7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp

Nếu mô hình kinh doanh F&B của tôi không quá lớn thì việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng như thế nào là phù hợp? Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm vậy có những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng như thế nào để phù hợp với nhu cầu quản lý và ngân sách?

Đây là những băn khoăn của phần lớn anh chị chủ nhà hàng khi mới kinh doanh và đang tìm kiếm giải pháp quản lý – vận hành phù hơp. Để giúp anh chị dễ dàng chọn lựa được phần mềm mình cần, MISA CukCuk sẽ cung cấp 7 tiêu chí cơ bản để lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp:

Tiêu chí 1: Đáp ứng đầy đủ những nghiệp vụ cơ bản trong quản lý – vận hành F&B

Nếu quản lý nhà hàng bằng ghi chép sổ sách, excel thông thường thì anh chị khó nắm bắt được số lượng hàng hóa bán ra, những mặt hàng gì, bán được bao nhiêu, loại nào nhiều, loại nào ít. Tiền thu được bao nhiêu thì chỉ biết bấy nhiêu. Thậm chí đôi khi xảy ra thất thoát mà cũng không hề hay biết. Kho quỹ lại quản lý cầm chừng, theo cảm tính. Lên kế hoạch dự trù mua hàng, hàng nào còn, hàng nào hết ước lược, hết cũng không rõ là nên mua bao nhiêu là đủ.

Do đó khi chuyển đổi phương pháp quản lý từ thủ công lên ứng dụng công nghệ, cần lựa chọn phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của từng vị trí trong nhà hàng. Cụ thể:

1.1. Phần mềm đáp ứng nghiệp vụ thu ngân nhà hàng

Yêu cầu tối thiểu của bộ phận này là việc tổng hợp hóa đơn và in được hóa đơn cho khách hàng. Chức năng giống như một phần mềm tính tiền. Nếu trước đây, việc chủ quán nhớ nhớ quên quên tính tiền các món gọi thêm thì nay được ghi nhớ trên hệ thống. Việc tính toán thủ công, cộng đơn tay dễ gây nhầm lẫn, tính tiền không chuẩn, khách hàng không tin tưởng phải tính lại.

Việc chủ quán, nhớ nhớ, quên quên tính tiền các món gọi thêm thì nay được ghi nhớ trên hệ thống. Việc tính toán thủ công, cộng đơn tay dễ gây nhầm lẫn, tính tiền không chuẩn, khách hàng không tin tưởng phải tính lại.

Phần mềm quản lý nhà hàng sẽ ghi lại toàn bộ lịch sử giao dịch, thống kế chi tiết các hóa đơn giúp chủ quán nắm được tình hình kinh doanh từng ngày. Không còn việc mơ hồ về doanh thu hay được bao nhiêu, bấy nhiêu nữa.

Mặt khác, việc áp dụng các chương trình khuyến mãi trong quá trình thanh toán cũng khiến cho hoạt động thu ngân trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Khuyến mãi cũng là hoạt động thường xuyên áp dụng, bởi vậy, bên cạnh hoạt động thiết lập các tính năng bán hàng chuẩn, việc tùy chỉnh được các chính sách khuyến mãi cũng được coi là một trong những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng.

1.2. Phần mềm đáp ứng nghiệp vụ order gọi món

Một số nhà hàng quy mô nhỏ và vừa thường tự ghi nhớ các món chế biến hoặc ghi chép bằng tay dẫn đến việc mất thời gian, dễ gây nhầm món, sót món.

Vào giờ cao điểm, khách hàng đông, không quản lý được, dẫn đến tình trạng chờ đợi, xếp hàng, phục vụ chậm. Khách vì thế mà không hài lòng, bỏ đi.

Để hạn chế những tình trạng xấu kể trên, việc ghi nhận món trên phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp gọi chính xác số lượng món cần chế biến, giảm thiểu tình trạng người đến trước phục vụ sau, quá tải vào giờ cao điểm. Đây cũng là tiêu chí tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng quan trọng, anh chị không thể bỏ qua.

