Kinh nghiệm khi kinh doanh mở quán cà phê nhỏ với số vốn 100 triệu đồng

Mở quán cà phê nhỏ là ước mơ của nhiều người, từ những người làm văn phòng, cho đến những bạn nhân viên pha chế sau một thời gian tích cóp kinh nghiệm. Tuy nhiên không phải cứ không gian nhỏ, đồ uống ngon là quán cà phê của bạn sẽ có khách.

Mở quán cafe nhỏ/mở quán cafe mini có nhiều rào cản từ việc lợi thế địa điểm, cho đến số lượng chỗ ngồi thấp và cả trang thiết bị máy móc khó đáp ứng, dễ hỏng hóc. Vì thế để mở một quán cafe nhỏ với số vốn 100 triệu đồng, việc đầu tiên cần tích luỹ kiến thức, đánh giá cơ hội và thách thức và xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết, bài bản.

Bài viết dưới đây, MISA CukCuk tổng hợp các bước mở quán cafe nhỏ kinh doanh thành công.

• Kinh nghiệm mở quán cafe sách tất tần tật từ a-z
• Dân tay ngang “mua” kinh nghiệm mở quán cafe: thành công đắt giá quá!
• Mở quán cafe rang xay nguyên chất, tại sao không?

I. Với số vốn 100 triệu có thể mở quán cà phê nhỏ được không? 

Tại các thành phố lớn, với số vốn 100 triệu, cơ hội để mở và triển khai thành công một quán cà phê là vẫn có tuy nhiên con số này là không lớn. Bạn sẽ cần rất nhiều sự hậu thuẫn, hỗ trợ từ phía bạn bè và người thân trong gia đình. Một mặt bằng nho nhỏ mặt đường ở các thành phố lớn cũng có giá thuê lên đến 10 triệu đồng/ tháng.

Vì thế hãy tìm kiếm các phương án thuê nhà giá rẻ của người thân hoặc đề xuất chủ nhà chung vốn để giảm chi phí thuê nhà, dồn ngân sách vào đầu tư cho các hạng mục khác.

Đối với mô hình quán cà phê ở địa phương, số vốn 100 triệu để mở một quán cà phê nhỏ hoặc một tiệm đồ uống nhỏ là hoàn toàn khả thi. Các mặt bằng nhỏ ở địa phương có giá thuê vô cùng rẻ, thậm chí chỉ bằng 1/5 giá thuê của mặt bằng tương đương tại các thành phố lớn. Lúc này câu chuyện đi thuê mặt bằng không còn là vấn đề lớn, bạn hoàn toàn có thể tự đứng ra thử sức kinh doanh mà không cần nhờ tới sự trợ giúp của bất kỳ ai.

Như vậy, với số vốn 100 triệu bạn hoàn toàn có thể mở được quán cà phê mini.

II. Các bước để mở quán cà phê nhỏ/quán cà phê mini với số vốn 100 triệu

So với kế hoạch để mở một quán cà phê lớn, các bước để mở một quán cà phê vốn 100 triệu là ít hơn. Tuy nhiên ở một vài bước nhất định, khối lượng công việc mà bạn cần phải thực hiện lại nhiều hơn rất nhiều để đảm bảo cơ hội thành công của mình.

• Bước 1: Tham khảo concept về quán cà phê nhỏ
• Bước 2: Lựa chọn mô hình triển khai cho quán cà phê nhỏ
• Bước 3: Lập kế hoạch kinh doanh cho quán cafe
• Bước 4: Tìm kiếm và ký kết hợp đồng thuê nhà cho quán cafe
• Bước 5: Hoàn thiện thực đơn
• Bước 6: Sửa sang, mua sắm và trang trí mặt bằng

Bài viết này sẽ lần lượt đi qua từng bước để hướng dẫn các bạn triển khai quán cà phê nhỏ với số vốn 100 triệu như thế nào.

Bước 1: Tham khảo Concept khi mở quán cà phê nhỏ

Tại Việt Nam, các quán cà phê nhỏ thường ít có ngân sách để chạy quảng cáo, vì thế không có nhiều hình ảnh ý tưởng cho các bạn lấy làm khuôn mẫu học tập. Các bạn có thể tham khảo hình ảnh trên mạng với chủ đề từ khoá “small coffee shop” để tìm kiếm thêm ý tưởng thiết kế cho bản thân.

