Kinh nghiệm quản lý nhân sự nhà hàng tối ưu chi phí

Trong kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe thì việc quản lý nhân sự nhà hàng và các loại chi phí dành cho nhân sự là một vấn đề không hề đơn giản. Nếu bạn đang tốn quá nhiều chi phí cho quản lý nhân sự thì hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm được chia sẻ sau đây để cân đối được chi phí và quản lý nhân sự nhà hàng hiệu quả nhất.

I. Tại sao quản lý nhân sự là nghiệp vụ quan trọng trong kinh doanh nhà hàng?

Quản lý nhân sự nhà hàng là một trong những nghiệp vụ quan trọng, được xem là bài toán khó giải nhất trong việc kinh doanh nhà hàng. Hiện nay, các ứng dụng công nghệ phát triển góp phần hỗ trợ việc quản lý trở nên dễ dàng hơn các các khía cạnh như: kiểm soát nguyên vật liệu, bán hàng.

Tuy nhiên, các vấn đề như tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên, theo dõi thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên, đảm bảo lượng nhân viên phục vụ phù hợp với lượng khách của nhà hàng … thì phải do chính người quản lý thực hiện mà máy móc không thể thay thế được.  

Trên thị trường có nhiều doanh nghiệp F&B loay hoay với chiến lược quản lý nhân sự nhà hàng khi mở rộng quy mô chuỗi dẫn đến những sai làm đáng tiếc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

II. 5 cách quản lý nhân sự nhà hàng hiệu quả nhất 

2.1. Phân chia công việc theo từng bộ phận

Trong nhà hàng sẽ có rất nhiều bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách những công việc khác nhau. Vì vậy, việc phân chia công việc một cách rõ ràng, cụ thể và khoa học cho từng bộ phận có thể giúp cho việc quản lý nhân sự đạt hiệu quả cao. 

• Phân công nhiệm vụ cho nhân viên phục vụ, bồi bàn

Phần lớn số lượng nhân sự trong nhà hàng chính là bộ phận nhân viên phục vụ, bồi bàn, tạp vụ. Đây là những người tiếp xúc trực tiếp và thường xuyên nhất với khách hàng. Vì vậy, người quản lý phải biết cách giám sát nhân viên phục vụ của nhà hàng một cách bao quát, toàn diện. 

Tuỳ vào quy mô cũng như lượng khách đến nhà hàng mỗi ngày mà người quản lý phải bổ sung hoặc giảm bớt lực lượng nhân viên phục vụ cho phù hợp. Sau đó lên kế hoạch phân công nhiệm vụ, công việc cho từng người một cách rõ ràng, cụ thể. Hãy chú ý vào năng lực cũng như những kỹ năng mềm của từng người để sắp xếp nhân viên của mình vào đúng vị trí với mức đãi ngộ phù hợp.

• Phân chia công việc cho nhân viên bếp và Bartender

Hương vị món ăn, thức uống chính là điều quan trọng nhất để thu hút lượng lớn khách hàng bên cạnh thái độ phục vụ của nhân viên và dịch vụ của nhà hàng. Vì thế, đầu bếp hay bartender là những nhân vật rất quan

trọng, có sức ảnh hưởng vô cùng lớn đến việc kinh doanh của nhà hàng. Tay nghề chế biến và kinh nghiệm của họ sẽ là yếu tố quyết định tới lượng khách lui tới nhà hàng và có thể tạo ra sức mạnh biến họ thành những vị khách trung thành với nhà hàng. 

Người quản lý nhân viên nhà hàng cần phải lựa chọn, tuyển dụng được những người đầu bếp, bartender có tay nghề cao, đặc biệt là vị trí bếp trưởng. Công việc trong bếp có thể do bếp trưởng phụ trách phân công hoặc do chính người quản lý nhà hàng phân công. Tìm hiểu thêm Quy trình làm việc của nhân viên bar, nhân viên quầy bar có cực không 

Thông thường, người sẽ hỗ trợ chính, là cánh tay đắc lực cho bếp trưởng chính là phụ bếp – người sẽ phụ giúp bếp trưởng trong việc sơ chế nguyên liệu, làm những món đơn giản… Những nhân viên khác trong bếp có kinh nghiệm thì có thể nấu những món nhất định hoặc làm công việc dọn dẹp, chạy vặt … Tất cả mọi người sẽ được giao các vị trí công việc phù hợp với năng lực. Như vậy sẽ tránh được tình trạng mâu thuẫn không đáng.

