Kế toán nhà hàng là công việc vô cùng quan trọng trong quản lý và vận hành nhà hàng bởi vị trí công việc này liên quan trực tiếp đến dữ liệu xuất, nhập nguyên vật liệu, hàng hóa. Vậy nên, trong bài viết dưới đây MISA CukCuk sẽ chia sẻ đến các bạn bản mô tả công việc của kế toán nhà hàng theo ngày, tháng/quý.
1. 7 đầu việc mà kế toán nhà hàng nhất định phải biết
Kế toán nhà hàng là người chịu trách nhiệm trực tiếp việc thống kê và tổng hợp các giao dịch hàng ngày, thực hiện kiểm tra chứng từ thu chi, mua bán, công nợ,… đối với các loại nguyên vật liệu, hàng hóa sản phẩm trong nhà hàng, lương thưởng của nhân viên trong nhà hàng đó.
Vậy công việc của kế toán nhà hàng là gì?
1.1. Kiểm soát các loại hóa đơn, chứng từ kế toán
- Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ xuất nhập nguyên vật liệu, hàng hóa từ bộ phận kho và bộ phận mua hàng vào phần mềm quản lý.
- Theo dõi, ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản phát sinh hàng ngày theo quy định của nhà hàng như: chi phí, công nợ, thuế, …
- Theo dõi, nhắc nhở các bộ phận liên quan bàn giao chứng từ đúng thời hạn.
- Theo dõi, nhắc nhở các bộ phận liên quan bàn giao chứng từ đúng thời hạn.
- Lưu trữ các loại hóa đơn chứng từ cẩn thận, tránh thất lạc, hỏng, rách
1.2. Kiểm soát giá cả hàng hóa xuất nhập của nhà hàng
- Nhận báo giá hàng hóa từ các nhà cung cấp thực phẩm, nước uống, nguyên vật liệu, … có liên quan.
- Cùng bếp trưởng và quản lý thực hiện tính giá thành và lên giá vốn cho từng món ăn trong nhà hàng.
- Theo dõi biến động và định kỳ đánh giá, giá cả các nhà cung cấp so với thị trường. Thực hiện thông báo đến nhà cung cấp để cập nhật giá mới nếu có.
- Theo dõi, kiểm soát và cân đối đặt hàng từ nhà cung cấp, đảm bảo cân đối với lượng hàng tồn hiện có.
- Báo cáo cấp trên nếu phát hiện tình trạng không đúng định mức tồn kho hay chênh lệch số lượng đặt hàng.
1.3 Quản lý định mức tồn kho, nguyên vật liệu
- Theo dõi lượng hàng xuất so sánh số lượng hàng xuất kho cho với định mức tồn hàng ngày.
- Kiểm tra định kỳ số lượng thực phẩm, nguyên vật liệu xuất nhập tồn trên giấy tờ và so sánh với số lượng hàng hóa thực tế trong kho.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho, bếp/bar và lập biên bản báo cáo lên cấp trên theo quy định hàng tháng.
>> Xem thêm: Kế toán nội bộ nhà hàng là gì? Những kỹ năng cần có của kế toán nội bộ nhà hàng
1.4. Quản lý tài sản cố định công cụ, dụng cụ trong nhà hàng
- Theo dõi, kiểm kê số lượng, tình trạng tài sản cố định, công cụ dụng cụ mua về và cập nhật vào phần mềm theo quy định.
- Phối hợp cùng phòng HCNS hoặc quản lý kiểm tra, đánh giá số lượng công cụ dụng cụ, thiết bị, tài sản hư hỏng, lập báo cáo hàng tháng.
- Kiểm kê định kỳ các tài sản cố định, máy móc, thiết bị theo quy định hàng tháng.
- Hạch toán chi phí dịch vụ, khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, các chi phí liên quan khác và lập các báo cáo.
1.5. Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên nhà hàng
- Chịu trách nhiệm xây dựng bảng lương cho nhân viên, chi trả tiền lương cho từng bộ phận.