Với quy mô quán cà phê nhỏ, chủ quán vừa là nhân viên, vừa tự quản lý, nhiều người thường cho rằng không cần thiết phải mua phần mềm quản lý. Tuy nhiên nhận định này rất sai lầm khi bạn đã bước chân vào lĩnh vực kinh doanh.

Yếu tố đầu tiên để kinh doanh thành công nằm ở việc kiểm soát tốt dòng tiền thu & chi. Sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn quản lý chi phí tốt hơn việc kiểm soát thủ công rất nhiều khi mà ngành F&B vốn được biết đến như một ngành kinh doanh “bỏ tiền to, thu tiền nhỏ.”

Bước 2: Lựa chọn mô hình triển khai cho quán cà phê nhỏ

Tiếp theo, bạn cần quyết định mô hình sẽ triển khai cho quán cà phê của mình là gì? Có hai mô hình phổ biến là phục vụ tại bàn và phục vụ tại quầy.

• Mô hình phục vụ tại quầy là mô hình thanh toán sau, rất thích hợp với nhà hàng tại địa phương, nhưng nhược điểm của mô hình này là nhân viên phải đến tận bàn của khách để phục vụ nên số lượng nhân sự sẽ lớn.
• Mô hình phục vụ tại quầy là mô hình thanh toán trước, khách hàng trả tiền rồi nhận đồ uống, có thể chưa phù hợp với thói quen chi tiêu của người địa phương, nhưng lại tối ưu về số lượng nhân sự.

Dựa trên bài toán đặt ra là số vốn 100 triệu, người viết tin rằng mô hình phục vụ nhanh sẽ là phương án tối ưu cho chủ đầu tư. Tuy nhiên quyết định cuối cùng vẫn là ở các bạn, hãy cân nhắc kỹ lưỡng và đưa ra phương án phù hợp nhất cho mô hình của mình.

Bước 3: Lập kế hoạch kinh doanh cho cho quán cafe nhỏ

Ở các quy mô cửa hàng lớn, bước lập kế hoạch kinh doanh thường được triển khai sau bước tìm mặt bằng bởi ở các mô hình này chi phí mặt bằng dao động từ vài chục đến cả trăm triệu. Ngoài ra mỗi hiện trạng mặt bằng sẽ có ngưỡng đầu tư khác nhau. Tất cả những yếu tố trên sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh rất lớn.

Trong giai đoạn này, nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm vận hành F&B hãy tìm kiếm các chuyên gia trong ngành hoặc những người mở quán thành công nhờ tư vấn mở quán cafe nhỏ. Lời khuyên của họ chắc chắn sẽ rất hữu ích bởi  hầu như tất cả đều bắt đầu kinh doanh với một số vốn ít ỏi như nhau.

Tuy vậy ở các mô hình có vốn đầu tư ban đầu nhỏ, chi phí thuê nhà thường đã được xác định trước và có dao động không đáng kể. Hạng mục đầu tư ban đầu cũng không biến thiên quá nhiều. Vì thế bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch kinh doanh từ sớm.

03 bảng kế hoạch kinh doanh cần thiết cho quán cafe nhỏ

• Kế hoạch đầu tư: bảng liệt kê toàn bộ chi phí đầu tư ban đầu
• Kế hoạch kinh doanh: doanh số dự kiến đạt được được tính toán dựa trên giá bán, số lượng đơn bán được trong ngày ở các kênh online và offline.
• Kế hoạch hoàn vốn: bạn cần liệt kê chi phí lương cho bản thân và nhân viên nếu có, chi phí đầu tư ban đầu để tính được điểm hoà vốn dự kiến

Có thể bạn quan tâm:

• Cách tính điểm hoà vốn dự kiến
• Tính toán điểm hoà vốn dự kiến bằng công cụ online miễn phí của CukCuk

Bước 4: Tìm kiếm và ký kết hợp đồng thue 

Mở quán cafe hay quán ăn ới chi phí đầu tư ban đầu khoảng 100 triệu như bài toán đặt ra ban đầu, bạn chỉ nên tìm kiếm mặt bằng cho thuê với chi phí từ 5.000.000 VNĐ/tháng trở xuống.

