Kinh doanh chuỗi cafe là một lĩnh vực đầy tiềm năng nhưng cũng có tỷ lệ đào thải rất cao. Ngành này đòi hỏi sự kiên nhẫn và chiến lược đúng đắn, bởi ngay cả những “ông lớn” trong lĩnh vực này đôi khi cũng phải thu nhỏ quy mô hoặc rút lui khỏi thị trường. Nếu bạn đang quan tâm đến việc làm thế nào để vận hành một chuỗi cà phê hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu những kinh nghiệm quý giá qua bài viết dưới đây.
1. Xu hướng kinh doanh chuỗi cafe hiện nay
Xu hướng kinh doanh chuỗi cafe đang phát triển mạnh mẽ cả trên thế giới và tại Việt Nam. Theo Mordorintelligence, ngành cà phê trên toàn cầu dự kiến sẽ đạt giá trị 166,4 tỷ USD vào năm 2029, với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) là 4,72%.
Tại Việt Nam, chuỗi cafe cũng đang nở rộ, với sự gia tăng của các thương hiệu lớn như Highlands Coffee, The Coffee House và Phúc Long. Đặc biệt, theo thống kê của Gourmetpro, thị trường cà phê Việt Nam đạt quy mô khoảng 1,03 tỷ USD năm 2023 và tiếp tục phát triển nhờ sự gia tăng của tầng lớp trung lưu và lối sống đô thị.
Xu hướng nổi bật bao gồm cà phê bền vững và các sản phẩm cà phê sáng tạo, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc và chất lượng sản phẩm. Thêm vào đó, các quán cà phê đang tích hợp công nghệ đặt hàng trực tuyến và các dịch vụ giao hàng, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2. Những khó khăn khi kinh doanh chuỗi cafe
Kinh doanh chuỗi cafe có tiềm năng lớn nhưng cũng phải đối mặt với nhiều thách thức. Dưới đây là những khó khăn chính mà các nhà đầu tư thường gặp phải:
2.1. Tính cạnh tranh cao trên thị trường
Ngành cà phê đang bùng nổ với sự tham gia của hàng loạt thương hiệu lớn và nhỏ, tạo ra mức độ cạnh tranh khốc liệt. Không chỉ các chuỗi cà phê quốc tế như Starbucks, mà các thương hiệu nội địa cũng liên tục mở rộng và cải thiện dịch vụ. Điều này khiến các chuỗi cà phê mới rất khó để chiếm lĩnh thị trường hoặc duy trì vị thế.
- Đối thủ cạnh tranh: Bạn không chỉ cạnh tranh với các chuỗi lớn mà còn phải đối phó với các quán cà phê địa phương, vốn có sự am hiểu thị trường và mối quan hệ thân thiết với khách hàng khu vực.
- Thị hiếu thay đổi nhanh chóng: Khách hàng, đặc biệt là giới trẻ, thường xuyên thay đổi khẩu vị và phong cách thưởng thức cà phê, đòi hỏi bạn phải cập nhật xu hướng và sáng tạo không ngừng. Ví dụ, xu hướng sử dụng cold brew, cà phê muối hay các đồ uống sáng tạo như cà phê trứng đã và đang được nhiều quán khai thác.
2.2. Tìm kiếm mặt bằng phù hợp cho kinh doanh chuỗi cafe
Việc chọn mặt bằng có vị trí đắc địa là một trong những thách thức lớn nhất khi kinh doanh chuỗi cafe. Các vị trí đẹp ở khu vực trung tâm thành phố, nơi có nhiều lưu lượng người qua lại, thường bị các thương hiệu lớn cạnh tranh và đẩy giá thuê lên cao.
- Chi phí thuê mặt bằng: Giá thuê ở các khu vực có mật độ khách hàng cao như trung tâm thương mại, phố đi bộ, hoặc các khu văn phòng có thể rất đắt đỏ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận nếu không được tính toán kỹ lưỡng.
- Vị trí chiến lược: Bạn cần đảm bảo vị trí của quán không chỉ thuận tiện cho khách hàng, mà còn phù hợp với định hướng phát triển thương hiệu. Vị trí tốt giúp gia tăng nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng mới.
