Để quản lý quán ăn nhỏ hiệu quả, bạn cần có kinh nghiệm kinh doanh, khả năng quản lý tài chính và công cụ hỗ trợ phù hợp. Hiện nay, có nhiều cách quản lý quán ăn như dùng sổ sách, Excel hoặc phần mềm quản lý chuyên nghiệp. MISA CukCuk sẽ phân tích chi tiết các giải pháp quản lý quán ăn nhỏ hiệu quả trong bài viết dưới đây.
1. Quản lý quán ăn nhỏ cần lưu ý những vấn đề gì?
Dưới đây là một số điểm quan trọng cần chú ý để giúp quán ăn của bạn hoạt động hiệu quả:
1.1. Chuẩn bị vốn và quản lý tài chính
Quản lý tài chính là yếu tố cốt lõi để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. Trước khi mở quán, bạn cần xác định rõ số vốn mình có và dự tính chi phí cần bỏ ra. Thông thường, mở một quán ăn nhỏ cần từ 100 – 300 triệu đồng, bao gồm chi phí cố định như thuê mặt bằng, mua sắm nguyên vật liệu, dụng cụ, trang thiết bị nhà bếp…
Nhiều quán ăn nhỏ thường gặp phải tình trạng “lãi giả lỗ thật” do không biết cách quản lý dòng tiền hiệu quả. Để tránh điều này, bạn cần liên tục theo dõi các khoản chi tiêu hàng ngày, kiểm soát lượng tiền ra vào và dự trù chi phí cho những tình huống phát sinh. Việc có một kế hoạch tài chính rõ ràng không chỉ giúp bạn quản lý vốn tốt hơn mà còn giúp xác định thời điểm cần cắt giảm chi phí để duy trì hoạt động kinh doanh.
1.2. Quản lý doanh thu, lợi nhuận quán ăn nhỏ
Chủ quán cần biết chính xác hôm nay quán bán được bao nhiêu, sau khi trừ các chi phí, còn lại bao nhiêu lợi nhuận giúp bạn loại bỏ và giảm thiểu tối đa các chi phí lãng phí. Đặc biệt, việc thống kê doanh thu theo ngày, tuần, tháng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể và đánh giá chính xác tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp.
Ngoài ra bạn có thể sử dụng dữ liệu doanh thu để xác định những món ăn nào đang bán chạy và những món ít được gọi, từ đó điều chỉnh thực đơn sao cho hiệu quả. Việc này cũng giúp bạn tập trung nguồn lực vào những sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất, thay vì phân tán vào quá nhiều món không mang lại doanh thu đáng kể.
1.3. Quản lý phiếu order hoặc hóa đơn bán hàng
Phiếu order và hóa đơn là những chứng từ quan trọng. Phiếu order không chỉ đơn thuần là ghi lại món khách gọi mà còn cung cấp thông tin về thói quen, sở thích của khách hàng, giúp bạn đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp để kích thích mua hàng.
Đối với các quán ăn nhỏ, dù nhu cầu quản lý đơn giản hơn so với nhà hàng lớn, việc theo dõi phiếu order vẫn rất cần thiết. Nó giúp bạn kiểm soát được dòng tiền và tránh tình trạng thất thoát do quản lý không chặt chẽ. Nếu áp dụng đúng, đây cũng là cách giúp bạn nhận ra các mặt hàng bán chạy, từ đó điều chỉnh nhập nguyên liệu phù hợp.
Lưu ý: Để chọn được giải pháp quản lý phù hợp, bạn cần xây dựng một quy trình vận hành hiệu quả. Điều này có thể bao gồm từ việc tiếp nhận đơn hàng, chuẩn bị món ăn, đến việc ghi nhận thanh toán và quản lý tồn kho. Bạn có thể tham khảo quy trình vận hành phổ biến của quán ăn nhằm tối ưu hóa hoạt động hàng ngày.
2. Các giải pháp quản lý quán ăn nhỏ phổ biến hiện nay
2.1. Giải pháp quản lý truyền thống
Đối với quán ăn nhỏ với lượng khách vừa phải và số nhân viên không nhiều, việc quản lý bằng sổ sách hoặc Excel là một giải pháp đơn giản tương đối phù hợp.
Thứ nhất, sử dụng sổ sách hay Excel giúp tiết kiệm chi phí. Đối với những quán mới khởi nghiệp với vốn ít, đây là phương pháp phổ biến, dễ thực hiện và vẫn mang lại hiệu quả quản lý nhất định. Đặc biệt, các quán ăn dạng xe đẩy, vỉa hè, hoặc mô hình take-away, nơi việc thanh toán và phục vụ diễn ra nhanh chóng, có thể hưởng lợi từ cách quản lý thủ công mà không phải chi phí cho máy móc.
