Excel là công cụ hỗ trợ xử lý dữ liệu hàng đầu đáp ứng từ yêu cầu tính toán đơn giản đến việc xử lý dữ liệu khổng lồ. Đối với các mô hình kinh doanh F&B nói riêng, đây cũng được xem là trợ thủ đắc lực giúp quản lý, vận hành quán một cách chi tiết, cụ thể. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ thống kê một số file excel quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
1. File excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng là gì?
File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng cho phép người sử dụng dùng để lưu lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng tính hay văn bản, tính toán và xử lý thông tin một cách vô cùng nhanh chóng và chính xác với số lượng dữ liệu lớn, kịp thời theo dõi doanh thu – lợi nhuận kinh doanh.
Đối với chủ nhà hàng, quán ăn, tập tin này có tác dụng ghi chép lại lịch sử mua bán, hoạt động kinh doanh từ đó nắm bắt được tình trạng vận hành của mô hình có đang hiệu quả hay không.
2. File Excel quản lý doanh thu phù hợp với những mô hình kinh doanh F&B nào?
File Excel quản lý doanh thu là công cụ hữu ích và phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh F&B khác nhau quy mô nhỏ và vừa như:
- Nhà hàng, quán ăn: File Excel giúp quản lý doanh thu từ các đơn hàng, theo dõi chi phí nguyên liệu, và tính toán lợi nhuận. Bạn có thể dễ dàng ghi chép và phân tích doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Quán cafe và tiệm bánh: Với các quán cà phê và tiệm bánh, file Excel giúp theo dõi doanh thu từ các loại đồ uống và bánh ngọt, quản lý tồn kho nguyên liệu, theo dõi chi phí vận hành.
- Cửa hàng thức ăn nhanh: File Excel quản lý doanh thu từ các đơn hàng, theo dõi chi phí nguyên vật liệu, phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng thời điểm.
Vậy nên nếu bạn đang ấp ủ ý định tự mở một quán cafe, quán cafe thì đừng đắn đo mà bỏ qua việc sử dụng file excel làm một công cụ hữu ích để tính toán và quản lý chi phí lợi nhuận hay doanh thu nhé, đặc biệt là với những bạn muốn tự mình ghi chép, kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính chi tiết của quán.
3. Mẫu file Excel sử dụng để quản lý doanh thu trong kinh doanh
Nếu anh chị đang thắc mắc về việc file Excel quản lý doanh thu bao gồm những thông tin gì thì đừng lo bởi vì ngay sau đây MISA CukCuk sẽ hướng dẫn anh chị
3.1. File quản lý doanh thu theo ngày
3.2. File báo cáo chi phí
>> Xem thêm: Thiết lập bảng tính chi phí nguyên vật liệu khi kinh doanh F&B
3.3. File tổng hợp, báo cáo lợi nhuận
4. Tại sao nên sử dụng file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận trong kinh doanh FnB?
So với cách thức quản lý hoạt động vận hành thông qua việc ghi chép thủ công, excel được xem là một trong những giải pháp khoa học, chi tiết, hạn chế một phần sai sót.
Tuy nhiên nhiều bạn kinh doanh thường hay đắn đo việc quản lý thông qua các phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp thay vì việc ghi chép trước giờ vẫn được thực hiện thủ công, khi các sai sót không quá nhiều hoặc có sai sót nhưng chủ quán không phát hiện ra.
Hoặc nếu bạn đang dự định mở rộng hoạt động kinh doanh, hoặc kinh doanh xuất phát điểm với những mô hình lớn thì việc ghi chép, cộng sổ thủ công là một lựa chọn không được tối ưu. Đặc biệt khi hệ thống ngày càng có sự tham gia, hỗ trợ của nhiều người, việc quản lý, tổng hợp dữ liệu cũng như đảm bảo tài liệu không bị thất lạc, sai sót thì ghi chép thủ công có phần hạn chế. Do đó nên tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng chuỗi F&B chuyên nghiệp.
Một số chủ quán cũng có thể cân nhắc sử dụng Excel vì công cụ này hoàn toàn miễn phí. Về phía các nhược điểm của Excel sẽ được MISA đề cập ở phần dưới đây để bạn có cái nhìn tổng quan hơn.
5. Phân tích file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng
5.1. Ưu điểm
- Phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đơn giản. Các mô hình có số lượng đơn hàng trung bình ngày, hoạt động mua bán, phát sinh chi phí không quá lớn
- Tiết kiệm chi phí: Thế mạnh của excel nằm ở chỗ người dùng có thể thao tác các tập tin không giới hạn, cũng không cần trả chi phí.
