Trong quá trình kinh doanh nhà hàng, bên cạnh việc thúc đẩy doanh thu thì việc quản lý kho nhà hàng cũng quan trọng không kém. Nếu không có quy trình quản lý kho rõ ràng, chặt chẽ, sẽ dễ dàng gây ra nhiều lỗ hổng, làm thất thoát hàng hóa hay nguyên liệu của nhà hàng. Cùng MISA CukCuk tìm hiểu quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp nhất qua bài viết sau.
I. Quy trình quản lý kho nhà hàng là gì?
Kho nhà hàng là nơi cất giữ, bảo quản và tập trung các nguyên liệu, thực phẩm của nhà hàng. Kho lưu trữ một số lượng thực phẩm vừa đủ nhằm cung cấp và bổ sung thêm cho nhà hàng mỗi khi cần.
Quản lý kho nhà hàng là một mắt xích vô cùng quan trọng không chỉ để bảo quản nguyên liệu mà còn có vai trò trọng sự quyết định với hoạt động kinh doanh. Nếu nhà hàng có một hệ thống quản lý kho hàng chặt chẽ không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn đảm bảo cho việc kinh doanh của nhà hàng được ổn định.
Nếu bạn đang quản lý kho thủ công (ghi chép sổ sách, excel) có thể sẽ gặp một số vấn đề ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng. Cụ thể như, thiếu nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống, dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Nguyên liệu thất thoát mà không biết. Thậm chí vẫn còn mà vẫn nhập thêm dẫn đến thừa thãi.
Do đó ứng dụng phần mềm vào quản lý kho nhà hàng và xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:
- Theo dõi được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng nguyên liệu.
- Giúp tiết kiệm, rút ngắn thời gian, nhân lực và các chi phí cho nhà hàng.
- Nếu có quy trình quản lý kho nhà hàng chặt chẽ thì sẽ giúp các công việc trong kho diễn ra một cách đều đặn và trơn tru. Khi đã có mẫu quy trình chuẩn, các bộ phận và nhân viên chỉ cần dựa vào đó và làm theo.
- Các công việc trong kho như: nhập, xuất nguyên liệu, sản phẩm, thực phẩm,… nên được chia ra theo từng khâu với từng nhân viên và từng bộ phận phụ trách cụ thể. Từ đó giúp mọi người có thể dễ theo dõi công việc, có trách nhiệm và ý thức với công việc hơn.
- Đối với người chủ, nếu có một quy trình quản lý kho nhà hàng rõ ràng, xuyên suốt, nhân viên tuân thủ vô cùng nghiêm túc sẽ giúp họ cảm thấy yên tâm hơn và có thể tập trung được các mảng quan trọng khác.
- Ngoài ra, còn giúp tạo môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và nhanh chóng cho mọi người.
II. Quy trình quản lý kho gồm những bước nào?
2.1. Quy trình quản lý mã sản phẩm
Bước 1: Thông báo việc nhập hàng, nguyên liệu: khi bộ phận quản lý trực tiếp yêu cầu nhập thêm nguyên liệu, hàng hóa, hãy lập bản báo cáo và gửi tới bộ phận hoặc người phụ trách quản lý mã hàng.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu: bộ phận quản lý mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu trong bản báo cáo, kiểm tra sự tồn tại của sản phẩm đó và đối chiếu.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho để thực hiện việc cập nhật:
- Nếu yêu cầu cấp mã mới: chỉ áp dụng cho các hàng hóa mới vừa nhập và không tồn tại trong danh sách mã hàng trước đó.
- Nếu yêu cầu thay đổi hay xóa mã hàng: cần phải xem xét, cân nhắc yêu cầu và đánh giá sự cần thiết. Nếu yêu cầu ấy hợp lý sẽ tiến hành xóa hay cập nhật mã mới và ngược lại.
Bước 4: Hoàn thành quá trình nhập kho: thông báo có sự thay đổi của mã hàng cho các bộ phận liên quan để có được sự thống nhất hợp lý. Giúp cho quá trình lưu kho về sau được thuận lợi.
2.2. Quy trình quản lý việc nhập kho
- Các bước nhập kho đối với hàng hóa là nguyên vật liệu:
Bước 1: Thông báo cho mọi người kế hoạch nhập nguyên vật liệu.
Bước 2: Kiểm tra chất lượng hàng hóa và đối chiếu.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho.
Bước 4: Hoàn thiện việc nhập kho.
- Các bước nhập kho đối với hàng hóa là thành phẩm:
Bước 1: Các bộ phận nếu có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho.
Bước 2: Người chủ kho thực hiện việc kiểm tra hàng hóa và ký vào phiếu giao nhận thành phẩm.
Bước 3: Bộ phận kế toán hoặc thủ kho lập phiếu nhập kho và ký nhận.
Bước 4: Nhập hàng hóa vào kho, cập nhật thông tin nhập kho vào thẻ kho và phần mềm quản lý kho.
2.3. Quy trình quản lý các hoạt động xuất kho
Bước 1: Gửi đề nghị xuất kho nguyên vật liệu tới quản lý hoặc chủ nhà hàng
Bước 2: Quản lý hoặc chủ nhà hàng sẽ phê duyệt đề nghị
Bước 3: Bộ phận kế toán nhận phiếu đề nghị và tiến hành việc kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu
Bước 4: Thủ kho nhận lệnh và thực hiện việc xuất nguyên vật liệu.