- Thực hiện các công việc hành chính khác như soạn thảo hợp đồng, báo giá cho khách, làm hợp đồng nhân viên, làm hồ sơ bảo hiểm xã hội cho nhân viên, …
1.6. Lập các báo cáo liên quan theo quy định, nghị định
- Định kỳ cuối tháng/quý lập các báo cáo xuất – nhập, tồn thực phẩm, nguyên vật liệu và nhà hàng.
- Định kỳ hàng tháng lập báo cáo tình hình kinh doanh của nhà hàng, tình hình sử dụng hóa đơn của nhà hàng.
- Kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, …
- Định kỳ hàng tháng/quý/năm lập các báo cáo thuế và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.
- Lập báo cáo tài chính vào cuối năm.
1.7. Các công việc khác
- Hàng ngày kiểm tra thanh toán và hạch toán phát sinh, tổng hợp tình hình thu chi và báo cáo với cấp trên khi có yêu cầu.
- Hàng ngày cập nhật thông tin sổ sách kế toán, công nợ phải thu, phải trả.
- Thực hiện các công việc có liên quan khác khi được cấp trên phân công.
>> Tham khảo: Tổ chức bộ máy kế toán trong nhà hàng như thế nào là chuẩn?
2. Chi tiết công việc của một kế toán nhà hàng định kỳ theo ngày, tuần, tháng/quý
Công việc chi tiết của một kế toán nhà hàng sẽ tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô nhà hàng, hoặc hình thức kinh doanh của nhà hàng đó, tuy nhiên về cơ bản thì một kế toán nhà hàng cần phải:
- Thực hiện xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn/đồ uống, dịch vụ của nhà hàng.
- Xác định được giá thành của từng món ăn/đồ uống, dịch vụ.
- Chi phí tiêu hao khác như: Gas, điện, nước,…
Để thực hiện được những đầu việc trên thì buộc một kế toán nhà hàng cần nắm vững được menu món ăn, nguyên vật liệu cần có cho các món ăn, những chi phí cần để hoàn thiện món ăn/đồ uống đó.
Ngoài ra công việc của kế toán nhà hàng còn gồm rất nhiều đầu việc khác, có những công việc là hàng ngày, có những công việc sẽ cần thực hiện định kỳ hàng tháng, quý hoặc năm. Cụ thể sẽ được chúng tôi liệt kê ở các phần dưới đây!
2.1. Công việc thực hiện hàng ngày
Như bảng mô tả công việc của một kế toán nhà hàng ở phần đầu, thì một kế toán nhà hàng sẽ cần thực hiện các đầu việc sau thường xuyên.
- Cập nhật thu chi, dịch vụ của khách hàng. Tổng hợp hóa đơn, kiểm kê doanh thu, tiền trong 1 ngày
- Nhận chứng từ xuất nhập của kho, nhà cung cấp: lưu trữ, kiểm tra các hóa đơn cũng nhập chứng từ
- Đa phần các nhà hàng vừa và nhỏ thường mua của các hộ kinh doanh cá thể bởi vậy phải lập bảng kê mua hàng không hóa đơn.
- Khi xuất hóa đơn luôn phải có bảng kê chi tiết kèm theo (hoặc phiếu thanh toán của khách hàng)
- Dựa vào định mức các món ăn để kế toán tổng hợp thực phẩm nhà hàng cần, từ đó cân đối với lượng mua đầu vào.
- Tính giá thành cho từng món ăn, lên giá vốn cho từng hóa đơn
- Cập nhật báo giá, điều chỉnh tăng giảm với phía nhà cung cấp
- Nhập, xuất hàng theo nhu cầu cũng như định kỳ kiểm tra thực phẩm, nguyên liệu so với lượng tồn kho cho phép
- Kết hợp với quản lý nhà hàng, kiểm kê lượng hàng tồn thực tế trong kho, bếp bar
- Hạch toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí dài hạn, ngắn hạn hàng tháng.
