài doanh nghiệp đều được thực hiện qua Internet một cách nhanh chóng. Giám đốc/ CEO/ chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký hợp đồng mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,… mà không cần phải có mặt tại văn phòng.
1.3. Thuận tiện khi tra cứu và tìm kiếm hợp đồng
Với dữ liệu hợp đồng được điện tử hóa, doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, phân loại và tra cứu, hạn chế thất thoát hợp đồng, thay vì phải tìm kiếm, kiểm tra từng hợp đồng giấy như trước đây.
Đáng chú ý, các phần mềm hợp đồng điện tử cao cấp còn có khả năng tích hợp dữ liệu với hệ thống kế toán, phần mềm CRM, HRM và sẵn sàng liên kết với các phần mềm, hệ thống ERP khác để tối ưu hóa quy trình, mang lại giải pháp quản trị khép kín.
1.4. Nâng cao hiệu quả quy trình tạo lập, gửi – nhận hợp đồng với khách hàng, đối tác
Với hợp đồng giấy, khách hàng hay đối tác bên mua phải đến lấy trực tiếp hoặc chờ một vài ngày để nhận chuyển phát hợp đồng. Nếu hợp đồng có sai sót, quy trình gửi – nhận thậm chí có thể kéo dài hàng tuần lễ. Chuyển sang hợp đồng điện tử, phần mềm giúp tạo lập, chỉnh sửa hợp đồng đến gửi cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng trên phần mềm.
Đặc biệt, khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp có thể ký hợp đồng trực tuyến thông qua email mà không cần phải có tài khoản sử dụng hay cài đặt phần mềm hợp đồng điện tử.
II. AMIS WeSign – Phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, tích hợp nhiều tính năng
Lợi ích hợp đồng điện tử đem lại cho doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Những doanh nghiệp chưa triển khai nên tìm hiểu và chuẩn bị ngay từ giờ để kịp thời chuyển đổi theo kế hoạch của Ủy Ban quốc gia về chuyển đổi số trong năm 2022.
Trong trường hợp có vướng mắc cần được tháo gỡ, doanh nghiệp có thể liên hệ để biết thêm thông tin về AMIS WeSign – Phần mềm hợp đồng điện tử do MISA nghiên cứu và phát triển. Đại diện MISA chia sẻ, phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign sẽ góp phần hỗ trợ các doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, tiết kiệm 90% thời gian và 85% chi phí so với phương thức ký kết truyền thống.
Hơn hết, AMIS WeSign đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định kỹ thuật về chữ ký số và hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam về luật giao dịch điện tử; Phần mềm xây dựng theo quy trình chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, bảo mật thông tin ISO 9001:2015, ISO 2700:2013.
Từ kinh nghiệm triển khai thành công phần mềm quản lý công việc cho hơn 170.000 doanh nghiệp, MISA cam kết hỗ trợ, giải đáp các quy định chính sách, nghiệp vụ, đến tư vấn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp với đặc thù đơn vị để quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi nhất.
Để được tư vấn thêm các thông tin về hợp đồng điện tử AMIS WeSign, các doanh nghiệp có thể liên hệ với MISA theo thông tin dưới đây:
MISA AMIS
- Website: amis.misa.vn
- Số điện thoại: 0904 885 833
- Địa chỉ: Tầng 9, tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
