Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định việc các nhà hàng, quán ăn, quán cafe thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 1/7/2022. Tuy nhiên, nhiều mô hình kinh doanh F&B còn lạ lẫm với loại hóa đơn này cũng như chưa biết cách thức làm thế nào để có thể sử dụng hóa đơn nói trên. Tác dụng của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ra sao? Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ cùng làm rõ để anh chị chủ quán được biết và áp dụng hiệu quả.
1. Định nghĩa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là các hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ của cơ quan thuế. Hóa đơn này được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
1.2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
1.3. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền
Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế như là nhà hàng, quán ăn… Điều này không những giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh, nộp thuế của từng cơ sở mà đồng thời còn giúp thủ tục nộp thuế trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
Mặt khác, hoạt động này hạn chế trường hợp kê khai không trung thực hoặc không tự giác kê khai của các hộ kinh doanh. Hoạt động nộp thuế cũng từ đó minh bạch, rõ ràng, đảm bảo tính công bằng giữa các hộ kinh doanh với nhau.
Các mô hình kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ có những lợi ích sau
- Tiết kiệm chi phí về thời gian, nhân sự để xử lý dữ liệu
- Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được kết nối máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế
- Chủ động trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay đối với từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của người nộp thuế nếu thiết bị đó đã được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kết nối máy tính tiền theo quy chuẩn của cơ quan thuế.
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ/cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:
- Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ, mua bán trực tiếp đến người tiêu dùng
- Hoạt động thương mại thông qua nhiều mô hình kinh doanh như siêu thị, cửa hàng bán lẻ hàng hóa/dịch vụ, trung tâm thương mại, cửa hàng ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi, giải trí…
Các nhóm đối tượng trên được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được kết nối máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
>> Những quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh chủ quán không thể bỏ lỡ!
3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền, người nộp thuế cần đáp ứng đủ 2 điều kiện
- Có kết nối Internet ổn định
- Có thiết bị máy tính tiền (Máy POS, máy in hóa đơn, tính tiền) hoặc máy tính có cài phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán hoặc có điện thoại thông minh.
Tuy nhiên, thực trạng hiện nay, không phải mô hình nào cũng có thể đáp ứng đủ điều kiện cơ sở vật chất để đảm bảo hoạt động xuất hóa đơn được diễn ra đúng chuẩn quy định. Một số đơn vị chưa trang bị máy tính tiền, vẫn sử dụng thanh toán thủ công hoặc đơn giản ngại thay đổi vì tốn kém thêm chi phí về nhân sự và thiết bị máy móc.
4. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Tương tự như hóa đơn điện tử thông thường, loại hóa đơn này cũng cần phải thể hiện đầy đủ các nội dung:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán: Theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng lý doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng lý hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
- Thông tin người mua bao gồm: mã định danh cá nhân, mã số thuế… (nếu có yêu cầu từ người mua)
- Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ: tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán
- Thời điểm lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kết nối máy tính tiền.
Lưu ý: Trong trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, phải ghi rõ giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.
5. Quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử được kết nối máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, đảm bảo nguyên tắc quy định tạo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, cụ thể:
- Phải đảm bảo nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Người nộp thuế khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì không bắt buộc có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra hóa đơn) kết nối máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
6. Trách nhiệm người bán hàng
Khoản 6 điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được kết nối máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có trách nhiệm như sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được kết nối máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/ NĐ-CP.
- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được kết nối máy tính tiền theo quy định
- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được kết nối máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn có mã của cơ quan thuế đã kết nối máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
7. Tạm kết
Hy vọng với nội dung bài viết nói trên, chủ quán đã có thể trang bị thêm cho mình kiến thức cần về hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền, từ đó tuân thủ đúng quy định pháp luật, hoạt động kinh doanh cũng từ đó suôn sẻ, thuận lợi. Việc áp dụng hóa đơn mới cũng là một trong những bước đầu áp dụng công nghệ vào hoạt động vận hành của hàng quán, chủ động chuyển đổi sẽ giúp chính chủ quán tiết kiệm thời gian, nguồn lực tốt hơn. Chúc anh chị kinh doanh thành công!
