Mở quán trà sữa là một trong những mô hình kinh doanh thức uống đang rất phát triển và được ưa chuộng hiện nay, đặc biệt là trong giới trẻ. Không chỉ mang đến những ly đồ uống ngon miệng mà quán trà sữa còn là không gian thư giãn, giao lưu và trò chuyện. Để kinh doanh thành công, cần có cách quản lý quán trà sữa hiệu quả trên các khía cạnh: quản lý nhân viên, quán lý tài chính, quản lý kho nguyên vật liệu, chương trình ưu đãi, giữ gìn vệ sinh và an toàn thực phẩm.
I. Cách quản lý quán trà sữa hiệu quả
1.1. Lập kế hoạch kinh doanh
Việc lập kế hoạch kinh doanh giúp quán trà sữa xác định mục tiêu kinh doanh, hiểu rõ về thị trường, đánh giá khả năng tài chính để có kế hoạch tăng doanh thu và lợi nhuận. Để lập kế hoạch kinh doanh quán trà sữa, anh/chị cần thực hiện theo các bước sau:
Cụ thể:
- Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu về thị trường trà sữa, đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng để có thể đưa ra kế hoạch kinh doanh hợp lý.
- Định vị thương hiệu: Xác định mục tiêu khách hàng, phân định điểm mạnh và điểm yếu của thương hiệu quán trà sữa của anh/chị để có thể tạo được sự khác biệt và thu hút khách hàng.
- Lập kế hoạch tài chính: Xác định nguồn vốn, chi phí đầu tư, lợi nhuận mong muốn và thời gian hoàn vốn để đưa ra kế hoạch tài chính hợp lý.
- Thiết kế quán: Lựa chọn thiết kế phù hợp với thương hiệu và khách hàng mục tiêu, bố trí không gian sao cho tiện lợi và thuận tiện cho khách hàng. Ví dụ như ý tưởng Thiết kế quán trà sữa ngồi bệt độc đáo thu hút khách hàng.
- Xây dựng menu trà sữa: Lựa chọn các sản phẩm trà sữa phù hợp với thị trường và khách hàng mục tiêu, đồng thời đưa ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn.
- Quảng bá thương hiệu: Đưa ra các chiến lược quảng bá để tạo sự chú ý và thu hút khách hàng, đồng thời xây dựng mối quan hệ với khách hàng để tạo sự trung thành.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về kỹ năng phục vụ khách hàng, quản lý quán và giữ vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch: Theo dõi và đánh giá kết quả kinh doanh để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh sao cho phù hợp với thị trường và nhu cầu khách hàng.
1.2. Cách quản lý nhân viên quán trà sữa
Kinh doanh quán trà sữa, quy mô nhỏ hay lớn đều cần có người hỗ trợ như thu ngân, pha chế, phục vụ, tạp vụ, bảo vệ… Tùy từng quy mô, anh/chị có thể cắt giảm bớt nhân sự hoặc kiêm nhiệm nhiều công việc.
Việc kinh doanh quá trà sữa có trơn tru hay không, khách hàng có hài lòng hay không phụ thuộc nhiều vào thái độ phục vụ của nhân viên. Do đó giai đoạn đầu setup quán, nên tìm kiếm và lựa chọn nhân viên có kinh nghiệm, kỹ năng phục vụ. Sau đó sẽ đào tạo cho nhân viên kiến thức về các loại trà sữa, cách pha chế hương vị và xử lý tình huống để phục vụ khách hàng tốt hơn. Đặc biệt về các kỹ năng giao tiếp, cách thức làm việc nhóm và giải quyết các vấn đề khách hàng.
Việc tạo ra môi trường làm việc tốt, không drama sẽ giúp nhân viên thoải mái, vui vẻ và làm việc năng suất hơn. Anh/chị nên đầu tư các thiết bị và công cụ dụng cụ chuyên nghiệp để các bạn nhân viên có thể phục vụ khách hàng tốt nhất.
Để phân công công việc hợp lý, anh/chị tham khảo một số gợi ý sau:
- Phân công công việc cho nhân viên phù hợp với kỹ năng và năng lực của họ.
