Hiện nay, việc sử dụng Excel để quản lý các khoản phải thu, phải trả khách hàng theo một sổ cái công nợ cụ thể là giải pháp được nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ sử dụng. Vậy bạn cần đưa những thông tin gì vào sổ theo dõi công nợ bằng Excel? Bài viết dưới đây giúp chúng ta tìm hiểu chi tiết cụ thể nhất về sổ theo dõi công nợ bằng excel nhé!
I. Sổ theo dõi công nợ là gì? Lợi ích của sổ theo dõi công nợ trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe.
Thông thường, chúng ta đều mở sổ cụ thể cho từng đối tượng tiêu dùng, đối chiếu với các thông tin tài khoản như thông tin tài khoản khác nhau. Ở đây, sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả là hình thức phổ biến nhất của sổ chi tiết theo dõi một khoản nợ cụ thể.
Công nợ được cập nhập kịp thời, nhanh chóng vào file excel theo dõi công nợ cụ thể ngay khi phát sinh. Cuối tháng, kế toán công nợ tổng hợp để tính ra tổng công nợ của từng khách hàng và nhà sản xuất, sau đó đối chiếu số liệu của 2 bên.
Sổ chi tiết công nợ giúp theo dõi các khoản nợ của từng đối tượng, do đó các công ty, doanh nghiệp hay nhà hàng và quán cà phê biết cách giải quyết khoản nợ của họ với từng đối tác chiến lược.
Sổ công nợ hỗ trợ công tác kiểm tra và xác minh lại dữ liệu thuận tiện hơn khi dữ liệu nợ bị “bóp méo”. Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin thì sổ theo dõi công nợ bằng excel đang giúp các doanh nghiệp gỡ rối được phần nào vấn đề liên quan đến công nợ.
Excel là một công cụ đặt bảng tính có khả năng tính toán trực tiếp thông tin trong bảng. Vì vậy, sử dụng file excel theo dõi công nợ bạn sẽ thật dễ dàng để quản lý công nợ của doanh nghiệp với các ưu điểm như sau:
Phân loại dữ liệu đơn giản:
- Tệp Excel là một bảng tính thông tin cần được chia cột rõ ràng bạn có thể tự thiết kế mẫu sổ công nợ cho riêng công ty mình với các dữ liệu cần thiết.
- Thông tin được nhập trong tệp Excel cần phải tối ưu hóa đơn giản nhất để việc xác nhận thông tin dễ hiểu và không gây nhầm lẫn cho người nhập thông tin.
Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu:
Nếu trước đây dữ liệu thông tin công nợ không được lưu trên các file trong máy tính mọi người thường cần lưu thông tin để quản lý công nợ trên giấy tờ sổ sách. Mỗi lần cần phải tìm thông tin nào đó thì tốn rất nhiều thời gian.
Nhưng đối với tệp quản lý nợ của Excel miễn phí, bạn chỉ cần di chuyển đến tệp đã lưu và tìm theo các thông tin như:tên tài khoản/nhà cung cấp tất cả các thông tin công nợ của khách hàng được hiển thị ngay lập tức.
Hoàn toàn không mất chi phí:
Excel là phần mềm được sử dụng trên toàn thế giới, phần mềm được cài trực tiếp trên tất cả các máy tính / laptop và quan trọng nhất là hoàn toàn miễn phí. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay nhà hàng, quán cà phê quy mô nhỏ hoàn toàn có thể sử dụng khi họ không muốn đầu tư vào phần mềm quản lý mua hàng để quản lý nợ của họ.
Nhà hàng hay quán cà phê mới kinh doanh quy mô nhỏ đều tạo sổ sách trên các tập tin quản lý công nợ bằng excel.
II. Cách lập sổ theo dõi công nợ bằng excel.
Để lập sổ theo dõi công nợ khách hàng excel nhân viên kế toán sẽ thực thi lập sổ với các thông tin như sau:
- Đơn vị hoặc công ty: Cần ghi rõ tên công ty hoặc đơn vị đang cần lập sổ theo dõi công nợ bằng excel kèm theo địa chỉ rõ ràng.
- Loại sổ: Ghi rõ tên sổ tránh gây nhầm lẫn file và dễ tìm kiếm khi cần sử dụng(sổ theo dõi công nợ đơn vị…)
- Thông tin, dữ liệu đi kèm: Tên đối tượng của khách hàng / nhà cung cấp, số tài khoản
- Thời gian: Trong mỗi giai đoạn, cập nhập thời gian công nợ phải thu của khách để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ.
- Số thứ tự: Số thứ tự cho các khoản được theo dõi
- Chứng từ đi kèm.
Số lượng chứng từ: Số lượng chứng từ được sử dụng để so sánh
Ngày, tháng chứng từ đi kèm.
- Bill
Ký hiệu hóa đơn thanh toán
Số lượng hóa đơn.
- Giải thích: Giải thích các vấn đề kinh tế tài chính phát sinh.
- Tài khoản đối ứng
- Số công nợ phát sinh.
Số công nợ phát sinh bên nợ
Số công nợ phát sinh bên cho vay
Tổng số công nợ phát sinh bên nợ
Tổng số công nợ phát sinh bên cho vay.
- Số công nợ dư.
Số công nợ dư bên nợ
Số công nợ dư bên cho vay
Số công nợ dư đầu kỳ bên nợ
Số công nợ dư cuối kỳ bên nợ
Số công nợ dư đầu kỳ bên cho vay
Số công nợ dư cuối kỳ bên cho vay.
- Ngày, tháng, năm lập sổ theo dõi công nợ bằng excel.
- Người có trách nhiệm liên quan ký tên.
III. Tải mẫu sổ theo dõi công nợ bằng excel mới nhất 2022
3.1. Mẫu sổ chi tiết công nợ phải thu
3.2. Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả
Tải mẫu sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả TẠI ĐÂY
IV. Một số vấn đề khi sử dụng sổ theo dõi công nợ bằng excel
Excel là một trong những ứng dụng quản lý công nợ phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì nó dễ cài đặt và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích thì việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu trả trong Excel cũng có nhiều hạn chế, bao gồm:
- Các chứng từ được lưu trữ thành từng tệp riêng biệt, độc lập với nhau nên việc tạo báo cáo thuyết minh thường tốn nhiều thời gian và công sức của kế toán viên.
- Một đơn vị khó theo dõi số liệu tổng hợp cuối năm và khó theo dõi tình trạng công nợ phát sinh đối với dòng tiền cân đối.
Ngày nay, nhiều nhà hàng, quá cafe quy mô lớn hoặc chuỗi đều sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk kết nối liên thông trực tiếp với phần mềm kế toán MISA SME hoặc AMIS kế toán hỗ trợ quản lý dữ liệu chính xác.
Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk:
