Phần mềm quản lý nhà hàng buffet là giải pháp công nghệ không thể thiếu, giúp nhà hàng vận hành mượt mà, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu cách phần mềm này giúp bạn tự động hóa quy trình và mang lại hiệu quả kinh doanh như thế nào nhé.
1. Nhà hàng buffet của bạn thuộc loại hình nào? Cách thức vận hành ra sao?
Kinh doanh mô hình nhà hàng buffet hiện nay có rất nhiều cách phục vụ. Tuy nhiên, chủ yếu có 2 mô hình phổ biến dưới đây:
| Buffet quầy line | Buffet gọi món | |
| Hình thức phục vụ |  |
 |
| Các món ăn được chuẩn bị sẵn tại khu vực quầy line chung. Khách hàng sẽ ghé thăm các quầy line, chủ động lựa chọn món mình ưa thích và mang về khu vực của mình để thưởng thức. | Đây là hình thức khách hàng chủ động lựa chọn các suất buffet đã được liệt kê sẵn tùy theo từng mức giá và phù hợp với nhu cầu dùng bữa của thực khách. | |
| Đặc điểm |
Đặc điểm của mô hình này là các món ăn luôn được bày sẵn sàng, chia khu như: quầy khai vị (với các món như salad, súp, các món ăn nhẹ…), quầy hải sản (các loại hải sản được chế biến), quầy các món đặc sản (các loại sushi, thịt nướng thậm chí các món dân dã, đặc sản vùng miền…), quầy bánh ngọt và tráng miệng. |
Đặc điểm của những mô hình này là khách hàng không cần trực tiếp đến khu vực quầy line để lựa chọn món chính cho bữa ăn, mà thay vào đó nhân viên sẽ là người trực tiếp phục vụ món của mình tại bàn, theo mong muốn. Các mô hình này thường sẽ áp dụng hình thức lẩu nướng nhiều hơn thay vì số lượng món nhiều và đa dạng chế biến như buffet quầy line. |
| Một số nghiệp vụ khác biệt |
|
|
Mỗi mô hình có cách thức vận hành khác nhau. Để tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, bạn nên sử dụng phần mềm nhà hàng buffet để hỗ trợ toàn bộ các nghiệp vụ quản lý vận hành và bán hàng tính tiền.
2. Phần mềm quản lý nhà hàng buffet có thể hỗ trợ những nghiệp vụ gì?
2.1. Nghiệp vụ bán hàng nhà hàng buffet
a. Ghi nhận chỗ, đặt lịch, nhận đơn theo số lượng khách
Với các mô hình kinh doanh ẩm thực, việc đảm bảo chất lượng phục vụ là vô cùng quan trọng, đặc biệt là đảm bảo mô hình không bị rơi vào tình trạng quá tải, dẫn đến việc thực khách chờ đợi, chậm trễ, không được phục vụ kịp thời.
Các mô hình kinh doanh buffet thì lại càng quan trọng điều này. Để thực khách có thể được thưởng thức đầy đủ, thỏa thích các món trong thực đơn với trạng thái tươi mới nhất, nhà hàng buffet cần bày trí không gian với sức chứa đủ lớn, đồng thời chủ động trong việc nhận khách để có sự điều phối hợp lý trong trường hợp khách đông.
Đó cũng chính là lý do vì sao, phần mềm quản lý nhà hàng buffet đặc biệt cần tính năng ghi nhận chỗ, thời gian khách hàng ghé đến và số lượng khách ghé đến. Đây là một tính năng không mới, nhưng không phải đơn vị cung cấp phần mềm nào cũng đáp ứng hoặc đáp ứng không trọn vẹn. DÙNG THỬ NGAY!
Thay vì việc tốn nhân sự kiểm tra số lượng bàn trống, khu vực trống thì với phần mềm, hoạt động ghi nhận chỗ chỉ gói gọn trong 1 màn hình. Nhân viên cũng có thể xác nhận với khách hàng về thời gian, số lượng thực khách để điều phối những khách hàng chưa có lịch hẹn trước mà không làm mất thời gian của cả đôi bên.
>> TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNG ĐẶT CHỖ XẾP BÀN CHO NHÀ HÀNG BUFFET<<
b. Ghi nhận gói buffet sử dụng, đồ uống đi kèm
Việc ghi nhận khách hàng sử dụng gói buffet nào, sử dụng những đồ uống gì sẽ hỗ trợ để nhân viên chủ động hơn trong việc phục vụ theo yêu cầu của thực khách đặc biệt là với mô hình buffet gọi món.