Ở các thành phố lớn, nếu bạn không thể huy động sự hỗ trợ từ người thân, chỉ có những mặt bằng kios hoặc các mặt bằng chia sẻ chung với các mô hình kinh doanh khác mới có chi phí như vậy. Nhưng ở địa phương, có rất nhiều sự lựa chọn mặt bằng với ngưỡng thuê 5.000.000 VNĐ/tháng.

Một số lưu ý khi lựa chọn mặt bằng với ngân sách 100 triệu

Để đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành, khi kí hợp đồng nhà bạn cần:

• Xác thực quyền sở hữu hoặc quyền đại diện cho thuê bất động sản của người ký hợp đồng với bạn.
• Xác thực trong thời điểm ký hợp đồng, chủ nhà có sở hữu sổ đỏ (tránh trường hợp sổ đỏ gốc đang thế chấp)
• Thống nhất các điều khoản phá vỡ hợp đồng khi chủ nhà đơn phương phá vỡ hợp đồng
• Thống nhất điều khoản hỗ trợ tiền nhà khi không thể kinh doanh do yếu tố ngoại cảnh
• Thống nhất điều khoản hoàn trả nguyên trạng mặt bằng

Các loại giấp phép cần hoàn thiện để mở quán cà phê nhỏ: 

• Giấy phép kinh doanh: Liên hệ với UBND quận/huyện hoặc Sở kế hoạch đầu tư tình/thành phố và làm theo hướng dẫn.
• Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm: Việc đầu tiên là lấy mẫu tại cơ quan thẩm quyền về vệ sinh an toàn thực phẩm, điền mẫu và nộp lại. Nếu cơ quan thẩm định cơ sở đủ tiêu chuẩn thì sẽ được cấp chứng nhận.
• Nộp thuế đúng quy đinh: Thuế giá trị gia tăng, thuê môn bài theo năm, thuế thu nhập cá nhân. Bạn hãy liên hệ các chi cục Thuế tại Quận và làm theo hướng dẫn.

Bước 5: Hoàn thiện thực đơn cho quán cafe nhỏ

Để có thể đảm bảo kiểm soát chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu, bám sát kế hoạch. Bạn cần xây dựng một thực đơn khoa học với công thức chính xác và bám sát theo thực đơn này. Bộ thực đơn thường bao gồm:

• Bảng công thức đồ uống đo theo định lượng cố định
• Bảng tính chi phí nguyên vật liệu và giá bán
• Các nhà cung cấp trên thị trường
• % chi phí nguyên vật liệu của từng món và trung bình toàn bộ thực đơn

Khi hoàn thiện thực đơn bạn đã biết được các bộ máy móc và công cụ dụng cụ cần thiết để pha chế cũng như phục vụ khách hàng. Từ đó có thể lên chi phí mua sắm cách chính xác.

Tham khảo ngay: Thiết lập bảng tính chi phí nguyên vật liệu khi bắt đầu kinh doanh F&B

Một số lưu ý khi hoàn thiện thực đơn:

• Nên xậy dựng ít nhất một đồ uống có nét đặc trưng và tạo điểm nhấn khác biệt so với các quán khác.
• Trang trí bắt mắt là một yếu tố cộng điểm nhưng không phải là yếu tố quan trọng nhất. Bám sát quy trình và định lượng đồ uống mới là yêu cầu tiên quyết.
• Với mô hình nhỏ cần phải liên tục làm mới, bắt trend để thu hút khách hàng.
• Đồ uống không nhất thiết phải có chi phí nguyên vật liệu thấp, đồ uống có chi phí nguyên vật liêu cao thì giá bán sẽ cao. Bạn sẽ thu về nhiều doanh số hơn từ việc bán các loại đồ uống chất lượng cao.

Bước 6: Sửa sang, mua sắm và trang trí mặt bằng

Với chi phí 100 triệu bạn chỉ nên tập trung sơn sửa và xử lý chống thấm cho mặt bằng nhìn sạch sẽ và khang trang hơn. Phần còn lại bạn nên đầu tư vào phần quầy bar. Một quán cafe nhỏ nhưng có quầy bar sạch sẽ chỉn chu sẽ là điểm cộng rất lớn cho khách hàng cho trải nghiệm lần đầu tiên.