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ order gọi món để nâng cao năng suất phục vụ của nhân viên. Đồng thời tiết kiệm nhân sự nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng với hoạt động gọi món là hoạt động, thông tin món ăn rõ ràng, nhân viên có thể kiểm soát được mình đang lựa chọn những món gì, chỗ lưu ý thông tin như thời gian lên món, thành phần trong món…

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk hỗ trợ order từ điện thoại, máy tính bảng Tablet, máy POS với đa dạng hình thức:

• Khách hàng tự order qua app trên trang đặt hàng MISA CukCuk
• Nhân viên nhận order tại bàn trên thiết bị di động cài app MISA CukCuk
• Nhân viên nhận order tại quầy thu ngân
• Self Order để khách hàng tự gọi món tại bàn và gửi yêu cầu đến nhà hàng, không cần chờ nhân viên phục vụ rất tiện lợi.

Lựa chọn phần mềm đáp ứng được tiêu chí nhận order, gọi món giúp nhà hàng tối ưu quy trình bán hàng, hạn chế được nhầm lẫn và thất thoát. Đăng ký trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk TẠI ĐÂY.

1.3. Phần mềm hỗ trợ quản lý kho nguyên vật liệu

Với nhà hàng quy mô nhỏ, nhập nguyên liệu ra sao, kiểm kê nguyên liệu thế nào không quá khó khăn với chủ quán. Tuy nhiên, hoạt động tưởng nhỏ nhưng lại dễ gây thất thoát. Nay mất một, mai mốt mất mười.

Nguyên nhân là việc quản lý nguyên liệu, định lượng không rõ ràng, phần ít, phần nhiều. Nguyên liệu từ đấy cũng mất dần. Vì bản thân chủ quán cũng không hề định lượng được rõ mình cần sắp nguyên liệu như thế nào là đủ dẫn đến tình trạng không thể biết quán có đang bị thất thoát hay không.

Với phần mềm quản lý nhà hàng, bạn cần cân nhắc phần mềm này có thể quản lý nguyên vật liệu chi tiết như thế nào? Báo cáo tồn kho hoặc thông báo các sản phẩm hết hạn hay không? Hoạt động sai lệch giữa kho và thực tế quá giới hạn cho phép sẽ được báo cáo lại như thế nào?

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk giúp anh chị quản lý tạo danh mục nguyên vật liệu, định lượng nguyên vật liệu cho từng món ăn và lập phiếu xuất kho cho các nguyên vật liệu tương ứng phục vụ cho việc quản lý tồn kho.

Nếu nhà hàng của bạn cũng đang gặp những vấn đề về kho NVL, đăng ký dùng thử MISA CukCuk ngay:

1.4. Phần mềm quản lý doanh thu

Một thực trạng mà phần lớn các quán nhỏ gặp phải là không thể kiểm soát được tình hình kinh doanh của mình có những gì. Bán hàng số lượng bao nhiêu, bán loại gì, loại nào đang được ưa chuộng nhất. Tất cả chỉ có thể thông qua hoạt động kiểm kê cuối ngày làm được bao nhiêu, đếm đúng, đủ được bấy nhiêu. Có thể bạn quan tâm: Top 5 phần mềm quản lý doanh thu tốt nhất cho nhà hàng, quán cafe của bạn 

Tuy nhiên, khách đưa tiền có thể nhầm lẫn, mất tưởng không mất. Tiền nguyên vật liệu nhập vào với giá thành bán ra không biết cân đối thế nào cho hợp lý. Lâu dần, quán kinh doanh vẫn có khách mà vẫn không thấy lãi hơn được chút nào.

