Việc vận hành dù là nhà hàng, quán ăn hay thậm chí là một quán cafe nhỏ cũng không hề dễ dàng. Bởi vậy, nhiều anh chị chủ quán đã tìm tới những công cụ hỗ trợ giúp “thiết kế” lại hoạt động vận hành một cách hợp lý. Có thể nhận thấy danh sách những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng đang ngày một dài thêm và với chính chủ quán, đây là một trong những lợi thế khi chúng ta ngày càng nhận được những giá trị gia tăng từ các đối tác nói trên. 

Để có thể giúp cho quá trình lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng của bạn trở nên dễ dàng hơn, trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk đã tổng hợp lại những tiêu chí cần thiết nhất của một phần mềm cần có

1, Tối giản hóa, hợp nhất các bộ phận, dễ dàng trong quản lý

a. Thực tế tồn tại

Thực tế, những vấn đề phát sinh ngay trong chính quá trình vận hành, nhà hàng quán ăn của bạn, nếu không được giải quyết triệt để lâu dần sẽ biến thành những lỗ hổng thất thoát. Đơn giản việc không thể kiểm soát lượng bán ra, từ hôm nay sang hôm khác, đối chiếu thực thu hoặc kiểm kê hàng hóa về số lượng, hạn dùng đồng thời sử dụng nguồn lực hợp lý tránh lãng phí.

b. Hỗ trợ từ công cụ

Tuy nhiên bạn cũng cần nhận định rõ, việc sử dụng phần mềm hoàn toàn không phải để cắt giảm số lượng nhân viên bạn đang có. Nói đúng hơn, dưới sự hỗ trợ của công cụ này, nhân viên có thể phục vụ nhanh chóng, năng suất hơn, thiết kế đơn giản hóa công việc mà nhân viên của bạn đang thực hiện hàng ngày. Ví dụ như việc gọi món thông qua hình thức ghi chép tay, cần đơn chuyển xuống bộ phận chế biến thực hiện. Hoặc cũng có thể việc tổng hợp số liệu, kho quỹ theo ngày, sử dụng excel phức tạp mất thời gian.

Với quản lý, chủ nhà hàng thống kê, theo dõi tăng giảm doanh thu, điều chỉnh hoạt động kinh doanh cũng như giá thành, đảm bảo giữ chi phí trong khoảng cho phép và tăng lợi nhuận. Nếu các phần mềm không thể tự động thực hiện những hoạt động trên một cách trơn tru, nhanh chóng và chính xác thì đó thực sự chưa phải là phần mềm mà bạn cần.

2, Điều phối việc đặt bàn, sắp xếp vị trí cho khách

Trong nhiều tình huống, việc kiểm soát bàn trống của nhiều nhà hàng, quán ăn phải sử dụng đến nhân lực của các tầng, thậm chí camera để giám sát. Việc quá tải chưa thực sự được giải quyết. Không có điều gì tệ hơn khi việc khách hàng buộc phải chờ đợi trong tình trạng đói, sau đó là tiếc nuối ra về vì không đủ chỗ để phục vụ. Giữa vô vàn sự lựa chọn hiện nay, để lỡ khách hàng là điều hoàn toàn không nên, nếu thực đơn của bạn không thực sự xuất sắc.

Không chỉ có vậy, nhiều đơn vị phát triển tính năng báo cáo tổng quan, cập nhật tình trạng chỗ ngồi cũng sắp xếp vị trí hợp lý với yêu cầu của thực khách ngay trong chính phần mềm quản lý. Mặt khác có thể ghi nhận lịch hẹn trước để nhà hàng chủ động nguồn lực và bố trí nhân sự phục vụ tốt nhất. Ghi nhận tiền cọc của khách hoặc ghi nhận thực đơn đặt trước thậm chí có thể thông báo được việc hủy bàn nhanh chóng nhất ngay trên thiết bị di động.

3, Kiểm soát tình hình tài chính của nhà hàng

Việc quản lý tài chính vững chắc là hoạt động trọng tâm của bất kỳ đơn vị kinh doanh nào muốn phát triển lâu dài. Khi không thể quản lý chúng một cách thực sự hiệu quả, những lỗ hổng kinh doanh sớm muộn cũng khiến tình hình tài chính xuống dốc dù bên ngoài mọi thứ trông có thể khả quan.

Điều cần thiết là toàn bộ hoạt động tài chính ấy cần có sự kiểm soát toàn bộ giao dịch trong ngày, chẳng hạn như các giao dịch tiền mặt, các khoản thanh toán ngân hàng. Với các quy trình kế toán thủ công, phần mềm cần đặc biệt thay thế được việc nhập tay các khoản thanh toán tự động trên máy tính thay vì nhập từ sổ sách thông thường.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý này phải thực hiện được vai trò dự báo, tổng hợp tình hình kinh doanh, giúp nhà hàng chủ động hơn trong các kế hoạch kinh doanh sắp tới. Quản lý được vấn đề tài chính của nhà hàng đừng “để sau”, nếu bạn xác định đi đường dài trên cuộc đua F&B này, thì đây phải là yếu tố đầu tiên bạn cần quan tâm.

Còn nữa…