Với sự phát triển của thị trường, việc quản lý nhà hàng, quán ăn bằng excel càng ngày càng lộ rõ những yếu điểm và hạn chế, đó cũng là nguyên nhân tại sao những phần mềm quản lý ra đời. Việc dùng phần mềm có thực sự cần thiết hay không, những quán ăn vẫn quản lý thủ công và tính toán bằng excel bao lâu không có vấn đề tại sao phải sử dụng phần mềm.
Không thể phủ nhận mức độ tiện dụng mà excel mang lại, dễ dùng, đơn giản và đặc biệt dễ dùng. Nhưng trong khi nghiệp vụ trong nhà hàng ngày một nhiều hơn, chủ quán thay vì chăm chú vào những khoản chi phí, họ học cách mở rộng quán ăn, nhà hàng và thu hút khách đến nhiều hơn, và những công việc trên, họ sử dụng sự trở giúp, hỗ trợ từ phần mềm.
Điểm khác nhau giữa chủ quán thời nay và khi trước là sự nhanh nhạy trước thị trường đi vào bão hòa, khách hàng có nhiều hơn một sự lựa chọn, và yêu cầu cũng ngày một khắt khe hơn, với chủ quán khi trước thường tự quản quá nhiều đầu việc cùng một lúc, hoặc xảy ra quá tải hoặc rơi vào tình trạng quản gì cũng không tốt, đầu việc nào cũng không ổn, chuyện thất thoát là điều không tránh khỏi.
1. Hạn chế khi quản lý truyền thống với excel
Trong quá trình sử dụng, với khối lượng dữ liệu cũng như yêu cầu phức tạp hơn về nghiệp vụ, người dùng nhận thấy dần những hạn chế mà excel chưa thể xử lý được, điều này làm cản trở công việc quản lý
1.1. Quản lý chưa được tối ưu hóa
Thông tin trong excel chỉ có thể cập nhật theo trường, theo các file riêng biệt, gặp trở ngại trong việc tổng hợp toàn bộ dữ liệu một cách thống nhất, và theo dõi bao quát thông tin trên file cụ thể.
1.2. Công thức, hàm phức tạp
Để có được kết quả đúng, không chỉ dữ liệu mà các câu lệnh cũng cần logic và chính xác.. Không tránh khỏi việc nhầm lẫn, chồng chéo, nhiều file, công, đòi hỏi người sử dụng câu lệnh cần xây dựng được biểu mẫu chuẩn xác. Đặc biệt khi đối chiếu, rất khó đối soát được việc nhầm lẫn ở khâu nào, sai ở đâu. Khi doanh nghiệp cần nghiệp vụ xuất nhập, tồn, công nợ hay báo cáo doanh thu, tốn khá nhiều thời gian để thu được kết quả
1.3. Dễ nhầm lẫn, sai sót
Với những trường hợp file được chỉnh sửa, điều chỉnh hàm hoặc xóa dữ liệu sẽ khiến thông tin sai lệch, đặc biệt với công thức nhập thủ công. Điểm cần lưu ý ở đây là việc thống kê 1 cách hoàn chỉnh báo cáo về tình hình kho quỹ kinh doanh của nhà hàng, quán ăn. Điều này cản trở cho việc xử lý phát sinh khi vận hành của nhà hàng, không kịp thời xử lý những thông tin sai lệch và tình hình doanh thu, kho quỹ do đó không được cập nhật chính xác.
1.4. Khó liên kết thông tin
Nhiều file, nhiều thư mục dẫn đến việc kiểm soát, tìm kiếm thông tin liên quan rất khó khăn, việc nhập dữ liệu và lưu trữ file khiến bộ máy cồng kềnh, khó vận hành và thống kê thông tin.Đơn giản việc thống kê danh sách khách hàng ghé thăm quán trong quý, số tiền họ chi tiêu và những chương trình chăm sóc đã áp dụng cho khách hàng này, việc tự động tích điểm và đổi hạng thẻ cho thành viên cùng những chính sách kèm theo, với các đầu mục trên thực sự tốn khá nhiều thời gian để dữ liệu có thể xuất ra một cách nhanh chóng.
1.5. Vấn đề bảo mật cần quan tâm
Với thông tin khách hàng không được bảo mật, khi dễ dàng sao lưu hoặc xóa tài liệu, với những thông tin được đồng bộ trên dữ liệu đám mây lại dễ gặp phải tình trạng rò rỉ thông tin khi có quá nhiều có quyền truy cập chỉnh sửa.
2. Thời kỳ công nghệ 4.0, giảm thất thoát khi có công cụ hỗ trợ
Định vị được thương hiệu trên thị trường không phải chuyện dễ dàng, khi giờ đây bên cạnh yếu tố ngon, còn có thêm yếu tố dịch vụ quyết định. Buộc những người kinh doanh phải chủ động hơn. Với xu hướng chung của thị trường, công nghệ phát triển rất rõ rệt, việc sở hữu một phần mềm quản lý khách hàng không còn quá khó khăn, và giá thành chi trả cho một công cụ hỗ trợ bạn quản lý không hề có giá đắt đỏ.
Được xây dựng và phát triển với những tính năng khắc phục được hoàn toàn những yếu điểm mà những phương pháp quản lý truyền thống còn tồn tại, hơn cả rút ngắn thời gian thực hiện trên phần mềm, quản lý chặt chẽ và giảm thiểu thất thoát ở mức tối đa
2.1. Tiết kiệm cả về thời gian và nguồn nhân lực
Thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống, chi tiết đến số lần ghé thăm quán, thậm chí cả mức chi trả cho các hóa đơn. Việc tích điểm cho thành viên đơn giản hơn rất nhiều thay vì việc sử dụng thẻ cứng, tốn kém chi phí pháy hành, nhân viên có thể tích điểm cho khách bằng số điện thoại hoặc mã thành viên điện tử. Nhân viên không mất thời gian, hoạt động thanh toán nhanh chóng, thuận tiện
2.2. Bảo mật thông tin
Hệ thống lưu trữ thông tin trên đám mây, hoàn tránh được rủi ro do việc có virus tấn công. Đặc biệt chỉ có những tài khoản nhất định mới được cấp quyền chỉnh sửa, nhập liệu, thông tin là lịch sử sửa do người dùng nào đều được hệ thống ghi nhận chính xác.
2.3. Marketing 0 đồng
Hệ thống hỗ trợ gửi thông báo trực tiếp về thiết bị di động cá nhân, mỗi khi nhà hàng có chương trình khuyến mãi, những ưu đãi đặc biệt dịp sinh nhật, các ngày lễ tết, dành cho hội nhóm.
Không quá khó khăn để có thể tìm được một phần mềm giá cả phải chăng và có thể đáp ứng được những nghiệp vụ cơ bản về quản lý trên thị trường. Tuy nhiên việc tích hợp thêm tính năng marketing trực tiếp đến khách hàng, thì không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được.
Đảm bảo đủ 5 tiêu chí của một phần mềm: quản lý kho quỹ, phần mềm tính tiền, phần mềm order, quản lý doanh thu, quản lý khách hàng với chi phí không thay đổi. Với phần mềm quản lý nhà hàng CUKCUK.VN, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì có trợ thủ số đắc lực, hỗ trợ nhà hàng cả những nghiệp vụ khó khất.
