Q: Làm sao xây dựng đội nhóm vận hành trơn tru, hiệu quả cho quán?

A: 1 trong 5 yếu tố quyết định thành bại của một mô hình F&B: khung vận hành

• Cần xây dựng khu vận hành với sơ đồ tổ chức phân biệt được sự khách biệt giữa vị trí quản lý – nhân viên
• Mô tả công việc cụ thể, chặt chẽ kèm quy trình thực thi cùng các quy định ràng buộc

Quan trọng là leader, quản lý cần phải hiểu rõ được khung này để điều phối quán tốt nhất

A:

• Để phát triển kinh doanh: Nhân sự quan tâm đến lương, môi trường làm việc (văn hóa làm việc trong quán, giữa chủ với nhân viên và nhân viên làm việc với nhau)
• Để khai thác khả năng của nhân viên: Xác định điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Giao mục tiêu ngắn hạn, cần đưa họ công cụ mục tiêu -> đưa lộ trình và họ nhận được gì tư bạn
• Đào tạo lòng trung thành, nhiệt tình: Cách cư xử của bạn với nhân viên và chia sẻ sự nhiệt tình với nhân viên còn lại. Công bằng, có thưởng, có phạt, mọi người đều giống nhau và đều minh bạch. Thay vì thực hiện cảm tính, thưởng đúng người, đúng công trạng.
• Luôn luôn có phương án dự phòng đề phòng thiếu hụt nhân sự. Tuyển dụng liên tục, không phỏng vấn luôn, dùng hồ sơ dự trữ. Bổ sung nhân viên vào quán cần có điều kiện ràng buộc cần báo trước 2 tuần lễ, nếu không thì cắt lương, giữ lương.

Q: Có thể áp dụng mô hình lương 3P của doanh nghiệp lớn vào mô hình quán cà phê vừa và nhỏ được không ạ, cụ thể áp dụng như nào?

A: Bạn hoàn toàn có thể áp dụng 3P cho khách của mình, và bạn nên áp dụng để tạo động lực cho nhân viên. Bạn chia lương nhân viên thành 3 phần

• Lương cơ bản: Ví dụ tuyển nhân viên part time, quy định trên hợp đồng, biên bản thỏa thuận làm đủ 140h tháng sẽ nhận được lương cở bản 3 triệu. Lương sẽ ứng với số ngày công. 
• Lương trách nhiệm: phản ánh mức độ quan trọng, vai trò càng nhiều thì lương càng cao. Tùy thuộc vị trí thêm lương trách nhiệm.
• KPI Phần thưởng: Cần có quy định cụ thể: yêu cầu nhân viên chăm sóc tốt KH (chào hỏi, chăm sóc, fill nước trà) nếu nhân sự làm tốt hoặc các khách hàng phản hồi tốt thì có thể thưởng thêm 300.000 – 500.000đ. 

A: Có rât nhiều yếu tố quyết định

• Sự chân thành: khi xây dựng hệ thống, chủ cần thể hiện nguyện vọng, tâm ý đều thể hiện ra để nhân sự hiểu để từ đó gắn kết thành một khối thống nhất, cùng phát triển
• Sự đồng hành: đồng hành về định hướng phát triển, văn hóa, lợi ích. Nếu muốn xây dựng đội ngũ đường dài mở chuỗi nâng cấp hệ thống, cần đồng hành về lợi ích, không lo quá nhiều về lợi ích, phát triển bản thân.

A: Mình thường đào tạo tổ chức theo mô hình BUDDY, sử dụng những nhân viễn cũ có đánh giá loại O (Outstanding) – nhân viên loại xuất sắc để đánh giá các nhân viên mới
Khi có nhân sự mới, học hội nhập, tầm nhìn sứ mệnh, chính sách thăng tiến, lương bổng

• Khóa lý thuyết của vị trí bạn đó đảm nhận.
• Giao về cửa hàng, giao về Buddy đế đào tạo, cầm tay chỉ việc. khi gặp bất kỳ khó khăn gì
  
• Sau 2 tuần thì nếu nhân viên Buddy đánh giá phù hợp nhân viên đó sau 1 tháng được làm việc chính thức

Q: Làm cách nào để nâng cao chất lượng phục vụ của toàn bộ đội ngũ nhân sự đối với những nhà hàng ở vùng nông thôn và quán ăn bình dân?