Bên cạnh đó, việc đồng bộ còn phải được thực hiện trên hệ thống từ thu ngân đến bộ phận bếp, chế biến và nhân viên phục vụ, đảm bảo phối hợp không bị sai, thiếu mất order của thực khách.
Trường hợp nhà hàng có nhiều gói buffet khác nhau, việc ghi nhận rõ bàn nào lựa chọn suất buffet nào sẽ giúp nhân viên giảm thiểu việc phục vụ nhầm các gói buffet.
Nếu có nhiều nhân viên cùng hỗ trợ, phục vụ cũng đều chủ động nắm được thông tin bàn của mình nhận được như khách đã gọi món gì, còn món gì chưa lên, gói buffet nào, có yêu cầu gì về đồ uống không. Tính năng này cũng giúp nhà hàng hạn chế được việc phục vụ sai gói buffet.
c. Khách hàng tự gọi món tại bàn
Đặc điểm của các mô hình buffet là việc khách hàng được chọn lựa không giới hạn món ăn, việc bố trí nguồn lực phù hợp để đảm bảo phục vụ kịp thời đối từng khu vực bàn là điều vô cùng khó khăn.
Bài toán đặt ra là tuyển thêm nhiều nhân sự, gia tăng chi phí đồng thời cũng đi liền với việc phân bổ nhiệm vụ và cân tải công việc phù hợp, tuy nhiên nếu làm theo cách này, chủ mô hình sẽ gặp phải tình trạng, sẽ có lúc nhân sự bị dư thừa do công suất phục vụ của nhà hàng những khoảng thời gian thấp điểm.
Bởi vậy, với quy trình tự động hóa khâu gọi món, nhân viên của bạn chỉ cần tập trung chính vào hoạt động phục vụ và tư vấn khách hàng vào thời điểm ban đầu là được. Nhà hàng sẽ có 2 phương án để triển khai:
| Với quy mô lớn | Với quy mô vừa |
| Mỗi bàn sẽ được chuẩn bị một thiết bị gọi món (tablet), khách hàng dùng tablet được thiết lập sẵn để thực hiện gọi món trên hệ thống. Khách hàng được tích chọn, tìm kiếm các món mình mong muốn và gửi về bếp để chuẩn bị, vô cùng thuận tiện. | Nhà hàng có thể chuẩn bị các mã QR code dán trên mặt bàn (Tên gọi khác của menu điện tử). Khách hàng đến thưởng thức món có thể quét mã tại đó bằng chính điện thoại thông minh của mình. Các thao tác nhấp chọn món đều tương tự như sử dụng điện thoại đặt món trực tuyến trên các ứng dụng giao hàng. |
 |
 |
| Phương án này thường áp dụng với các thương hiệu quy mô lớn, có sự đầu tư, chuỗi khi số lượng thiết bị tương đối lớn. Đặc biệt, phần mềm áp dụng khi cân tải nhiều thiết bị cũng cần đủ khả năng để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, mượt mà. | Phần mềm quản lý nhà hàng buffet sẽ ghi nhận và chuyển thông báo đến bộ phận bếp để chuẩn bị món, phục vụ theo ghi nhận.
|
d. Kiểm đếm đồ uống, món khách gọi thêm dễ dàng
Một trong những khâu gây đau đầu của các nhà hàng nói chung và mô hình nhà hàng buffet nói riêng là việc kiểm đếm đồ uống.
Đây cũng là khâu dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót và gian lận nhất trong quá trình vận hành. Nhiều trường hợp nhân viên thực hiện in tạm tính rồi sửa hóa đơn sau đó bỏ túi phần chênh lệch. Quản lý không biết để kiểm soát dẫn đến hao hụt doanh thu, mất mà không biết. Khách cũng không cảm thấy thoải mái khi thưởng thức tại quán.
Thay vì quản lý thủ công, mọi hoạt động order đều được ghi nhận trên hệ thống chính xác, chi tiết đến tên nhân viên thực hiện cũng như mọi hoạt động sửa đổi, điều chỉnh hóa đơn.
Thao tác kiểm đếm món ăn, đồ uống trên phần mềm bán hàng nhà hàng buffet cũng rất đơn giản: Click vào bàn đang phục vụ -> Chọn Kiểm đồ.
e. Hỗ trợ thanh toán bằng nhiều hình thức
Nếu trước kia để thanh toán hóa đơn, khách hàng sử dụng tiền mặt là chủ yếu thì giờ đây, khi công nghệ tác động đến hành vi tiêu dùng, nhiều thực khách lựa chọn ví điện tử, các hình thức chuyển khoản vì tính chính xác, nhanh chóng và thông dụng của chúng. Không cần chuẩn bị quá nhiều tiền mặt, hoặc sử dụng quá nhiều thẻ thanh toán, nhiều thao tác xử lý chỉ trong 1 chạm.
Trải nghiệm đến nhà hàng buffet của thực khách là một trải nghiệm xuyên suốt. Do đó, hãy cố hoàn thiện dịch vụ của mình ở tất cả các vị trí, đặc biệt là đến các bước cuối cùng như thanh toán.
Phần mềm quản lý nhà hàng buffet MISA CukCuk với đa dạng các hình thức thanh toán: thẻ ATM, thẻ tín dụng, các hình thức chuyển khoản, các loại ví điện tử phổ biến trên thị trường… Tính tiền in hóa đơn linh hoạt hơn với phần mềm quản lý nhà hàng buffet MISA CukCuk.
f. Áp dụng các chương trình khuyến mãi theo thiết lập
Việc tổ chức các hoạt động khuyến mãi theo dịp như sinh nhật khách hàng, các ngày lễ tết hoặc các chiến dịch thúc đẩy doanh số đều cần có sự hệ thống, được phổ biến để nhân viên nắm rõ cũng như đồng nhất với phần mềm quản lý nhà hàng buffet.
Để có thể làm được điều đó, phần mềm cần đáp ứng tính năng áp dụng đa dạng khuyến mãi, khuyến mãi có điều kiện, khuyến mãi với từng chi nhánh và khuyến mãi chung của hệ thống. Một số chương trình khuyến mãi phổ biến như:
- Tặng món
- Giảm giá theo món
- Giảm giá theo hóa đơn
- Mua m món X tặng n món Y
Bạn dễ dàng xem được hiện tại nhà hàng của mình đang triển khai những hình thức ưu đãi nào, hiệu quả của từng hình thức ra sao, mặt hàng nào được bán chạy nhất trong các hoạt động ưu đãi nói chung của nhà hàng.
|
Dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý nhà hàng buffet MISA CukCuk
|
2.2. Nghiệp vụ quản lý
a. Quản lý tình trạng xuất – nhập tồn kho, hạn sử dụng nguyên vật liệu
Sự khác nhau giữa 2 mô hình buffet quầy line và buffet gọi món nằm ở chỗ
- Buffet quầy line sử dụng phương pháp kiểm kê để xử lý hàng hóa trong kho. Nhân viên sẽ kiểm kê sau một ngày lượng hàng hóa tiêu thụ hết bao nhiêu, trong kho còn bao nhiêu, từ đó cân đối với mức quy định của nguyên vật liệu và lên danh sách dự trù cho hôm sau.
- Buffet gọi món: sử dụng phương pháp định lượng nguyên vật liệu/mặt hàng khách gọi. Các món được phục vụ tiêu chuẩn theo lượt và bày sẵn trên các đĩa với đúng định lượng từ trước để đảm bảo không gặp phải tình trạng đĩa thực phẩm ít, nhiều, chênh lệch và đảm bảo nhà hàng không bị thất thoát phần nguyên liệu hoặc chế biến vượt ngưỡng nguyên vật liệu cho phép.
Trong phần kho của phần mềm quản lý nhà hàng buffet cũng cần phân chia các loại nguyên vật liệu theo nhóm, định mức nguyên vật liệu/món… Bên cạnh đó, hoạt động nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu cũng cần được tường minh, đặc biệt về số lượng, hạn dùng… để quản lý/ bếp trưởng dựa vào đó cân đối với hoạt động của nhà hàng và đưa ra quyết định mua hàng hoặc có những điều chỉnh với các món ăn một cách phù hợp.
b. Quản lý doanh thu, lợi nhuận theo thời gian, mặt hàng
Nếu trước đây khi chưa sử dụng các giải pháp hỗ trợ, cần phải đến cuối tháng tổng hợp, chủ nhà hàng mới có thể biết được tháng vừa qua hoạt động kinh doanh như thế nào, thì với các phần mềm quản lý nhà hàng buffet hiện tại, một trong những tính năng bắt buộc là thống kê tình hình kinh doanh theo ngày, tháng, quý thậm chí chi tiết theo giờ.
Tính năng này có thể hỗ trợ chủ nhà hàng/ quản lý đánh giá được hoạt động kinh doanh của nhà hàng đang gặp vấn đề gì thông qua báo cáo
- Tình hình doanh thu từ các món: chủ nhà hàng có thể dựa vào báo cáo này điều chỉnh các chính sách tặng kèm, dùng thử với những món có lượng bán thấp
- Tình hình doanh thu thông qua các chương trình khuyến mãi: đánh giá các chương trình khuyến mãi với nhau và giữa hoạt động khuyến mãi và không khuyến mãi
- Tình hình doanh thu theo khung giờ: các khung giờ trong ngày, ngày thường và ngày lễ để có phương án sắp xếp nhân sự hợp lý, đồng thời nếu có các hoạt động bổ trợ để gia tăng lượng khách hàng ghé thăm nhà hàng buffet như ưu đãi giờ thấp điểm dạng giảm giá, tặng món, miễn phí… đều là các hình thức để chủ nhà hàng có thể áp dụng với mô hình buffet của mình để cải thiện hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo ghi nhận tạm tính/hóa đơn, hoạt động điều chỉnh, sửa đổi trên phần mềm: hạn chế hoạt động gian lận có thể xảy ra khi nhân viên tự ý xóa món, bỏ túi tiền chênh lệch (đặc biệt với nhóm đồ uống)
3. Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà hàng buffet MISA CukCuk
Bên cạnh các tính năng cần có của một phần mềm quản lý nhà hàng buffet, MISA CukCuk còn hỗ trợ thêm các tính năng mở rộng như kết nối các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, tích hợp tính năng chăm sóc khách hàng, website đặt hàng online để hỗ trợ, hoàn thiện hoạt động kinh doanh của mô hình buffet.
3.1. Kết nối phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử
Nằm trong hệ sinh thái của MISA – một công ty phần mềm với 25 năm kinh nghiệm, top các đơn vị dẫn đầu thị trường về phần mềm kế toán cũng như hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý buffet MISA CukCuk có khả năng
Đồng bộ dữ liệu bán hàng từ phần mềm quản lý sang phần mềm kế toán, giúp kế toán chủ động, không mất thời gian nhập liệu thủ công giấy tờ, hóa đơn, giảm thiểu thời gian, công sức và sai sót không đáng có.
Nhiều mô hình đang phải sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng và cả phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này thường gặp vướng mắc ở chỗ, nhiều hóa đơn, chứng từ của phần mềm bán hàng không đáp ứng đủ tiêu chuẩn mẫu của phần mềm kế toán họ đang sử dụng, dẫn đến việc kế toán thay vì việc chuyển dữ liệu tự động, lại phải rà soát hóa đơn của mình một lần nữa. Đặc biệt, không phải phần mềm bán hàng nào cũng có thể kết nối với phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử.
|
Tham khảo nội dung về việc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền >> Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Sử dụng như thế nào? >> Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên thiết bị POS của MISA CukCuk |
3.2. Phát hành thẻ thành viên, tích điểm cho khách hàng
Có thể chủ quán đã biết, những khách hàng thành viên thân thiết là một trong những đối tượng khách hàng tiềm năng đồng thời họ cũng là một kênh truyền thông vô cùng hiệu quả. Khi họ hoàn toàn có thể giới thiệu, rủ bạn bè, người thân của mình cùng ghé nhà hàng thưởng thức. Đặc biệt là khi có những chính sách ưu đãi dành riêng cho các khách hàng hội viên, quyền lợi và mức chiết khấu hấp dẫn hơn khách hàng thông thường.
Hiện trạng, nhiều nhà hàng chưa thực sự quan tâm đến hoạt động chăm sóc khách hàng hội viên của mình, dẫn đến việc khi cần thực hiện hoạt động marketing xúc tiến bán hàng, tăng doanh thu nhưng lại không có đủ data. Các hình thức quảng cáo trên các nền tảng như Google, Facebook do không đủ dữ liệu thu thập nên việc tìm kiếm nhóm đối tượng mới khó khăn hơn, không đo đếm hiệu quả chính xác mà ngân sách đầu tư không hề nhỏ…
Với phần mềm quản chăm sóc khách hàng MISA LOMAS được tích hợp sẵn với MISA CukCuk, chủ nhà hàng/ quản lý có thể thực hiện
- Thu hút khách hàng quay trở lại: thông qua kho kịch bản được xây dựng cá nhân hóa trên các kênh online như Facebook, Zalo… cùng với đó là các hoạt động tương tác bằng vòng quay may mắn, voucher ưu đãi… cho khách hàng
- Phát hành thẻ thành viên, voucher điện tử: tự động ghi nhận giá trị chi tiêu, tích điểm, gửi hóa đơn điện tử và các mã ưu đãi cho thành viên. Kết hợp các kịch bản khảo sát trực tuyến, tự động gửi tin nhắn đánh giá sau khi khách hàng trải nghiệm
- Cung cấp báo cáo hiệu quả của hoạt động marketing cụ thể: báo cáo chi tiết về hiệu quả của các minigame, khuyến mãi, voucher (bao nhiêu người click, bao nhiêu người tham gia, bao nhiêu người sử dụng voucher, giá trị đơn hàng ra sao, món nào được yêu thích nhất…)
| Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý nhà hàng buffet MISA CukCuk: |
3.3. Phần mềm quản lý nhà hàng buffet cần có bộ cài ổn định có thể kết nối, cân tải số lượng thiết bị lớn
Đối với hệ thống nhà hàng có nhiều khu vực và sử dụng hệ thống thiết bị lớn, đặc biệt là những nhà hàng mong muốn để mỗi khu vực một thiết bị để thực khách chủ động order, gọi món.
| Một số đơn vị cung cấp phần mềm quản lý thường sẽ chỉ cân tải được từ 3 – 5 thiết bị còn với MISA CukCuk, nhà hàng có thể thực hiện thao tác cùng lúc tới hơn 30 thiết bị mà hệ thống vẫn vận hành trơn chu. Thậm chí, ngay cả khi mất internet, các dữ liệu bán hàng vẫn tiếp tục được ghi nhận và đồng bộ lên hệ thống ngay khi có kết nối trở lại. |
Đây cũng được xem là một trong những điều kiện vô cùng cần thiết khi chủ mô hình lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng buffet. Đầu tư một hệ thống vận hành chuẩn chỉnh, không gặp vướng mắc, phát sinh kể cả trong thời điểm nhà hàng quá tải, đông khách đó mới giúp nhân viên có thể đạt năng suất phục vụ bà đảm bảo trải nghiệm của thực khách ở trạng thái tốt nhất.
3.4. Đội ngũ hỗ trợ 24/7
Khi sử dụng, tin dùng bất kỳ dịch vụ nào, hoạt động hậu mãi, chăm sóc, giải quyết vướng mắc cũng vô cùng quan trọng. MISA nói chung và phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk nói riêng là top các đơn vị cung cấp phần mềm nổi tiếng trên thị trường với phương châm chất lượng tạo nên giá trị thương hiệu.
Đội ngũ chúng tôi gồm có
- Hơn 300 tổng đài viên sẵn sàng tư vấn, giải đáp vướng mắc với từng sản phẩm
- Kênh hỗ trợ trực tuyến: group Facebook, Zalo, forum
- Các chương trình đào tạo online: các khóa học tổ chức định kỳ nhằm hỗ trợ khách hàng sử dụng sản phẩm. Khách hàng có thể chủ động sắp xếp thời gian phù hợp để tham gia
- Đội ngũ nhân viên triển khai, chuyển giao: đối với các mô hình có đông nhân sự, mong muốn được hỗ trợ đào tạo trực tiếp hoặc tư vấn cách thức triển khai, vận hành
- Các trang tra cứu sản phẩm: website https://helpv2.cukcuk.vn/vi/ tổng hợp các thông tin, hướng dẫn sử dụng phần mềm và các câu hỏi thường gặp trong quá trình thao tác trên phần mềm, bao gồm cả các kết nối, thiết lập ban đầu. Người dùng hoàn toàn có thể tìm hiểu và thực hiện trên chính thiết bị của mình hoặc tra cứu nhanh chóng các vấn đề mà mình đang quan tâm
4. Tạm kết
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm những tiêu chí đánh giá từ đó lựa chọn được phần mềm quản lý nhà hàng buffet phù hợp với nhu cầu của mình. Mong rằng MISA CukCuk sẽ có cơ hội được đồng hành cùng bạn như một người trợ thủ số đắc lực, giúp hoạt động vận hành, quản lý nhà hàng buffet được thuận tiện, tiết kiệm và tối ưu hơn nữa. Chúc bạn kinh doanh hồng phát!