2.3. Đòi hỏi nguồn lực lớn
Kinh doanh chuỗi cà phê không chỉ yêu cầu vốn đầu tư lớn mà còn đòi hỏi nguồn lực quản lý mạnh mẽ.
- Vốn đầu tư ban đầu: Một cửa hàng cafe đã cần không ít vốn, nhưng để vận hành một chuỗi với nhiều cơ sở thì chi phí sẽ lớn hơn rất nhiều. Ngoài các chi phí ban đầu như thuê mặt bằng, thiết kế, trang thiết bị, việc vận hành nhiều chi nhánh đòi hỏi hệ thống quản lý chặt chẽ hơn.
- Chi phí vận hành: Các chi phí liên quan đến nhân sự, nguyên liệu, điện nước và dịch vụ vận hành khá cao, đặc biệt khi bạn mở rộng quy mô. Các chuỗi lớn như Phúc Long có lợi thế khi đã xây dựng được hệ thống quản lý mạnh, trong khi các chuỗi nhỏ thường gặp khó khăn trong việc duy trì đồng đều chất lượng dịch vụ.
- Nhân sự và quản lý: Điều hành nhiều cửa hàng cùng lúc đòi hỏi đội ngũ nhân sự đông đảo và chuyên nghiệp. Bạn cần tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên trong khi đảm bảo chất lượng dịch vụ tại mỗi cơ sở đều đồng nhất.
2.4. Đảm bảo chất lượng đồng đều giữa các chi nhánh
Khi một chuỗi cà phê mở rộng quy mô, thách thức lớn nhất là làm sao để duy trì chất lượng đồng nhất giữa các chi nhánh, đặc biệt khi áp dụng mô hình nhượng quyền. Việc mở rộng nhanh đồng nghĩa với việc quản lý nhiều chi nhánh hơn, mỗi nơi có thể có đội ngũ nhân viên và khách hàng khác nhau. Điều này dễ dẫn đến sự chênh lệch về chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
Việc mở rộng chuỗi cà phê không chỉ dừng lại ở việc mở thêm chi nhánh mà còn phải đảm bảo mỗi cửa hàng đều cung cấp dịch vụ nhất quán. Điều này lại đòi hỏi một hệ thống giám sát chặt chẽ và quy trình đào tạo đồng nhất cho tất cả nhân viên. Các chuỗi lớn như Highland Coffee đã sử dụng công nghệ để quản lý từ xa, đảm bảo chất lượng từ khâu pha chế đến phục vụ, giúp duy trì sự đồng đều giữa các chi nhánh. Tuy nhiên, các chuỗi mới nổi thường gặp khó khăn do thiếu nguồn lực tài chính và công nghệ để thực hiện việc này.
>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý quán Cafe tốt nhất hiện nay
3. Kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe hiệu quả
3.1. Chọn địa điểm và thị trường mục tiêu phù hợp
Việc lựa chọn địa điểm cần dựa vào yếu tố khách hàng mục tiêu và lưu lượng người qua lại. Một vị trí tốt không chỉ là ở khu trung tâm, mà còn phải phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu bạn nhắm đến giới văn phòng, hãy chọn những nơi gần các tòa nhà văn phòng, khu vực đông đúc người lao động. Nếu phục vụ khách hàng trẻ, bạn có thể chọn các khu vực gần trường đại học, phố đi bộ. Điều này không chỉ giúp tăng lượng khách ghé thăm mà còn giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu dễ dàng hơn.
3.2. Tạo sự khác biệt trong không gian và trải nghiệm
Không chỉ đồ uống, không gian cũng là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng. Một quán cafe có thiết kế độc đáo sẽ dễ tạo ấn tượng. Ví dụ, quán cafe có không gian mở, nhiều cây xanh hoặc phong cách retro đang được khách hàng ưa chuộng.
Ngoài ra, trải nghiệm tổng thể, như việc có chỗ ngồi thoải mái, wifi mạnh, không gian yên tĩnh hoặc có khu vực dành riêng cho người thích làm việc, sẽ khiến khách hàng quay lại thường xuyên hơn. Khách hàng không chỉ đến để uống cafe mà còn để trải nghiệm không gian và cảm giác thoải mái.