Bước 5: Thủ kho và bộ phận kế toán cập nhật thẻ kho và số liệu tồn kho mới vào hệ thống quản lý kho nhà hàng.
II. Các thiết bị được sử dụng nhiều nhất trong quy trình quản lý kho nhà hàng
Để bảo quản, lưu trữ và quản lý sản phẩm tốt nhất trong kho nhà hàng, phải cần đến khá nhiều các thiết bị hỗ trợ để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Sau đây là các thiết bị được sử dụng phổ biến nhất:
- Giá, kệ kho
Ngày nay, các kho nhà hàng thường sử dụng các loại kệ để hàng trong kho để dễ dàng chứa các nguyên vật liệu, vừa đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học, gọn gàng, vừa bảo quản sản phẩm không bị hư hỏng. Nhất là các kho nhà hàng, cần phải bảo quản cẩn thận vì đa phần các hàng hóa của nhà hàng là những đồ thực phẩm, thức ăn để chế biến các món ăn nên kho nhà hàng thường là các kho đông lạnh để bảo đảm thực phẩm luôn tươi ngon. Loại kệ được sử dụng cũng là kệ kho chuyên dụng cho thực phẩm.
Một số loại giá, kệ thường được dùng trong các kho lạnh nhà hàng như: kệ V lỗ đa năng, kệ kho công nghiệp hoặc các loại giá hàng nặng (đối với kho lạnh có diện tích và quy mô lớn). Phụ thuộc vào diện tích kho hàng, chi phí vốn và trọng lượng hàng hóa để lựa chọn giá, kệ thích hợp nhất.
- Pallet chứa hàng
Đối với các kho nhà hàng thì ngoài các loại giá kệ phổ biến ra thì các pallet cũng vô cùng thuận tiện trong việc chứa hàng và di chuyển hàng hóa. Ngoài ra, các Pallet còn có thể giúp các sản phẩm được bảo quản tốt hơn. Đa số các kho đông lạnh của nhà hàng thường sử dụng Pallet làm bằng nhựa để tránh bị han gỉ và ẩm mốc trong quá trình lưu trữ. Các Pallet được đặt trên các giá kệ Pallet để bảo quản nguyên liệu tốt hơn.
- Phần mềm quản lý kho
Để khắc phục được những vấn đề trên, một giải pháp cần thiết được đề xuất giúp tự động hóa kiểm soát tất cả các vấn đề liên quan tới kiểm soát kho. Từ việc quản lý nhập hàng, xuất hàng, tồn kho, đến hạn sử dụng. Giảm bớt lượng giấy tờ, hóa đơn không cần thiết, lưu thông tin tại một cơ sở dữ liệu duy nhất. Loại bỏ thao tác tính toán thủ công, ghi chép tay cập nhật trên toàn hệ thống. Trong trường hợp mất giấy tờ có thể khôi phục lại hệ thống mà không cần tốn thời gian rà soát.
Phần mềm Quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk là một giải pháp tối ưu cho bạn. MISA CukCuk với chức năng định lượng nguyên vật liệu sẽ giúp bạn nắm được số lượng nguyên vật liệu hàng ngày và từ đó đảm bảo được số lượng hàng nhập vào hôm sau, không gây dư thừa hay thiếu xót.
III. Dùng thử phần mềm quản lý kho nhà hàng MISA CukCuk
Đối với hệ thống hơn 40 loại bảng biểu, báo cáo kho quỹ của MISA CukCuk bạn hoàn toàn có thể nắm rõ tình trạng kho quỹ của mình dễ như trở bàn tay. Hàng hóa được tự động trừ trong kho với mỗi hoạt động bán ra. Đồng thời, bạn cũng có thể quản lý xem nhân viên của mình có thực sự đang thực hiện đúng công việc và trách nhiệm của họ hay không. Tình trạng gian lận được thể hiện rõ thông qua con số dự tính từ lượng bán so với kiểm kê thực tính.
Sử dụng MISA CukCuk bạn sẽ không phải mất quá nhiều tâm sức vào việc quản lý kho mà vẫn đảm bảo được chất lượng hàng hóa và hoạt động xuyên suốt của cửa hàng. Không chỉ vậy, MISA CukCuk là một ứng dụng tổng thể cho phép bạn kết nối mọi khâu trong quá trình kinh doanh nhà hàng, cafe một cách đồng bộ.
MISA CukCuk có nhiều gói giá phần mềm khác nhau đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản lý, mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe từ nhỏ, vừa, lớn đến chuỗi. Chỉ từ 6.000đ/ngày, bạn đã có thể sử dụng phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu chuyên nghiệp nhất.
MISA CukCuk có rất nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn, trợ giá cho khách hàng khi mua gói dịch vụ. Bạn có thể tham khảo chi tiết bảng giá và so sánh tính năng các gói TẠI ĐÂY.
Phần mềm quản lý kho nhà hàng MISA CukCuk kết nối dễ dàng với các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, máy POS mini… giúp cho việc bán hàng quán ăn nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
IV. Tạm kết
Bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng và các bước cơ bản của quy trình quản lý kho nhà hàng. Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi của MISA CukCuk có thể hỗ trợ bạn trong cách quản lý kho nhà hàng tối ưu và hiệu quả. Đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!
