Có nên dùng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel?

Trong kinh doanh, việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng là điều vô cùng cần thiết, tuy nhiên giá thành để mua một phần mềm quản lý nhà hàng lại không hề rẻ. Vì thế nhiều chủ nhà hàng đã nghĩ đến phương thức sử dụng phần mềm quản lý miễn phí bằng excel.

Vậy việc sử dụng phần mềm miễn phí excel có thỏa mãn được những nhu cầu tất yếu trong việc quản lý hay còn gặp những bất cập gì khác? Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel hay không?

• Những điều cần cân nhắc trước khi kinh doanh nhà hàng
• Kinh doanh nhà hàng tối ưu hóa hoạt động nhờ 5 lời khuyên sau
• Phần mềm quản lý nhà hàng CUKCUK.VN đáp ứng từ A – Z nghiệp vụ người quản lý cần

I. Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel

Mỗi một phần mềm đều có 2 mặt tích cực và nhược điểm. Đặc biệt là với một phần mềm được sử dụng miễn phí thì điều này chắc hẳn càng khó tránh khỏi.

1.1. Phần mềm được sử dụng miễn phí

Đây là một ưu điểm được chú trọng đầu tiên. Một doanh nghiệp vừa mới thành lập thì luôn mong muốn giảm thiểu tối đa các chi phí. Với phần mềm này chủ cửa hàng không cần chi trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng dịch vụ trên.

1.2. Phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel khá nhẹ nhàng

Excel chỉ là một công cụ tin học văn phòng cơ bản, nên với dòng máy nào cũng có thể sử dụng, không chiếm nhiều dung lượng, chạy mượt mà ì ạch gây cảm giác khó chịu cho người sử dụng.

1.3. Phần mềm đáp ứng được những chức năng chính cơ bản

Điều cơ bản của một phần mềm là đáp ứng được nhu cầu cấp thiết, với phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel cũng không ngoại lệ.

Tuy nhiên những nhà quản lý chuyên nghiệp sẽ hiểu được còn rất nhiều những vấn đề ngoài lề xảy ra nhưng lại có tầm ảnh hưởng không hề nhỏ đối với việc kinh doanh của họ.

Chưa kể việc chỉ sử dụng phần mềm này còn không thể báo cáo thống kê hay sử dụng những dịch vụ như tích điểm, combo, khuyến mãi…

>> Tìm hiểu thêm: Cách tính điểm hoà vốn bằng excel.

II. Nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel

Bên cạnh việc mang lại một số hiệu quả trong quản lý nhà hàng bằng phần mềm miễn phí excel thì vẫn còn tồn tại khá nhiều các nhược điểm như sau:

2.1. Phát sinh thêm nhiều chi phí khác

Sử dụng phần mềm bằng excel cửa hàng sẽ bớt đi một khoản chi phí cho việc mua phần mềm quản lý bán hàng, nhưng thay vào đó là rất nhiều các chi phí không tên khác như: thời gian để xử lý công việc tăng lên do thao tác sử dụng không thuận tiện, tốn chi phí nâng cấp phần mềm…

2.2. Dữ liệu không đảm bảo an toàn và bảo mật

Một trong những nhược điểm đáng lưu ý nhất khi sử dụng excel đó là dữ liệu dễ dàng bị mất và không thể phục hồi lại được. Do excel là phần mềm offline, tất cả các dữ liệu của bạn đều sẽ được lưu trên máy tính. Do đó, khi máy tính bị hỏng hoặc nhiễm virus sẽ làm gián đoạn đến công tác quản lý. Điều đó dẫn đến hậu quả vô cùng nghiêm trọng khi bị mất kiểm soát số liệu, thiếu hụt số liệu trong thu chi. Trong trường hợp xấu nhất có thể mất hết toàn bộ dữ liệu.

2.3. Không thể kiểm soát một cách linh hoạt

Một số hạn chế trong công tác quản lý là phần mềm excel chưa được linh hoạt trong việc thống kê và xem xét dữ liệu. Khi file excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

2.4. Các hàm trong excel khá phức tạp

Ban đầu nếu chỉ ghi số liệu cơ bản thì người mới sử dụng cũng có thể làm quen với excel. Tuy nhiên để sử dụng các hàm tính toán thì yêu cầu người dùng phải có một kiến thức nhất định đối với công cụ excel, vì các hàm này nhìn chung rất rắc rối và yêu cầu chuyên môn. Đây là vấn đề khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên thông thạo về mảng này.

2.5. Khó kết hợp với báo cáo

Quản lý thu chi bằng excel, chủ nhà hàng rất khó để kết hợp thu chi với việc báo cáo, vì excel rất hạn chế việc cho phép thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc. Hệ thống sẽ rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn.. từ đó ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình kinh doanh của nhà hàng.

Ngoài ra phần mềm quản lý bằng excel không cho phép lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng. Chỉ phù hợp quản lý, tra cứu trên máy tính, không phù hợp để xem trên điện thoại. Tổng kết có nên sử dụng phần mềm miễn phí bằng excel hay không?

>> Để nhận được tài liệu quản trị nhà hàng, quán cafe, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY

III. Giải pháp cần thiết cho chủ nhà hàng

Với những nhà hàng lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý miễn phí bằng excel là rất khó đáp ứng. nghiệp vụ nhà hàng phức tạp, thông tin dữ liệu rời rạc khó theo dõi, việc liên kết các dữ liệu để phục vụ cho việc báo cáo muốn thực hiện được thì mất rất nhiều thời gian và công sức hơn nữa độ chính xác không cao.

Để khắc phục được những nhược điểm trên, chúng tôi đưa ra giải pháp đối với các chủ nhà hàng đó chính là sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk là một trong những sản phẩm nổi bật nhất của hệ thống phần mềm mà MISA cung cấp.

Thật tuyệt vời khi chỉ cần cầm trên tay chiếc điện thoại thông minh bạn cũng có thể nắm rõ tình hình thu chi, công nợ, theo dõi nhân viên theo ca 1 cách chi tiết và tiện lợi.

Bên cạnh đó phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk còn tự động lập báo cáo về bán hàng, kho, nguyên liệu… cực kỳ chính xác và nhanh chóng, giúp chủ nhà hàng tiện theo dõi và không cần mất công tính toán. Công việc quản lý giờ đây trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Phần mềm của chúng tôi tích hợp nhiều các tính năng vượt trội, cam kết mang đến cho các bạn những trải nghiệm chuyên nghiệp nhất khi sử dụng. Hãy là một khách hàng thông thái, biết tiết kiệm khi cần và chi tiêu cho những gì xứng đáng.

Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk để cảm nhận sự hiệu quả trong quản lý công việc một cách tối ưu nhé!