- Đảm bảo rằng các nhân viên được phân công công việc một cách công bằng và không quá tải.
- Theo dõi hoạt động kinh doanh và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
- Cải thiện các kế hoạch và quy trình làm việc để tăng cường hiệu quả làm việc.
Ngoài việc trực tiếp có mặt tại quán hoặc lắp camera giám sát thì sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa sẽ giúp anh/chị phân quyền nhân viên bán hàng trà sữa theo ca, vị trí hạn chế gian lận.
Bên cạnh đó, chủ quán có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa đơn hàng trong hệ thống báo cáo của phần mềm quản lý quán trà sữa. Báo cáo thể hiện rõ chênh lệch giữa các lần chỉnh sửa ra sao, ai là người chỉnh sửa, thời gian chỉnh sửa. Hỗ trợ tuyệt đối cho chủ quán chống gian lận.
Anh/chị dễ dàng tạo tài khoản dùng thử phần mềm quản lý trà sữa tại đây:
1.3. Quản lý doanh thu – lợi nhuận quán trà sữa
Quản lý doanh thu – lợi nhuận là một yếu tố quan trọng trong việc kinh doanh quán trà sữa, giúp anh/chị kiểm soát chi phí và tối ưu các khoản chi phí như nguyên vật liệu, chi phí nhân viên, chi phí thuê mặt bằng và các chi phí khác. Thông qua báo cáo doanh thu – lợi nhuận, anh/chị sẽ phát hiện ra những vấn đề kinh doanh và có giải pháp kịp thời.
Dưới đây là một số chỉ số và gợi ý để quản quản lý doanh thu hiệu quả, tránh thất thoát:
- Lập kế hoạch tài chính: Xác định chi phí, doanh thu và lợi nhuận mong muốn, đưa ra các mục tiêu tài chính để thực hiện.
- Quản lý chi phí: Theo dõi hàng thàng, kiểm soát và tìm cách tiết kiệm chi phí.
- Quản lý doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Tìm cách tăng doanh thu thông qua quảng cáo, tổ chức khuyến mãi/ưu đãi, thêm đồ uống mới.
- Theo dõi lợi nhuận
- Quản lý thu – chi hàng ngày, lập bảng cân đối kế toán để đảm bảo cân đối thu chi,
Bí quyết để quản lý doanh thu tự động, chính xác là sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa. Với hệ thống báo cáo kinh doanh theo giờ, theo mặt hàng, anh/chị chủ quán có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, tức thời mà không cần mất thời gian thống kê.
Ví dụ, dưa vào doanh thu theo mặt hàng anh/chị biết được đồ uống nào được yêu thích nhất (best seller) để nhập thêm nguyên vật liệu hoặc quảng cáo để gia tăng doanh số. Đồ uống nào doanh số thấp hoặc không có đơn đặt thì cân nhắc loại bỏ khỏi menu.
1.4. Quản lý nguyên vật liệu quán trà sữa
Nguyên liệu chế biến trà sữa chủ yếu là nguyên liệu tiêu hao, có hạn sử dụng và cần bảo quản cẩn thận như sữa đặc, đừng, hoa quả tươi,… Do đó để hạn chế tình trạng thất thoát nguyên liệu, cần có hệ thống quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả.
Các bước cần thực hiện để quản lý nguyên vật liệu quán trà sữa gồm:
- Lập kế hoạch đánh giá tình trạng tồn kho định kỳ và có phương án cần thiết để điều chỉnh nguồn cung cấp hoặc xử lý hàng tồn kho.
- Kiểm tra chất lượng: Cần kiểm tra chất lượng bcác nguyên vật liệu trước khi nhập kho để đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
- Xác định số lượng cần nhập: Cần xác định số lượng nguyên vật liệu cần nhập để đảm bảo đủ nguồn cung cấp và tránh tình trạng tồn kho quá nhiều.
- Lưu trữ: Cần lưu trữ nguyên vật liệu trong kho với điều kiện đảm bảo an toàn và vệ sinh thực phẩm.