3.3. Duy trì chất lượng đồng đều tại các chi nhánh
Khi mở rộng chuỗi, việc đảm bảo chất lượng đồ uống và dịch vụ đồng đều là thách thức lớn. Điều này đòi hỏi phải có quy trình đào tạo nhân viên nghiêm ngặt, từ cách pha chế đến thái độ phục vụ. Nên xây dựng bộ quy chuẩn pha chế để tất cả nhân viên thực hiện theo, đảm bảo mỗi chi nhánh đều có chất lượng đồ uống như nhau.
Nhân viên là người trực tiếp tạo ra trải nghiệm cho khách hàng, do đó, việc đào tạo họ về kỹ năng pha chế, phục vụ và tư vấn là cực kỳ quan trọng. Một chuỗi cafe thành công cần có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có khả năng giao tiếp tốt và hiểu rõ khách hàng. Việc thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân viên cũng giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao uy tín của thương hiệu.
3.4. Chiến lược tiếp thị đa dạng khi kinh doanh chuỗi cafe
Không chỉ dừng lại ở việc quảng cáo trên mạng xã hội, bạn cần có chiến lược tiếp thị đa kênh để thu hút khách hàng. Các chương trình khuyến mãi, thẻ thành viên tích điểm, giảm giá cho khách hàng mới hoặc khách hàng thân thiết đều là phương thức hiệu quả. Ngoài ra, tổ chức sự kiện tại quán cafe như các buổi giao lưu, workshop cũng giúp thu hút cộng đồng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng.
Trong bối cảnh cạnh tranh cao, chiến lược tiếp thị cần rõ ràng và hiệu quả để tăng cường nhận diện thương hiệu. Ngoài việc quảng bá trên mạng xã hội, các kênh online như Google hoặc các ứng dụng đặt hàng, bạn cần đẩy mạnh các chiến dịch khuyến mãi, tặng ưu đãi cho khách hàng trung thành. Việc sử dụng thẻ tích điểm, các chương trình giảm giá theo giờ vàng hoặc ưu đãi cho khách hàng mới cũng là một cách để thu hút và giữ chân khách hàng. Không những thế, việc tổ chức các sự kiện nhỏ như workshop, buổi trò chuyện theo chủ đề tại quán cũng giúp bạn tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng và xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành.
3.5. Quản lý tài chính minh bạch
Việc nắm rõ các khoản thu chi giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và tránh lãng phí. Đầu tiên, bạn cần có hệ thống kế toán minh bạch, rõ ràng để theo dõi doanh thu, chi phí vận hành của từng chi nhánh. Các khoản như tiền thuê mặt bằng, chi phí nguyên liệu, lương nhân viên cần được giám sát kỹ lưỡng để tránh vượt quá ngân sách dự trù.
Đồng thời, việc phân tích các báo cáo tài chính hàng tháng sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả hoạt động và có những điều chỉnh kịp thời. Đặc biệt, cần lập kế hoạch tài chính dự phòng cho các tình huống không lường trước, như chi phí bảo trì hoặc sự biến động của giá nguyên liệu. Một chuỗi cafe thành công là chuỗi có thể kiểm soát tài chính một cách linh hoạt, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận.
3.6. Quản lý chặt chẽ mô hình nhượng quyền
Để quản lý hiệu quả mô hình nhượng quyền, việc thiết lập quy chuẩn chất lượng từ thiết kế, quy trình pha chế đến dịch vụ khách hàng là điều tối quan trọng. Mỗi đối tác nhượng quyền phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này để đảm bảo chất lượng đồng đều và nhất quán giữa các chi nhánh.
Bên cạnh đó, việc thực hiện giám sát và đánh giá định kỳ là yếu tố cần thiết nhằm duy trì sự thống nhất trong vận hành, đảm bảo rằng tất cả các chi nhánh đều hoạt động theo đúng tiêu chuẩn của thương hiệu. Điều này không chỉ giúp bảo vệ danh tiếng của chuỗi cửa hàng mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trên toàn hệ thống.
