Theo số liệu của Cục thống kế, số lượng nhà hàng, quán ăn tại Việt Nam ngừng hoạt động trong năm đầu tiên là rất cao. Điều này thể hiện rất rõ ràng cách thức quản lý của chủ đầu tư chưa thực sự hiệu quả, nhiều mô hình mở được nhưng không quản được. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chỉ cho bạn cách thức giúp quản lý nhà hàng hiệu quả thông qua việc nắm bắt các đầu việc của từng bộ phận. Mong rằng, những chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm được hướng quản lý phù hợp nhất cho nhà hàng mình.
1. Quản lý khâu bán hàng
1.1. Hoạt động phục vụ
a. Ứng xử với khách hàng
Một nhà hàng chuyên nghiệp trong phục vụ ngoài việc nhân viên phải nắm rõ các nghiệp vụ cơ bản, giao tiếp ngoại ngữ tốt, nhân viên còn cần biết những nguyên tắc phục vụ cơ bản như:
- Chào hỏi và xếp chỗ cho thực khách.
- Giới thiệu rõ ràng nguyên liệu món ăn.
- Ưu tiên phục vụ trẻ em trước.
- Phục vụ khách hàng đúng thời điểm.
- Không bình luận về thực khách.
Hãy luôn sẵn lòng khi khách hàng cần để họ cảm thấy hài lòng từ những điều nhỏ nhặt nhất. Bên cạnh đó, trong quá trình phục vụ có rất nhiều các tình huống xảy ra làm cho khách hàng không hài lòng như: Phàn nàn về món ăn và giá, phàn nàn về order chậm trễ, việc thanh toán mất quá nhiều thời gian… Tốt hơn hết là bạn hãy trang bị cho nhân viên một kịch bản bán hàng cụ thể như: kịch bản chào hỏi, kịch bản xử lý sự cố…
b. Tối giản khâu gọi món, ghi nhận yêu cầu
Những tình huống khiến khách hàng có đánh giá không tốt như trên xảy ra khi nhà hàng của bạn đang còn áp dụng cách quản lý xưa cũ. Một giải pháp tối ưu có thể xử lý gọn nhẹ các vấn đề trên đó chính là sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk – phần mềm cho phép:
- Tạo order ngay trên phần mềm: khách hàng chỉ cần 1 thao tác duy nhất là gọi món. Nhân viên sẽ nhập thông tin món được gọi tạo thành 1 phiếu gọi món, phiếu này được chuyển xuống nhà bếp, nhiệm vụ của nhà bếp là thực hiện các món ăn theo thứ tự.
- Tạo hóa đơn: Ngoài ra việc tạo hóa đơn ngay trên phần mềm theo order giúp nhân viên không bỏ sót khách hàng chưa thanh toán, bên cạnh đó phần mềm tạo hóa đơn có độ chính xác cao, không để xảy ra tình trạng nhầm lẫn.
1.2. Hoạt động thu ngân
Thu ngân là người thu tiền khi thực khách thanh toán tiền sau khi sử dụng dịch vụ ăn uống tại nhà hàng. Ngoài nhiệm vụ hoàn thành thủ tục thanh toán cho khách, thu ngân nhà hàng còn có nhiệm vụ xác thực order của khách, in hóa đơn và hướng dẫn khách đối chiếu sau khi thanh toán, kiểm tra tiền trong ca…
Trên thực tế, nhân viên thu ngân nhà hàng, quán ăn thường là sinh viên làm việc bán thời gian, không yêu cầu bằng cấp, kỹ năng kế toán. Thu ngân chưa có kinh nghiệm trong nhà hàng sẽ được hướng dẫn tận tình. Công việc thu ngân thường được máy móc hỗ trợ đến 90%, vì công việc liên quan đến tiền bạc nên vị trí thu ngân đòi hỏi những người trung thực, cẩn thận và tỉ mỉ. Người quản lý nếu thuê thu ngân thì cần quản lý hoạt động thu ngân trong ngày thông qua những bill bán hàng, cuối ngày bạn cần tổng hợp được doanh thu từ thu ngân.
>> Học cách quản lý nhà hàng Michelin: những bài học “chuẩn sao” <<
2. Hoạt động khâu vận hành
2.1. Quản lý doanh thu
Nếu như trước đây, chủ quán thường kiểm soát doanh thu thông qua hoạt động cộng sổ thủ công, hoạt động này thường mất nhiều thời gian, mất nguồn lực, nghiêm trọng hơn là việc sai sót, dẫn đến nhầm lẫn khi tính toán doanh thu. Những thiếu hụt nhỏ, tích tụ lại nhiều, thành một khoản thất thoát đáng kể. Việc quản lý doanh thu được số hóa bởi các công cụ hỗ trợ quản lý nhà hàng chuyên nghiệp.
Chủ quán thậm chí có theo dõi tình hình kinh doanh của mô hình theo thời gian mặc dù không có mặt trực tiếp tại quán. Các báo cáo theo ngày, theo mặt hàng, báo cáo theo chi nhánh đều được cập nhật đầy đủ, tức thì theo yêu cầu của người sử dụng. Dựa vào báo casco này, người dùng có thể đánh giá được tình trạng kinh doanh của quán như thế nào, mặt hàng nào cần bổ sung nguyên liệu dự trữ mặt hàng nào cần kích thích dùng thử.
 |
 |
 |
Bên cạnh đó, với hệ thống phân quyền cho nhân viên làm giảm thiểu tối đa tình trạng gian lận. Mọi hoạt động chỉnh sửa hóa đơn đều được phân quyền cho cấp quản lý trở lên. Bởi vậy, việc nhân viên tự ý sửa hóa đơn là điều khó lòng xảy ra, việc mất đồ hoặc ăn chênh lệch của nhân viên từ đó mà được cải thiện.