- Theo dõi và báo cáo: Cần theo dõi và báo cáo tình trạng tồn kho, nguồn cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu để đưa ra các phương án điều chỉnh phù hợp.
- Lên rõ định lượng của từng loại theo công thức ấn định
1.5. Quản lý chất lượng đồ uống
Quản lý chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của một quán trà sữa. Dưới đây là một số cách để quản lý chất lượng sản phẩm của quán trà sữa:
- Đảm bảo nguồn nguyên liệu chất lượng: Quán trà sữa cần đảm bảo rằng nguồn nguyên liệu như trà, sữa, đường và topping được mua từ những nhà cung cấp đáng tin cậy và có chất lượng tốt.
- Đảm bảo quy trình sản xuất đúng chuẩn: Quán trà sữa cần có quy trình sản xuất đúng chuẩn để đảm bảo rằng sản phẩm đạt chất lượng yêu cầu và an toàn cho sức khỏe của khách hàng.
- Đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo về quy trình sản xuất, cách thức phục vụ và các quy định về an toàn thực phẩm.
- Kiểm soát chất lượng: Quán trà sữa cần có hệ thống kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm đạt chất lượng và an toàn cho sức khỏe của khách hàng. Hệ thống này có thể bao gồm kiểm tra sản phẩm trước khi phục vụ, kiểm tra an toàn thực phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm từ phía khách hàng.
- Phản hồi khách hàng: Quán trà sữa cần lắng nghe phản hồi từ khách hàng về chất lượng sản phẩm để có thể cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình.
1.6. Quản lý quan hệ khách hàng của quán trà sữa
Quản lý khách hàng trong quán trà sữa là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh giúp tăng doanh số bán hàng, tăng tính cạnh tranh và nâng cao hình ảnh thương hiệu của quán trà sữa. Thông qua các chương trình khuyến mãi trà sữa, giảm giá, thẻ thành viên và các hoạt động marketing khác, quán trà sữa sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.
Tham khảo một số cách quản lý & chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sau:
- Thu thập thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ email và phân loại khách hàng để tiện chăm sóc.
- Tạo chương trình khách hàng thân thiết như giảm giá, tặng quà, điểm thưởng để khách hàng cảm thấy được quan tâm. Các chương trình khuyến mãi và thẻ thành viên này cũng giúp chủ quán trà sữa tăng doanh số bán hàng và tính cạnh tranh trên thị trường.
- Thường xuyên phản hồi lại feedback, giải quyết các vấn đề và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Chất lượng đồ uống ổn định, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và dịch vụ tốt, nhân viên thân thiện và nhiệt tình với khách hàng.
- Sử dụng công nghệ để quản lý và chăm sóc khách hàng. Ví dụ như sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để thu thập thông tin và gửi thông tin khuyến mãi đến khách hàng.
II. Những lưu ý khi quản lý quán trà sữa
Khi quản lý quán trà sữa, có một số lưu ý để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và thu hút được nhiều khách hàng, cụ thể:
- Luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng, cải thiện chất lượng đồ uống và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Đào tạo nhân viên thường xuyên vì nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý quán trà sữa. Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên thường xuyên để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tăng hiệu quả kinh doanh.
- Cập nhật xu hướng mới trong ngành để tạo ra các sản phẩm mới và thu hút khách hàng.
- Vệ sinh an toàn thực phẩm là yếu tố quan trọng trong kinh doanh F&B, góp phần tạo dựng niềm tin cho khách hàng. Do đó, kinh doanh quán trà sữa cần đảm bảo vệ sinh và an toàn thực phẩm đúng cách.
III. Tạm kết
Để kinh doanh quán trà sữa thành công, thương hiệu phát triển và có lượng khách hàng trung thành thì không dễ dàng. Tuy nhiên, nếu biết cách quản lý quán trà sữa hiệu quả sẽ phát triển và đem lại lợi nhuận tốt. Hy vọng với những gợi ý trên của MISA CukCuk, anh/chị sẽ có những chiến lược kinh doanh quán phù hợp.
Đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!