• Phân công cho nhân viên kế toán, kho

Kế toán và quản lý kho là những công việc đòi hỏi người làm phải hết sức cẩn thận, trung thực và có chuyên môn nghiệp vụ cao. Người quản lý nhân viên nhà hàng phải nắm bắt được điều đó và giám sáti một cách tỉ mỉ, chính xác.

Quản lý cần yêu cầu nhân viên kế toán, quản lý kho phải làm báo cáo hằng ngày/ tuần/ tháng để nắm được công việc thu chi cũng như là hoạt động xuất nhập kho. Ngoài ra, việc kiểm tra kỹ lưỡng, theo dõi sát sao nhân viên cũng giúp bạn hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có và kịp thời giải quyết các trường hợp hi hữu.  

2.2. Đánh giá hiệu quả công việc của từng vị trí

Mỗi bộ phận trong nhà hàng đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng, để các bộ phận có thể hoạt động hiệu quả cần có sự phối hợp và phân công công việc rõ ràng. Tình trạng nhân viên so sánh, tị nạnh trong công việc, người làm ít, kẻ làm nhiều lâu dần có thể gây ra chia rẽ nội bộ, dẫn đến xung đột, năng suất giảm sút.

Chủ nhà hàng hoặc quản lý nhà hàng cần đề ra các mục tiêu cụ thể và có đánh giá khách quan đối với từng bộ phận, từng nhóm nhân viên một cách định kỳ theo từng tuần, từng tháng.

Rất nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này đã gợi ý mục tiêu SMART cho các nhà quản lý. Đó có thể là mục tiêu của chính người quản lý giao cho nhân viên hoặc nhân viên tự lập ra mục tiêu của họ dựa trên các tiêu chí:

• Specific: Cụ thể
• Measurable: Có thể đo lường
• Achievable: Tính khả thi
• Realistic: Tính liên quan
• Timely: Có thời hạn

Với phương pháp này, bạn có thể dễ dàng phân loại, đánh giá nhân viên của mình để từ đó có những chế độ đãi ngộ phù hợp và tạo động lực giúp họ cống hiến và cố gắng hơn nữa.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ theo dõi năng suất nhân viên, các phần mềm quản lý ca… Việc phân chia giờ làm, trách nhiệm công việc kèm theo cũng cần tương ứng với nhau. Thưởng theo năng suất làm việc và khối lượng công việc được giao phó sẽ là động lực để nhân viên cố gắng trong công việc nhiều hơn.

2.3. Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nhân viên

Người quản lý nhân sự nhà hàng phải thường xuyên tổ chức đào tạo, training nhân viên. Việc này không chỉ góp phần củng cố, nâng cao năng lực của nhân viên mà còn giúp nhân viên nắm bắt được công việc cụ thể của mình và các bộ phận khác. Từ đó có sự tương tác, hỗ trợ với nhau nhịp nhàng.

Với cương vị là một người quản lý nhân viên nhà hàng, sau khi tuyển dụng nhân viên thì phải đào tạo họ. Đào tạo cả chuyên môn và nghiệp vụ. Tiếp đó, quản lý nên tổ chức những buổi training, trao đổi thường xuyên theo tháng hoặc quý đối với từng bộ phận.

Điều này sẽ giúp quản lý hiểu hơn về nhân viên của mình để có những giải pháp giúp họ tiến bộ hơn. Hãy nhớ, một người quản lý tốt là người có thể lắng nghe nhân viên của mình và một người nhân viên giỏi là phải biết tiếp thu và cố gắng.