2.2 Quản lý nguyên vật liệu
Trong quy trình quản lý bếp, quản lý nguyên liệu nhà hàng là một khâu khá khó khăn đối với chủ nhà hàng khi quản lý. Bởi ngoài khâu đầu vào còn bao gồm cả khâu chế biến định lượng. Nhiều nhà hàng thường gặp trường hợp tổng kết cuối tháng bị thất thoát nhiều, đó là do đầu bếp thông đồng với quản lý nguyên liệu, giảm bớt thành phần món ăn.
Điều này cho thấy quản lý bếp nhà hàng cũng là một hoạt động quan trọng và rất hiệu quả. Để tránh điều này, bạn nên thống kê và báo cáo càng chi tiết càng tốt trên phần mềm. Tất nhiên, bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra nhà kho và nhà bếp để kiểm soát tình hình..
2.3. Quản lý khách hàng
Đánh giá của khách hàng, dù là đánh giá cao hay chỉ trích, nó đều đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp nhà hàng cải thiện các tiêu chuẩn dịch vụ của mình một cách cẩn thận hơn. Bạn cần tôn trọng những đánh giá đó. Khi khách hàng có phản hồi, bạn hãy lắng nghe, ghi nhớ và xem xét tình hình để đưa ra đánh giá chính xác.
Dựa trên phản hồi này, bạn hãy đề xuất các biện pháp cải tiến hoặc quảng bá để quy trình dịch vụ trở nên hoàn hảo hơn nữa. Tạo ra các chương trình chăm sóc luôn là cầu nối gắn kết giữa khách hàng với nhà hàng. Đó là lý do bạn nên liên tục tung ra các chương trình hấp dẫn như khuyến mãi cho khách hàng có thẻ thành viên, tri ân khách hàng bằng món ăn mới trong bữa ăn thứ hai tại nhà hàng.
2.4. Quản lý nhân sự
Quản lý nhân viên là một trong những nghiệp vụ quan trọng, nó được coi là bài toán khó giải nhất trong lĩnh vực kinh doanh ăn uống. Hiện nay, các ứng dụng công nghệ phát triển giúp cho việc quản lý được thuận lợi trong các khía cạnh như kiểm soát nguyên vật liệu, bán hàng. Tuy nhiên, các vấn đề như tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên, giám sát thái độ của nhân viên đối với dịch vụ khách hàng, sự phù hợp của số lượng nhân viên phục vụ với số lượng thực khách trong nhà hàng… phải được giải quyết. Phần mềm chỉ có thể hỗ trợ chủ quán quản lý ca làm việc, chấm công, tính lương cho nhân viên. Quản lý về các kỹ năng vẫn cần người quản lý nhân sự có chuyên môn cao
3. Giải quyết toàn bộ vướng mắc của khâu quản lý chỉ với 1 ứng dụng
Quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng đều là những nghiệp vụ quản lý không dễ dàng, nếu không có cách thực hiện cho hợp lý thì sẽ khiến mọi thứ trở nên phức tạp. Phần mềm MISA CukCuk sẽ làm cách quản lý nhà hàng của bạn trở nên đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
- Với công tác quản lý nguyên vật liệu: Phần mềm giúp bạn quản lý định lượng, kiểm soát nguyên vật liệu tốt hơn. Chỉ cần nhập liệu những thông số cần thiết (ví dụ 1kg thịt bò sẽ làm được bao nhiêu dĩa sốt vang). Việc định lượng chi tiết cho một món ăn nhân viên không thể làm nhiều hoặc ít hơn cũng như không thể ăn bớt nguyên liệu. Thế nên, thật dễ dàng kiểm tra nguyên liệu nào còn nhiều, nguyên liệu nào sắp hết và có kế hoạch cho lần nhập nguyên liệu lần sau.
- Với công tác quản lý nhân viên: Mọi thao tác của nhân viên các số liệu sẽ được thay đổi trên phần mềm, điều này khiến cho chủ nhà hàng có thể dễ dàng nhận biết mọi thay đổi bất thường, kiểm soát được hóa đơn do từng nhân viên tạo ra, thông qua đó có thể nâng cao ý thức ý thức và trách nhiệm của nhân viên.
- Với công tác quản lý khách hàng: Giúp nhà hàng khai báo thông tin khách hàng, phân loại khách theo từng nhóm để tiện chăm sóc, chạy các chương trình khuyến mại, giảm giá hay quản lý công nợ khách hàng trên phần mềm.
Chức năng báo cáo, tổng hợp doanh thu một cách rõ ràng, chặt chẽ của nhà hàng đã được tích hợp trên phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk cho thấy xu hướng nhất định trong kinh doanh, giúp chủ nhà hàng dễ dàng điều phối, đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh trong tương lai.
4. Lời kết
Mong rằng với những chia sẻ trên của MISA CukCuk, bạn đã có thể tìm được cho mình phương pháp quản lý nhà hàng hiệu quả. Việc tối ưu nguồn lực, quy trình đã có công cụ hỗ trợ, đơn giản và dễ triển khai. Hy vọng MISA CukCuk có thể đồng hành cùng bạn trong việc xây dựng và phát triển mô hình F&B của mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!