Nguyên nhân chỉ có một là do việc quản lý vận hành không hiệu quả. Không kiểm soát được tình hình doanh thu, chi phí, cân đối không hợp lý, thấy thoát do quản lý, kiểm kê không chặt chẽ nên mất tiền.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng có thể giúp bạn quản lý doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tồn kho, mua hàng, quỹ. Càng minh bạch chi tiết, chủ quán lại càng dễ dàng kiểm soát tài chính của mình. Đặc biệt, cả nguồn doanh thu từ chuyển khoản, doanh thu tiền mặt đến doanh thu từ những ứng dụng giao hàng.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk cung cấp hệ thông báo cáo dễ hiểu, trực quan và chi tiết dựa trên doanh thu tổng quan và doanh thu theo món ăn. Hỗ trợ anh chị chủ quán quản lý thu chi hiệu quả. Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí TẠI ĐÂY.

Tiêu chí 2: Đơn giản dễ dùng thuận tiện cho nhân viên, quản lý sử dụng 

Phần lớn chủ nhà hàng quy mô vừa, lớn hoặc chuỗi đều là những người bận rộn, ngại các thoa tác rườm rà. Do đó tiêu chí đơn giản, dễ dùng được đặt lên hàng đầu.

• Giao diện thân thiện
• Các thao tác thiết kế tối giản để đạt được hiệu quả tốt nhất
• Sử dụng được trên nhiều thiết bị

Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng nên ưu tiện các đơn vị cung cấp phần mềm hạn chế tối đa thời gian làm quen, hoạt động đào tạo diễn ra nhanh chóng. Đặc biệt là việc sử dụng phần mềm vào những lúc cao điểm, nhà hàng đông khách, nếu không thực sự dễ dùng, phần mềm có thể làm nhân viên bị rối, dẫn đến order thiếu, nhầm lẫn…

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk với giao diện với giao diện thân thiện, các thao tác gọi món – đặt bàn đơn giản. Đặc biệt sử dụng được trên nhiều thiết bị nên tận dụng được những thiết bị sẵn có như máy tính, máy tính bảng, điện thoại, máy POS để bàn… tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

Chỉ 3 bước đăng ký tạo tài khoản dùng thử nhanh chóng, trải nghiệm ngay!

Tiêu chí 3: Chi phí phù hợp

Mặt bằng chung trên thị trường hiện nay, giá dành cho một phần mềm quản lý quán ăn được chia thành 2 loại, phần mềm viết tay và phần mềm đóng gói. Đặc điểm của phần mềm viết tay là giá thành tuy đắt nhưng chất lượng, viết theo đúng yêu cầu cần của quán.

Với các phần mềm đóng gói, dễ dùng quán nào cũng dùng được, yêu cầu cơ bản, giá thành vừa phải, do mà phần mềm viết chung nên một số tính năng chủ quán muốn cá nhân hóa khó có thể sử dụng được.

Tuy nhiên với hiện trạng thực tế, để phù hợp với bài toán kinh phí và nhu cầu sử dụng không quá phức tạp, các quán có thể lựa chọn các phần mềm đóng gói để chủ động hơn trong công việc kinh doanh so với việc đầu tư trọn gói cho phần mềm viết tay.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk có rất nhiều gói giá phù hợp với quy mô kinh doanh và nhu cầu quản lý. Anh chị quan tâm có thể tham khảo báo giá chi tiết tại website MISA CukCuk

Tiêu chí 4: Thương hiệu

Uy tín của thương hiệu/nhà cung cấp là tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm. Để có thể đánh giá được, bạn có thể xem xét website, tìm hiểu về lịch sử hình thành & phát triển thương hiệu, hệ thống giải thưởng, đọc những đánh giá, reivew của những người dùng trước, tìm hiểu các kênh hỗ trợ đào tạo.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk là sản phẩm thuộc Công ty cổ phần MISA – doanh nghiệp với kinh nghiệm hơn 27 năm triển khai giải pháp số cho hơn 250.000 đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp, hộ cá thể.

Trên hành trình phụng sự xã hội của mình, MISA vinh dự được nhận hàng trăm bằng khen, giấy khen, giải thưởng của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Bộ ban ngành, UBND các tỉnh/thành phố, tổ chức nghề nghiệp.