2.4. Xây dựng chế độ lương thưởng hợp lý, rõ ràng

Dù trong bất kì ngành nghề, lĩnh vực nào thì người làm công đều mong muốn công sức mình bỏ ra được đền đáp xứng đáng. Vì vậy, là người quản lý nhân sự nhà hàng, bạn nên đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó đưa ra các chế độ lương, thưởng đẩy đủ hấp dẫn, xứng đáng với công sức mà nhân viên đã bỏ ra. Chế độ lương thưởng có thể theo hình thức tiền mặt, quà tặng hoặc các phần thưởng khác phù hợp với ngân sách nhà hàng.

Điều này không những giúp quản lý nhận được sự tôn trọng, yêu quý mà còn tạo động lực cho nhân viên cố gắng làm việc, khiến họ gắn bó với công việc và cống hiến hết mình cho sự phát triển của nhà hàng.

Dưới đây là một số yếu tố để xây dựng chế độ lương thưởng cho nhân viên nhà hàng:

• Hiệu suất nhà hàng: Doanh số bán hàng, số lượng khách hàng phục vụ, đánh giá từ khách hàng hoặc tiêu chí khác liên quan đến công việc của họ
• Thâm niên làm việc: Các khoản thưởng có thể được thưởng theo thời gian làm việc để thúc đẩy
• Thái độ phục vụ khách hàng: Nhân viên có thể được thưởng dựa trên thái độ phục vụ và sự hài lòng của khách hàng

Có thưởng thì phải có phạt, người quản lý cũng cần phải đưa ra quy tắc làm việc của nhà hàng. Bất kỳ nhân viên nào nếu vi phạm sẽ phải chịu hình phạt tuỳ theo mức độ. Đương nhiên, những quy tắc này phải được sự đồng ý của chủ nhà hàng và toàn bộ nhân viên.

Nhiều tình huống tiêu cực, lương thưởng quá ít, nhân viên rất dễ nảy sinh những vấn đề gian lận, biển thủ nguyên vật liệu hoặc doanh thu của nhà hàng.

Nhiều nhà hàng kinh doanh, quán đông mà vẫn lỗ, không phát triển thêm được cũng một phần bởi khâu quản lý thất thoát và quản lý nhân sự không chặt chẽ. Khiến nhân viên bỏ việc thì dễ nhưng giữ chân người tâm huyết và có năng lực lại là chuyện khó vô cùng.

Tham khảo thêm: Mức lương cơ bản và chế độ lương thưởng cho nhân viên hiện nay 

2.5. Sử dụng các phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng

Nếu các bộ phận nhà hàng đang được vận hành một cách thủ công thì chắc chắn sẽ phải sử dụng khá nhiều nhân viên để đáp ứng được công việc. Trong thời đại công nghệ bùng nổ như hiện nay, xu thế các sản phẩm công nghệ thông tin có thể thay thế sức lao động của con người đang dần chiễm lĩnh xã hội. Nếu vẫn giữ cách làm cũ – cách làm thủ công thì khó có thể cạnh tranh trong thị trường khốc liệt hiện nay.

Ngày nay khi công nghệ kĩ thuật tiến bộ, rất nhiều nhà hàng đã ứng dụng phần mềm để công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Người quản lý có thể nắm bắt được chi phí nhân sự nhà hàng, thời gian làm việc, đánh giá được năng suất làm việc của nhân viên trên cũng một hệ thống.

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp giúp bạn thực hiện rất nhiều công việc theo một quy trình tự động và chuyên nghiệp. Ví dụ, chỉ cần một nhân viên order nhưng có thể thực hiện vài chục order vào giờ cao điểm trên phần mềm, thay vì 2 – 3 người cầm giấy đi từng bàn để ghi món.

Trong khi nhân viên order cho khách tiếp theo thì thực đơn trước đã ngay lập tức được chuyển vào bộ phận chế biến để thực hiện mà nhân viên đó vẫn không phải rời vị trí để mang giấy đi. Công tác vận chuyển đó được thay thế chỉ bằng một nút chạm nhẹ trên điện thoại/máy tính bảng.