3.7. Ứng dụng công nghệ để quản lý và vận hành hiệu quả
Một trong những yếu tố quan trọng để kinh doanh chuỗi cafe thành công là khả năng ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý và vận hành. Khi chuỗi cafe mở rộng, việc kiểm soát mọi hoạt động từ xa và duy trì chất lượng dịch vụ đồng nhất sẽ trở nên vô cùng khó khăn nếu không có công cụ hỗ trợ. Đây chính là lúc phần mềm quản lý thông minh trở thành trợ thủ đắc lực.
MISA CukCuk là một giải pháp nổi bật, mang lại khả năng quản lý toàn diện, từ hệ thống POS hiện đại, quản lý khách hàng thân thiết cho đến theo dõi doanh thu và nguyên liệu kho. Phần mềm không chỉ giúp chuỗi cafe vận hành trơn tru mà còn tối ưu hóa chi phí, mang lại sự minh bạch và hiệu quả trong kinh doanh. Cụ thể:
- Hệ thống POS hiện đại: MISA CukCuk cung cấp máy POS giúp quản lý việc order và thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác. Máy POS của MISA không chỉ hỗ trợ các giao dịch tại quầy mà còn tích hợp với hệ thống quản lý kho, giúp tính toán chính xác lượng nguyên liệu sử dụng cho mỗi đơn hàng.
- Chương trình khách hàng thân thiết: Hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với khách hàng thông qua các chương trình tích điểm, khuyến mãi dành riêng cho khách hàng trung thành, giúp gia tăng sự hài lòng và tần suất quay lại của họ.
- Theo dõi kho nguyên liệu tự động và chính xác: MISA CukCuk tự động cập nhật lượng tồn kho, cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, giúp đảm bảo không có tình trạng thiếu hàng hoặc tồn dư. Điều này giúp bạn dễ dàng kiểm soát kho nguyên liệu và tối ưu hóa việc nhập hàng.
- Quản lý nhân sự hiệu quả: Hệ thống cho phép theo dõi giờ làm, hiệu suất làm việc của từng nhân viên theo chi nhánh. Điều này giúp phân bổ ca làm việc hợp lý, đảm bảo nhân viên hoạt động hiệu quả, đồng thời giảm thiểu chi phí lãng phí trong khâu nhân sự.
- Bán hàng đa kênh: Không chỉ giúp quản lý tại cửa hàng, MISA CukCuk còn tích hợp các nền tảng giao hàng như GrabFood. Điều này giúp bạn mở rộng kênh bán và tăng khả năng tiếp cận khách hàng, đặc biệt trong giai đoạn các dịch vụ giao hàng trực tuyến ngày càng phổ biến.
- Hệ thống báo cáo thông minh: MISA CukCuk tự động cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận của từng chi nhánh theo thời gian thực. Từ đó, chủ quán có thể nắm rõ tình hình kinh doanh, đánh giá mức độ hiệu quả của từng sản phẩm, nhân viên và đưa ra quyết định chiến lược kịp thời.
Hơn 50.000+ nhà hàng, quán ăn, quán cafe đã tin chọn MISA CukCuk, trong đó có Chuỗi nhà hàng Vua Cua, Hệ thống Sữa chua trân châu Hạ Long, Chuỗi nhà hàng 30 năm tuổi Hoàng Ty Group… và nhiều khách hàng khác. DÙNG THỬ NGAY!
4. Tạm kết
Hy vọng những chia sẻ từ MISA CukCuk sẽ giúp các chủ quán cân nhắc kỹ lưỡng hơn khi có kế hoạch mở rộng chuỗi cafe của mình. Dù lợi nhuận là yếu tố then chốt, nhưng thành công bền vững không chỉ đến từ việc mở rộng nhanh chóng.
Quan trọng hơn cả là xây dựng chiến lược bài bản, vững chắc, cùng với định vị thương hiệu rõ ràng và tạo ra giá trị lâu dài cho khách hàng. Sự phát triển dài hạn đòi hỏi những bước đi chắc chắn và thông minh, từ đó đảm bảo mô hình kinh doanh có thể đứng vững và phát triển trong thị trường đầy cạnh tranh này.