A: Đa phần anh chị cho rằng nhân sự ở miền quê chất lượng không tốt như ở thành thị. Điều này hoặc là do chưa biết cách làm hoặc chưa áp dụng triệt để khi triển khai quy định về giao tiếp, chào khách, cám ơn khách thì bạn cần xem rằng có triển khai triệt để chưa, quản lý đã thực hiện việc chào khách và cảm ơn khách chưa và đã triển khai xuống tổ chức rõ ràng, xuyên suốt chưa.

Thực trạng đa phần làm 20% không thực thi được còn lại là không quyết liệt khi nhân viên không làm theo. Trong trường hợp chủ quán yêu cầu nhân viên chào hỏi khách nhưng nhân viên không thực hiện theo, bạn nhắc nhở lần 1, lần 2, lần 3 sau đó trừ lương và có quy định rõ ràng để khiên nhân viên tuân thủ. Để làm diều đó, cần xêm xét bạn có phụ nhân sự hay không. Bạn có sẵn sàng đào tạo nhân sự mới không. Chủ quán muốn thay đổi để khách hàng có trải nghiệm tốt hơn nhưng sợ nhân sự nghỉ, triển khai cho có và không có tính răn đe.

Nhân sự ở nông thôn hay thành thị như nhau, nếu bạn điều hành không tốt, không có quy trình, quy định cụ thể thì các nhân sự đều sẽ như nhau. Tuy nhiên, đôi khi triển khai tốt, quản lý nông thôn tốt, nhân sự tốt hơn, họ cần lương hơn, họ sẽ làm tốt hơn.

A: xây dựng quy trình thì bạn phải là người hiểu rõ quy trình

Hiểu được nguyên vật liệu làm nên sản phẩm đó bảo quản trong bao lâu, nhiệt độ nào, có cần chất bảo quản không

• Đóng gói sản phẩm để bán vào hệ thống siêu thị: như gói sốt, bánh bao sẽ khác 
• Đóng gói sp để đưa cho khách hàng dùng luôn: có rất nhiều đơn vị hỗ trợ dây chuyển sx, đóng gói bao bì, tùy vào sản phẩm bạn kinh doanh.
  Chuyên sâu về sp cho KH phụ thuộc đặc tính sản phẩm nước lèo, cơm đồ khô đóng gói bao bì gì? Học hỏi thêm từ những thương hiệu đối thủ cạnh tranh

Cách giao việc

• Cho nhân viên mục tiêu: hoàn thành bộ quy tình ra món -> giao nhân viên công cụ, đưa form làm theo
  bản thân anh chị chủ cũng không nắm được quy trình, giao nhân viên, nhân viên không biết, Quản lý phải dẫn dắt nhân viên giao deadline xem kết quả và theo sát tiến trình xem có khó khăn gì không
• Hệ thống hóa toàn bộ quy trình: cần có form chuẩn dùng chung cho tổ chức ví dụ nhiều nhóm: phục vụ, lễ tân, bếp… mỗi bên có một form mẫu. Dù trong bất kỳ vị trí nào trong mô hình đều hình dung được sự tương đương và dễ dàng theo sát

A: Cần đưa bảng lương nhân sự cốt lõi sang lương 3P, lương cơ bản cần thỏa mãn nhu cầu của nhân sự cốt lõi. Cần cao nhơn nhân sự thông thường, trách nhiệm cao, lương cao hơn

Lương theo hiệu suất, tác động đến việc giữ được nhân sự cốt lõi: đưa ra các cột mốc về doanh thu, nếu đạt được cột mốc thì bạn đó sẽ được thêm tiền thưởng. Khi doanh thu tăng, khi doanh thu tăng, thưởng tăng.

Chỉ nên triển khai dạng % với nhân sự cốt lõi, coi họ như những người đồng hành, cổ đông để giữ nhân sự đó lâu dài. Và cũng tạo động lực để có thể xây dựng đội ngũ nhân sự cốt lõi nhiều

A: Hợp đồng thuê đất cũng tương tự như hợp đồng thuê nhà, anh cần rà soát các thông tin về tính pháp lý của mảnh đất trước khi quyết định đầu tư.