Bộ phận bếp chế biến xong, chỉ cần chạm nhẹ trên màn hình điện thoại/máy tính bảng thì nhân viên phục vụ sẽ biết món nào của bàn nào đã được chế biến xong và mang ra phục vụ khách… Ngoài ra thì việc tính tiền, rất nhanh và chính xác không bao giờ thừa hay thiếu tiền của khách.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự nhà hàng. Tùy thuộc vào quy mô, số lượng nhân viên cũng như nhu cầu của nhà hàng mà lựa chọn phần mềm phù hợp.

III. Review một số phần mềm quản lý nhân sự nhà hàng phổ biến nhất hiện nay 

3.1. Phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng MISA CukCuk 

Phần mềm quản lý MISA CukCuk phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA, được sử dụng rộng rãi bởi sự thông minh và các tính năng ưu việt: 

• Quản lý thông tin nhân viên
• phân quyền cho nhân viên sử dụng phần mềm theo vị trí
• Hỗ trợ quản lý nhà hàng giám sát nhân viên từ xa
• Có thể hỗ trợ bộ phận kinh doanh bán hàng từ xa trên điện thoại.
• Tự động lập sổ sách và báo cáo doanh thu dựa trên thời gian làm việc thực của từng nhân viên
• Kiểm soát được số lượng nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà hàng
• Hỗ trợ thu ngân tính toán hóa đơn nhanh chóng, chính xác
• Ngay cả khi không có kết nối internet cũng có thể hoạt động được

3.2. Phần mềm quản lý PosApp

Phần mềm quản lý PosApp hỗ trợ quản lý trong các hoạt động kinh doanh nhà hàng như: Kiểm soát nhập – xuất nguyên liệu của nhà hàng, quản lý doanh thu, báo cáo kho của từng chi nhánh. Khi bị mất điện hay không có internet, vẫn hoạt động bình thường.

*Lưu ý: Anh/Chị cần đăng lý để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm PosApp trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. 

3.3. Phần mềm quản lý Kiotviet 

Phần mềm KiotViet có một số tính năng như: đánh giá được năng suất của từng nhân viên dựa trên báo cáo thực. Sắp xếp được thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món,..

*Lưu ý: Nếu anh/chị đang muốn tìm hiểu giải pháp KiotViet có thể liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết hơn về giá bán và các tính năng sản phẩm.

3.4. Phần mềm quản lý iPOS 

Phần mềm quản lý iPOS – phù hợp với mọi mô hình nhà hàng từ nhỏ lẻ đến chuỗi nhà hàng, giúp chủ nhà hàng và người quản lý dễ dàng theo dõi từ xa trên điện thoại.

*Lưu ý: Anh/Chị cần đăng lý để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm iPOS trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm.  

3.5. Phần mềm quản lý Sapo F&B 

Phần mền quản lý Sapo F&B hỗ trợ quản lý từ xa một cách dễ dàng qua điện thoại, máy tính bảng,… Hệ thống của phần mềm sẽ báo cáo doanh thu từ tổng quan đến chi tiết theo ngày, tuần, tháng cho người sử dụng.  

*Lưu ý: Nếu anh/chị đang muốn tìm hiểu giải pháp Sapo F&B có thể liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết hơn về giá bán và các tính năng sản phẩm.

IV. Tạm kết 

Một nhà hàng muốn đông khách, muốn phát triển cần một đội ngũ nhân viên chất lượng, am hiểu khách hàng. Đôi khi chính những sai lầm trong khâu quản lý nhân sự lại là nguyên nhân chính khiến nhà hàng của bạn lâm vào bế tắc. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thể kinh nghiệm quản lý nhân sự nhà hàng của mình.

Để quản lý nhân viên dễ dàng hơn, MISA CukCuk cung cấp cho bạn giải pháp quản lý từ xa, không còn tình trạng thất thoát, nhân viên quen việc nhanh hơn, cũng như giảm tình trạng quá tải, hỗ trợ nhân viên phục vụ nhanh chóng, năng suất tăng gấp đôi so với thông thường. Liên hệ với MISA CukCuk ngay hôm nay để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết.