Theo thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ tài chính, từ ngày 1/7/2022, áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho các mô hình nhà hàng, quán ăn, quán café. Điều này khiến không ít chủ quán băn khoăn, nếu quán chưa có máy tính tiền thì nên lựa chọn loại thiết bị, phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chỉ ra giúp anh chị những chức năng cơ bản cần có và kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử.

>> Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Sử dụng như thế nào? <<

1. Chức năng cần có của phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử

1.1. Quản lý nhà hàng

Đối với một mô hình kinh doanh nhà hàng, quán café các nghiệp vụ cơ bản bảo gồm phần bán hàng và quản lý.

Mặt bằng chung các phần mềm quản lý nhà hàng trên thị trường đều đáp ứng tốt hoạt động bán hàng, với chức năng gọi món, tính tiền. Tuy nhiên, vẫn tồn tại điểm yếu ở khâu quản lý chi tiết về doanh thu, nguyên vật liệu. Chỉ có 1 số ít phần mềm trọn gói cả tính năng quản lý khách hàng.

a. Hoạt động bán hàng

Trong các hoạt động bán hàng, phần mềm cần hỗ trợ được hoạt động:

• Gọi món: yêu cầu về giao diện rõ ràng, dễ thao tác. Dù là nhân viên hay chủ quán cũng có thể dễ dàng thao tác trên phần mềm nhanh chóng. Đối với hoạt động gọi món cần có thêm các tính năng ghi chú theo sở thích để chuyển đến bộ phận bếp bar không bị nhầm lẫn, sai sót. Thực đơn cũng cần bố trí rõ ràng, theo món lẻ, theo các combo, theo set để nhân viên có thể nhanh chóng tư vấn cũng như ghi order cho khách hàng. Bên cạnh đó việc ghi nhận điều chỉnh, thêm bớt món cũng cần được thực hiện chuẩn xác, đúng giờ để đảm bảo tiến độ món ăn ra cho khách hàng.

• Tính tiền, in hóa đơn: đối với chức năng này, phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử cần thực hiện thanh toán đúng, ghi nhận được giảm trừ cho các trường hợp áp dụng hóa đơn bán hàng, thanh toán được với nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ ATM, thẻ VISA, Master hoặc các phương thức thanh toán thông qua ví điện tử… Hoạt động xuất hóa đơn cũng nằm trong tính năng này sẽ được MISA giới thiệu kỹ hơn ở phần sau của bài viết. 

>> Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán ăn, quán cafe tốt nhất <<

• Giao hàng: Đây là một trong những tính năng bổ sung rất được các nhà hàng quan tâm đặc biệt kể từ sau khi đại dịch Covid-19, thói quen tiêu dùng của khách hàng bị ảnh hưởng, những mô hình kinh chuẩn bị sẵn sàng tâm thế đối phó với đại dịch, tự chủ trong các kênh giao hàng lại là mô hình có thể chuyển mình sau dịch. Điều đó cũng chính là một trong những tính năng được các chủ quán yêu cầu về sự cần thiết của nó.

b. Hoạt động quản lý

Đối với hoạt động quản lý, nghiệp vụ cơ bản bao gồm

• Quản lý doanh thu: tổng hợp doanh thu theo ngày, tháng, năm. Doanh thu theo từng loại mặt hàng, mặt hàng bán chạy, khung giờ cao điểm trong tuần.
• Quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu: tổng hợp hoạt động xuất, nhập, tồn của nguyên vật liệu. Hệ thống cũng cần thiết lập chế độ cảnh báo hạn dùng, số lượng tồn kho tối thiểu để chủ quán có thể nhập hàng hoặc có hoạt động điều chỉnh kho quỹ kịp thời tránh lãng phí, tồn đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động vận hành chung

• Quản lý khách hàng: Đây được xem là một trong những tính năng chỉ có 1 số ít phần mềm trên thị trường có thể đáp ứng được. Một phần do quan niệm trước đây, các mô hình kinh doanh vừa, nhỏ thì không cần quản lý dữ liệu khách hàng, một phần do việc tích hợp thêm tính năng quản lý khách hàng nếu không được xử lý tối ưu, phần mềm quản lý nhà hàng chung cũng sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến tình trạng đơ, chậm khi sử dụng.

Tuy nhiên, các mô hình kinh doanh F&B hiện nay đang dần chú trọng đến hoạt động duy trì vận hành, họ coi khách hàng là trung tâm, hướng đi bền vững là thấu hiểu, chăm sóc khách hàng đúng cách, cũng nhờ đó mà mô hình ngày càng phát triển mà chi phí marketing, quảng cáo không cần tốn quá nhiều.

Để có thể thực hiện được điều đó, họ cần lưu trữ thông tin và quản lý khách hàng của mình một cách khoa học như: lịch sử chi tiêu, sinh nhật, số điện thoại… nhà hàng, quán ăn cũng có thể từ đó có những chính sách áp dụng cá nhân hóa với khách hàng. Việc cải tiến phần mềm để đảm bảo vừa tích hợp chức năng bán hàng tốt, mà vẫn có thể lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ.

>> Đây là lý do khiến tôi sử dụng công cụ chăm sóc, quản lý khách hàng <<

1.2. Xuất hóa đơn điện tử

Đối với phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử bước thực hiện xuất hóa đơn cần được thiết kế đơn giản, tinh gọn để khách hàng không mất quá nhiều thời gian chờ đợi ghi nhận thông tin.

Bên cạnh đó, các bộ phận liên quan nhận dữ liệu cũng hoàn toàn có thể tự xử lý trơn tru, không bị gián đoạn. Hạn chế được nhược điểm của việc xuất hóa đơn giấy trước kia đồng thời cũng khiến cho nhà hàng, quán ăn kinh doanh đúng luật, uy tín hơn trên thị trường. 

Điểm quan trọng hơn là việc kết nối với đơn vị phát hành hóa đơn điện tử cũng cần là đơn vị phát hành uy tín trên thị trường. Các bước kết nối diễn ra đơn giản.

Đối với trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, nhà hàng, quán ăn thay vì việc phải vào xuất từng hóa đơn nhỏ lẻ, phần mềm phải có hoạt động xuất hàng loạt hóa đơn bán hàng chuyển cho cơ quan thuế.

Mặt khác, phần mềm cũng cần xử lý được các nghiệp vụ thanh toán hóa đơn có áp dụng các chương trình khuyến mãi đồng thời, đảm bảo đúng quy trình, không sai phạm cũng sẽ rút gọn thời gian cho kế toán viên trong việc rà soát hóa đơn.

2. Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử

2.1. Hoạt động ổn định

Một trong những điều kiện bắt buộc là tính ổn định của phần mềm, hoàn toàn hoạt động tốt trong mọi tình huống, dù quán có vào khung giờ cao điểm cũng cần đảm bảo mọi thông tin được xuyên suốt giữa các bộ phận.

Đối với trường hợp quán bị mất kết nối mạng Internet, mọi đơn hàng đều phải được ghi nhận lại và đồng bộ trên hệ thống cho đến khi có kết nối trở lại. Các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng phải là đơn vị có khả năng cung cấp dịch vụ, hóa đơn đạt chuẩn của theo mẫu của cơ quan thuế đồng thời đảm bảo đúng quy chuẩn và kết nối với cơ quan thuế xét duyệt nhanh chóng.

2.2. Bảo mật thông tin

Một số phần mềm offline lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng, đến khi thiết bị gặp vấn đề như hỏng, mất trộm… dữ liệu không được sao lưu từ trước ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, mất thời gian cài đặt khôi phục từ đầu. Đặc biệt các thông tin của khách hàng trong quá trình kinh doanh cũng không giữ lại được. Bởi vậy, có rất nhiều trường hợp khách hàng vì những phần mềm giá rẻ, bán trọn gói mà quên mất cân nhắc thiệt hơn, đường dài sử dụng.

2.3. Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải đáp vướng mắc

Tầm quan trọng của đội ngũ hỗ trợ trong quá trình vận hành. Từ việc kết nối, phát hành hóa đơn đến việc bổ sung, sửa đổi hóa đơn, điều chỉnh để gửi cơ quan thuế, nếu không có sự hỗ trợ của đội ngũ tư vấn, thời gian xử lý chậm trễ, hoặc đơn giản khi một trong hai bên đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng bị lỗi hoặc bên phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi, mất thời gian chờ đợi tận 2 nơi là cả một sự phiền phức và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

3. MISA CukCuk – Phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử

• Đảm bảo đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cần có của một mô hình F&B
• Hỗ trợ chủ quán trang đặt hàng online
• Có tính năng quản lý khách hàng tích hợp ngay trong phần mềm
• Thuộc hệ sinh thái của MISA, liên kết sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, bởi vậy phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk có thể kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử vô cùng dễ dàng, thuận tiện. MISA meInvoice là một trong những đơn vị kinh doanh hóa đơn điện tử TOP 1 thị trường, đối tác vô cùng uy tín với 150.000 doanh nghiệp lớn nhỏ đang sử dụng như BIDV, VTC, Honda, ABBBANK, PETROLIMEX…

4. Tạm kết

Hy vọng những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk sẽ phần nào giúp chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe có thể có cái nhìn tổng quan nhất về việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp hóa đơn điện tử. Mong rằng, phần mềm có thể hỗ trợ anh chị vận hành nhà hàng, quán ăn, quán cafe trơn tru, hiệu quả nhất. Chúc anh chị kinh doanh hồng phát!