- Xây dựng bảng lương cho nhân viên
- Kiểm kê tài sản máy móc, công cụ hàng tháng.
2.2. Công việc kế toán nhà hàng cần thực hiện theo tháng/quý/năm
- Lập báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, thực phẩm vào cuối tháng, cuối quý
- Báo cáo tình hình kinh doanh nhà hàng, đánh giá lỗ lãi.
- Kê khai thuế GTGT, TNCN… kê khai tạm tính thuế TNDN tạm tính hàng quý
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Làm báo cáo thuế.
- Làm báo cáo tài chính cuối năm
3. Mức lương cơ bản của kế toán nhà hàng
Trên một số website tìm việc làm, thì mức lương cho vị trí nhân viên kế toán nhà hàng hiện nay giao động từ 6.000.000 VND – 10.000.000 VND cộng với các chế độ bảo hiểm, xã hội theo quy định của nhà nước và chế độ phúc lợi của tùy từng nhà hàng khác nhau.
Tuy nhiên để có thể đảm nhận được vị trí kế toán nhà hàng và đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao, ngoài yêu cầu có chuyên môn cao, thì những kỹ năng như tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, quan sát, trung thực,… cũng là yếu tố cần thiết.
4. Sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng để tăng năng suất
Do hạn chế về nguồn lực, nhiều nhà hàng thường để kế toán kiêm nhiệm nhiều vai trò, điều này có thể ảnh hưởng tới năng suất làm việc.
Khi áp dụng hệ thống tự động kết nối dữ liệu, việc hạch toán chứng từ bán hàng, quản lý kho và kiểm soát thu chi sẽ trở nên nhanh hơn và chính xác hơn. Điều này giúp giảm bớt công việc thủ công và hạn chế sai sót. Đây cũng là lý do tại sao các chuỗi nhà hàng lớn và các nhà hàng có doanh thu cao thường sử dụng phần mềm quản lý tự động.
Với Phần mềm kế toán nhà hàng MISA CukCuk, toàn bộ quy trình nhập liệu và xử lý hóa đơn, chứng từ bằng tay đều được được chuẩn hóa và tự động. Cụ thể:
- Theo dõi hàng tồn kho: MISA CukCuk giúp kế toán dễ dàng biết được mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào tồn kho nhiều cần xử lý. Từ đó, phần mềm đề xuất kế hoạch nhập hàng hợp lý, tối ưu chi phí và giảm thiểu lãng phí.
- Tự động hóa quy trình nhập liệu: Phần mềm tự động chuyển hóa đơn từ hệ thống bán hàng MISA CukCuk sang phần mềm kế toán, hạn chế tối đa thời gian nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn.
- Quản lý hóa đơn và chứng từ: Việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng và an toàn hơn, với tính năng lưu trữ và truy xuất hóa đơn điện tử. Không cần phải tốn thời gian kiểm tra hoặc đối chiếu từng loại giấy tờ như trước.
- Tự động hạch toán thu chi: Kế toán có thể tự động ghi nhận các giao dịch thu chi liên quan đến bán hàng, dịch vụ và chi phí hoạt động, giúp việc theo dõi tài chính chính xác và nhanh chóng.
- Báo cáo tài chính chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo về doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo thời gian thực, giúp kế toán có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả hoạt động kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định tài chính đúng đắn.
- Quản lý công nợ: Kế toán có thể dễ dàng theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp, giúp việc thanh toán và thu hồi công nợ trở nên nhanh chóng và chính xác.
5. Tạm kết
Hy vọng với những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk, bạn đã có hình dung cụ thể hơn về các công việc của kế toán của nhà hàng. Trong trường hợp có nhu cầu tuyển dụng vị trí kế toán nhà hàng, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc dựa trên các tiêu chí và đầu việc trên. Chúc bạn kinh doanh hồng phát!