Thứ hai, đầu tư vào các thiết bị hiện đại đòi hỏi phải bảo trì thường xuyên, gây ảnh hưởng đến nguồn vốn nhỏ của quán. Máy móc có thể hư hỏng và cần sửa chữa hoặc thay mới, làm tăng thêm chi phí quản lý. Với phương pháp thủ công, bạn không phải lo về những vấn đề này và có thể tập trung nguồn lực vào việc vận hành quán.
Thứ ba, quản lý thủ công cũng có những ưu điểm riêng:
- Ghi chép sổ sách: Linh hoạt, dễ mang theo và có thể chủ động thêm hoặc bớt nội dung theo nhu cầu. Cách này phù hợp với những quán ăn siêu nhỏ, nơi cần quản lý tổng quát mà không phải xử lý quá nhiều số liệu.
- Excel: Là công cụ miễn phí, dễ dàng tạo mới các file quản lý theo nhu cầu. Nhờ các công thức tính toán và cách khai báo dữ liệu đa dạng, bạn có thể tạo bảng thống kê, báo cáo, phân tích dữ liệu. Phương pháp này phù hợp với các quán nhỏ, có dữ liệu ít và không nhiều nhân sự.
Tải file Excel quản lý thu chi cho quán ăn nhỏ TẠI ĐÂY THAY SỐ DÙNG ĐƯỢC NGAY!
Tuy nhiên, phương pháp thủ công có thể gặp nhiều bất cập khi xử lý lượng dữ liệu lớn, hoặc nếu bạn không rành về Excel. Ngoài ra, nếu quán đông khách hơn, việc ghi chép thủ công sẽ dễ xảy ra sai sót. Để khắc phục hạn chế này, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quán ăn nhỏ để tự động hóa quy trình bán hàng, giúp hoạt động kinh doanh trở nên chuyên nghiệp hơn.
2.2. Giải pháp dùng phần mềm quản lý quán ăn nhỏ
Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ là công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng, tính tiền và vận hành quán ăn hiệu quả, được cài đặt trên các thiết bị như máy tính, máy POS, điện thoại,… Với phần mềm này, bạn có thể quản lý thực đơn, order, tính tiền, in hóa đơn, theo dõi doanh thu – lợi nhuận nhanh chóng và chính xác.
Trên thị trường hiện nay, có nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý quán ăn, trong đó nổi bật nhất là MISA CukCuk. Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng phù hợp cho quán ăn nhỏ, đồng thời cũng có khả năng mở rộng và quản lý khi quán phát triển thành chuỗi.
Đối với mô hình quán ăn nhỏ, MISA CukCuk hỗ trợ:
- Nhận order, gọi món linh hoạt: Phần mềm giúp nhân viên ghi nhận order nhanh chóng trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Món ăn gửi thẳng đến bếp ngay lập tức, giúp tăng tốc độ phục vụ.
- Bán hàng, thu ngân, in bill nhanh chóng: Thay vì ghi chép thủ công sau mỗi giao dịch hoặc nhập liệu vào Excel cuối ngày, phần mềm tự động cập nhật dữ liệu sau mỗi đơn hàng. Bạn dễ dàng xem báo cáo doanh thu theo món, thời gian hoặc ca làm việc của nhân viên, giúp quản lý hiệu quả và giảm sai sót.
- Tối ưu hoạt động bán hàng online: MISA CukCuk tích hợp với GrabFood, AhaMove… và cung cấp tính năng tạo website đặt hàng online qua CukCuk Web, giúp quán ăn mở rộng kênh bán hàng và tăng doanh số.
- Giao diện thân thiện – tích hợp trên nhiều thiết bị: MISA CukCuk có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và có thể cài đặt trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, máy POS. Bạn có thể tận dụng thiết bị bán hàng sẵn có của quán để cài đặt MISA CukCuk.
Hơn 50.000+ nhà hàng, quán ăn, quán cafe đã tin chọn MISA CukCuk, trong đó có Chuỗi nhà hàng Vua Cua, Hệ thống Sữa chua trân châu Hạ Long, Chuỗi nhà hàng 30 năm Hoàng Ty Group… và nhiều khách hàng khác. DÙNG THỬ NGAY!
3. Tạm kết
Việc lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp với quy mô và nhu cầu của quán ăn nhỏ sẽ giúp bạn kinh doanh hiệu quả, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa thất thoát. Khi mới bắt đầu, bạn có thể sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống như sổ sách hoặc Excel. Tuy nhiên, để phát triển lâu dài và mở rộng, sử dụng phần mềm quản lý quán ăn là giải pháp hợp lý và hiệu quả nhất. Chúc bạn kinh doanh thành công!