Ngoài ra, anh Quân cũng nên quan tâm đến bản đồ quy hoạch của địa phương để đảm bảo chắc chắn rằng mảnh đất này không trong diện giải toả.

Về hợp đồng thuê đất, anh Quân bắt buộc phải ràng buộc các điều khoản phạt trong trường hợp bị lấy lại trước thời hạn thuê. Bởi vì khi anh sẽ tốn chi phí đầu tư phần thô nhiều hơn rất nhiều so với trường hợp sửa sang lại các mặt bằng đã dựng khung, kết cấu nhà sẵn có.

Cách xác định điều khoản phạt được dựa trên:

• Chi phí đầu tư ban đầu trừ đi khấu hao số tháng đã sử dụng (giả sử anh Quân đầu tư thô 1.200.000.000 VNĐ và phân bổ đầu tư thô trong 5 năm thì một tháng khấu hao thô sẽ là 20.000.000 VNĐ. Sau 12 tháng anh Quân bị thu lại đất, anh sẽ tính chi phí còn lại theo công thức: 1.200.000.000 – (20.000.000 x 12) = 960.000.000 VNĐ.
• Ngoài ra, anh Quân cũng có thể tính thêm chi phí cơ hội bị mất đi trong thời gian tìm mặt bằng thay thế bằng doanh thu trung bình tháng của anh nhân với từ 2 đến 3 tháng tìm kiếm mặt bằng và set up.
  

Trong trường hợp chủ đất không đồng ý cả 02 khoản phạt hợp đồng này, anh Quân không nên đầu tư vào mặt bằng này.

A: Để tìm kiếm nhân sự vào đội nhóm, trước tiên anh/chị cần phải xác định được những kênh tiềm năng để tìm kiếm nhân sự tại địa phương của mình.

Tại các địa phương có các trường đại học, cao đẳng, trung cấp, sẽ rất dễ dàng cho anh/chị có thể tìm được nhân sự phù hợp.

Tuy nhiên tại các địa phương không có nhóm đối tượng sinh viên, việc tìm nhân sự sẽ khá khó khăn.

Đối với vị trí quản lý, anh/chị có thể tìm được ngay tại những mô hình F&B tương tự tại địa phương. Đến quán, tìm vị trí quản lý, xin số điện thoại và hẹn lịch trao đổi.

Để có thể tìm được nhân sự nhanh chóng, phù hợp, anh/chị nên xây dựng những khung năng lực cho từng vị trí: Vị trí nhân viên, vị trí trưởng ca, vị trí quản lý cần những kỹ năng gì, yêu cầu đối với công việc là gì, quy trình làm việc liên quan đến vị trí đó là gì cũng như lộ trình thăng tiến và chế độ đãi ngộ cho
từng vị trí.

Khi đã hoàn thiện bộ khung năng lực, anh/chị có thể nhanh chóng truyền thông trên các kênh thông tin của mình để những người phù hợp biết đến nhu cầu tuyển dụng của anh chị và đăng ký, đặt lịch phỏng vấn.

A: Câu hỏi của bạn không có nhiều thông tin để tôi có thể trả lời một cách chi tiết. Chi phí xây dựng chuỗi 3 cửa hàng sẽ phụ thuộc rất nhiều vào quy mô đầu tư cho một cửa hàng của bạn.
Thông thường ở các mô hình đầu tiên (dưới 5 mô hình), chi phí triển khai cho một cửa hàng sẽ tương tự như nhau và phần lớn áp dụng theo mô hình đầu tiên.

Tuy nhiên nếu bạn có dự định mở chuỗi bài bản, bạn sẽ phải cân đối chi phí phân bổ cho cả hoạt động vận hành phía sau (khối văn phòng – hỗ trợ tuyển dụng) như nhân sự kế toán, nhân sự tuyển dụng v.v, các chi phí chỗ ngồi cho đội nhóm này nữa. Nếu bạn có thể chia sẻ sâu hơn về dự định của mình, tôi sẽ tư vấn cho bạn được tốt hơn.

A: KPI là bộ chỉ số mục tiêu mà một hoặc một nhóm nhân sự cần hoàn thành để đánh giá hiệu quả công việc.

Mỗi nhân sự trong bộ phận sẽ có các KPI khác nhau ví dụ: đội ngũ bán hàng chịu KPI doanh số, đội ngũ phát triển điểm bán chịu KPI về điểm bán mới, bộ phận Marketing chịu KPI về số lượng khách hàng mới đến quán hoặc các khách hàng mua take-away, bộ phận quản lý chịu KPI về tỉ lệ biến động nhân sự cũng như kiểm soát chi phí v.v…

Việc xây dựng KPI có thể dựa trên dữ liệu lịch sử, doanh thu kì vọng, chỉ số chung của thị trường v.v…

Tuy nhiên xây dựng KPI lại không phải cách thức để tạo sự gắn kết với nhân sự. Như tôi đã chia sẻ ở trên, KPI giúp đánh giá năng lực nhân sự nhiều hơn. Việc gắn kết nhân sự với tổ chức dựa trên các hoạt động xây dựng văn hoá, đào tạo và lộ trình phát triển… Để nhân sự gắn bó với tổ chức, cách tốt nhất là sự phát triển của nhân sự đi cùng với sự phát triển của tổ chức. Khi một nhân sự làm tốt công việc của mình, họ nên được đào tạo và giao các trọng trách công việc mới đồng thời người quản lý cần phải làm rõ công việc của nhân sự đã đóng góp như thế nào cho sự thành công chung của tổ chức.

Hi vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp ích được bạn trong việc tạo động lực cho nhân sự gắn bó, nhiệt huyết với trọng trách KPI được giao.

A: Với mỗi mô hình kinh doanh khác nhau, sẽ có những tiêu chí đánh giá mặt bằng khác nhau.

Thông thường trong một mô hình kinh F&B thường có 3 nhóm tiêu chí đánh giá mặt bằng chính bao gồm: nhóm địa điểm, nhóm mặt tiền – không gian và nhóm hợp đồng nhà. Bạn có thể tham khảo công cụ chấm điểm hoà vốn của MISA CukCuk xây dựng, để hình dung về các tiêu chí đánh giá mặt bằng cơ bản từ đó xây dựng được bộ khung tiêu chí đánh giá mặt bằng cho riêng mô hình của mình.

Q: Mô hình quán bia hơi có thể xây dựng chuỗi được không và lên triển khai thế nào?

A: Đã có rất nhiều mô hình quán bia hơi triển khai thành chuỗi thành công, vì thế câu trả lời dành cho bạn chắc chắn là có.

Để triển khai chuỗi, có những hạng mục công việc chính mà bạn cần quan tâm đến bao gồm:

• Xây dựng khung vận hành cửa hàng: áp dụng đồng nhất hoạt động vận hành tại tất cả các điểm bán
• Xây dựng đội ngũ nhân sự cốt lõi: thay thế người chủ và chuyên biệt nhiệm vụ để triển khai tốt một nhiệm vụ công việc cụ thể vd: marketing, bán hàng, kế toán, đào tạo v.v…
• Đồng bộ chất lượng sản phẩm đầu ra: áp dụng công thức định lượng vào việc kiểm soát chi phí bán hàng. Ví dụ: tất cả nhà hàng đều phải có những món cơ bản giống nhau, được đồng bộ giá nguyên liệu đầu vào, công thức nấu nướng – pha chế, hình thức phục vụ và giá thành bán ra.
• Xây dựng hệ thống đào tạo nhân sự: nhân sự mới tham gia sẽ được tham gia đào tạo hội nhập, đào tạo vận hành để đảm bảo khung vận hành, chất lượng sản phẩm được hiểu rõ, được áp dụng đúng nguyên tắc và hiệu quả.
• Triển khai Marketing chuỗi: hoạt động Marketing cho chuỗi lúc này không chỉ dừng ở việc tối đa doanh số điểm bán mà còn liên quan đến yếu tố thương hiệu, vị trí của thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Vì thế bạn cần tập trung vào hoạt động truyền thông thương hiệu để khi khách hàng phát sinh nhu cầu, bạn sẽ luôn là một trong những sự lựa chọn mà họ nghĩ đến đầu tiên.