Các hạng mục trang thiết bị quầy bar: 

• Bàn bar
• Kệ bar
• Bồn rửa
• Tủ mát
• Thùng đá
• Máy POS hoặc tận dụng laptop sẵn có
• Các thiết bị phục vụ hoạt động pha chế: ly đong nguyên liệu, cân điện tử, máy tạo bọt sữa, bình shaker, máy xay sinh tố, phin cà phê

Bạn không nên tập trung vào cafe máy trong giai đoạn đầu vì ngân sách 100 triệu bạn rất khó có thể mua được một bộ máy pha & máy xay cafe đủ tốt. Nếu bạn vẫn muốn phát triển mảng đồ uống này, bạn nên tiết kiệm và đầu tư cho giai đoạn 2.

Các hạng mục đầu tư phục vụ khách hàng

• Bàn ghế (số lượng tùy thuộc vào diện tích của quán để bày trí cho hợp lý)
• Điều hòa, quạt gió
• Hệ thống âm thanh
• Mạng internet, wifi…

Các hạng mục đầu tư còn lại khi mở quán cà phê nhỏ 

Hãy cân nhắc khoản chi phí lớn cho hạng mục trang trí. Đây là hạng mục không có tính khấu hao, vì thế bạn gần như không thể bán lại sau khi hết nhu cầu sử dụng (hoặc bán lại với giá rất rẻ). Nếu không gian quán còn trống, cần phải trang trí thêm, bạn có thể mua sắm đồ trang trí ở các chợ đồ cũ hay các group thanh lý trang thiết bị quán cà phê.

Ngoài ra bạn cần chuẩn bị từ 3-5 triệu cho hoạt động mua nguyên vật liệu bán hàng trong thời điểm ban đầu. Hạng mục này bạn không cần phải chi quá nhiều tiền vì bạn có thể nhập hàng ngay khi tồn kho xuống mức tối thiểu.

Một khoản đầu tư quan trọng là phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp. Thay vì quản lý kho, doanh thu bằng excel, hóa đơn ghi chép tay dễ nhầm lẫn thì sử dụng phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

• Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn
• Bán hàng, tính tiền, in hóa đơn
• Order và ghi món
• Quản lý nhân viên theo vai trò, vị trí, ca làm và phân quyền nhân viên thao tác trên phần mềm
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền
• Có app quản lý hay ứng dụng quản lý quán cà phê cài đặt được trên nhiều thiết bị, quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
• Tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng

Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý quán cà phê khác nhau. Dựa vào nhu cầu quản lý, ngân sách và những yếu tố: thương hiệu, nhà cung cấp, giá, tính năng… bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Trong đó phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk – được phát hành bởi Công ty cổ phần MISA, được rất nhiều anh/chị chủ quán tin tưởng, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý tại quán cafe hoặc chuỗi cafe lớn.

Cuối cùng bạn cần chuẩn bị vốn lưu động để chi trả cho tiền điện, nước, lương nhân viên, trong tháng đầu tiên. Khoản chi phí này thường bằng chi phí vận hành trong tháng đầu tiên.

Bảng liệt kê chi phí dự kiến 

III. Tổng kết

Mở quán cà phê nhỏ, kinh doanh quán cà phê mini rất cần người chủ phải duy trì sự nhiệt huyết bởi lúc này bạn vừa là người làm chủ, vừa là người làm công. Thay vì một công việc văn phòng 8 tiếng mỗi ngày, bạn sẽ trở thành lao động chính và làm việc liên tục 16 tiếng. Thời gian đầu với ngân sách ít ỏi, bạn sẽ không có chi phí để Marketing – giới thiệu, quảng bá đứa con tinh thần của mình đến với mọi người. Bạn sẽ vừa là người pha chế, vừa là người làm Marketing và vừa làm người chủ trong chính mô hình của mình.

Nhưng ngay cả những chuỗi cafe lớn cũng đang dần chuyển dịch sang mô hình kinh doanh F&B Kios, điều này chứng tỏ các mô hình quán cafe 100 triệu hoàn toàn có thể có chỗ đứng sau khi Covid-19 thay đổi hoàn toàn thị trường.

Hãy tích luỹ kiến thức thông qua việc tìm tòi, học hỏi và trong cả quá trình làm nghề của bạn nữa. Cơ hội thành công tại thị trường F&B lúc này, đang chia đều cho tất cả chúng ta.

Chúc các bạn kinh doanh cafe thành công!