Đây là sự ghi nhận cho những nỗ lực của toàn thể đội ngũ MISA và cũng là động lực để MISA tiếp tục nghiên cứu, phát triển, cho ra mắt nhiều sản phẩm hữu ích với khách hàng, góp phần vào sự phát triển chung của toàn đất nước. 

Tiêu chí 5. Khả năng nâng cấp/cập nhật tính năng mới 

Một số tính năng cơ bản hiện nay như quản lý từ xa, hoạt động được trên mọi thiết bị, phần lớn các phần mềm quản lý quán ăn đều có thể cung cấp. Tuy nhiên cũng cần xác định việc phần mềm đó có hoạt động tốt khi không có internet hoặc các thiết bị kết nối hỏng. Một số quán ăn sử dụng những phần mềm quản lý miễn phí tuy nhiên về sau không nhận được hỗ trợ, phần mềm lỗi, mất thời gian nhập dữ liệu, không xử lý được các nghiệp vụ kịp thời.

Tốc độ xử lý chậm làm ảnh hưởng đến công việc của nhân viên. Người ta thường nói: “Tiện chưa chắc đã lợi”. Đừng để yếu tố rẻ, miễn phí khiến bạn mất thời gian, công sức, thậm chí quản lý sai lệch chỉ vì một phần mềm.

Với MISA CukCuk, việc sử dụng phần mềm khi mất kết nối internet là chuyện vô cùng đơn giản. Thậm chí dữ liệu bán hàng được đồng bộ trên hệ thống ngay sau khi kết nối internet trở lại. Chủ quán không cần lo ngại việc dữ liệu không khớp, hoặc bị sót khi mất kết nối. Trong những trường hợp quán quá tải, độ ổn định của phần mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng, phần mềm không giật, hoạt động trơn tru, mượt.

Ngoài ra, bạn cân nhắc xem phần mềm mình chọn mua có khả năng mở rộng thêm các tính năng, nghiệp vụ bán hàng nhà hàng không. Ví dụ như kết nối với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, kết nối với đa dạng App Foods phổ biến hiện nay…

Tiêu chí 6: Đội ngũ chăm sóc khách hàng

Việc hỗ trợ trong quá trình sử dụng cũng là một trong những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng đáng cân nhắc dành cho chủ quán.

Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, nếu có vấn đề phát sinh MISA CukCuk sẵn sàng hỗ trợ 24/7 thông qua các kênh hỗ trợ sau:

• Tra cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng Online
• Khóa học phần mềm Online
• Cộng đồng hỗ trợ miễn phí qua Facebook
• Diễn đàn hỗ trợ MISA
• Tổng đài tư vấn hỗ trợ 024 999 838 66
• Hotline 0904 88 58 33
• Fanpage Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk

Tiêu chí 7: Kết nối với các thiết bị bán hàng nhà hàng

Lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng kết nối được với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền… để đẩy nhanh tốc độ bán hàng.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk kết nối được với nhều thiết bị phần cứng hỗ trợ quản lý – bán hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn. Tùy theo mô hình kinh doanh và nhu cầu quản lý, anh/chị chủ nhà hàng có thể lựa chọn những thiết bị bán hàng phù hợp.

Tham khảo một số thiết bị cần có cho nhà hàng dưới đây:

• Máy in hóa đơn hay máy in bill chuyên nghiệp. Không cần ghi hóa đơn giấy, hạn chế gian lận
• Ngăn đựng tiền hay khay đựng tiền đựng tiền mua sản phẩm của khách hàng. Khay đựng tiền hỗ trợ phân loại các loại tiền, giảm sai sót khi nhận hoặc trả tiền thừa cho nhân viên.
• Máy POS bán hàng tích hợp các loại thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, thiết bị ghi nhận order, máy tính tiền quán trà sữa, cafe,…
• Máy POS mini cầm tay, tiện di chuyển cho nhân viên nhận order, in phiếu tạm tính cho khách hàng

Trên đây là những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng mà MISA CukCUk đã tổng hợp. Hy vọng các anh/chị sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với quy mô kinh doanh, ngân sách và kinh doanh hồng phát.