- Có thể thực hiện báo cáo dạng biểu đồ để nhìn dữ liệu trực quan. Việc thực hiện kẻ bảng tính doanh thu có kèm theo biểu đồ, thống kê kết quả rõ ràng, tường minh là một điểm cộng lớn.
5.2. Nhược điểm
- Hạn chế khi có nhiều người cùng tham gia quản lý dữ liệu, dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót. Việc chỉnh sửa dữ liệu phức tạp khi không biết ai điều chỉnh, sửa đổi. Thậm chí sẽ xảy ra xung đột trong trường hợp nhiều người cùng đồng thời điều chỉnh.
- Không thể xem dữ liệu theo thời gian một cách khoa học. Điều này đồng nghĩa với việc anh chị có thể xem doanh của 1 ngày, 1 tháng, 1 quý tuy nhiên hoặc phải xem ở từng trang tính hoặc gộp tất cả thông tin trên duy nhất 1 trang tính với lượng dữ liệu có thể sẽ rất lớn.
- Một số khả năng hạn chế là việc quản lý phân quyền cho nhân sự có trách nhiệm nắm giữ thông tin sẽ vô hình khiến cho số lượng trang tính mà anh chị sở hữu sẽ khá nhiều và mất thời gian sắp xếp, gom nhóm hiệu quả.
Với nhà hàng, quán ăn, quán cafe… quy mô vừa, lớn, chuỗi thì chuyển từ quản lý doanh thu bằng Excel sang sử dụng phần mềm chuyên dụng mang lại nhiều lợi ích như tự động hóa và tiết kiệm thời gian, báo cáo chi tiết và chính xác, quản lý tồn kho hiệu quả và chính xác hơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Mở tài khoản full tính năng phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe tự động cập nhật báo cáo kinh doanh thay cho excel thủ công:
6. Những lưu ý khi sử dụng bảng tính doanh thu chi phí lợi nhuận bằng Excel trong kinh doanh
Cũng như những phần mềm tính toán khác thì khi sử dụng file Excel anh chị cũng cần có một số lưu ý nhất định nhằm giúp cho việc sử dụng hiệu quả hơn cũng như tránh được nhưng sai sót không mong muốn. Và dưới đây là một số lưu ý anh chị cần nắm trước khi muốn trở nên thành thạo trong việc sử dụng phần mềm tin học này.
- Điều đầu tiên có lẽ là anh chị phải nhớ những hàm cơ bản như: “Hàm If, Sum, Count, Vlookup, Hlookup…”
| Tên hàm | Ý nghĩa |
| SUM | Dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên, ví dụ: =SUM(B1,B2,B3). |
| SUMIF | Dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =SUMIF(B2:B9,”<10”) |
| COUNT | Dùng để đếm số ô, ví dụ: =COUNT(B1:B10) |
| COUNTIF | Dùng để đếm số ô và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =COUNTIF(B1:B10,”>10”) |
| CONCATENATE | Dùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1 cột hay hàng đều được, ví dụ: =CONCATENATE(C1,C2,C3) hoặc =CONCATENATE(A1,B1,C1) |
| AVERAGE | Dùng để tính trung bình cho các ô, ví dụ: =AVERAGE(B11:B20) |
| VLOOKUP | Dùng để tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng, ví dụ: =VLOOKUP(B3,B2:E7,2,FALSE) |
| IF ERROR | Có thể sử dụng hoặc không, vì hàm này dùng để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý chuyên nghiệp hơn. |
- Biết một số thủ thuật tính toán nhanh giúp tối đa hóa hiệu quả sử dụng.
- Biết cách sử dụng và chức năng của thanh công cụ trong Excel.
- Sử dụng những khuôn mẫu (template) có sẵn khi cần thiết.
- Điều cuối cùng là anh chị phải đảm bảo click lệnh “Save as” và đường truyền mạng ổn định khi thao tác trên file Excel.
Nhằm hỗ trợ anh/chị quản lý kinh doanh F&B chuyên nghiệp hơn, MISA CukCuk đã tổng hợp bộ mẫu:
- File excel dự toán chi phí mở nhà hàng
- File excel quản lý thu chi
- File excel quản lý công nợ
- File excel quản lý kho nguyên vật liệu
- File excel tính cost nhà hàng
- File excel tính giá vốn bán hàng COGs
Và còn nhiều hơn thế…
7. Tạm kết
File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng hoàn toàn miễn phí, phù hợp với những mô hình kinh doanh nhỏ và vừa. Tuy nhiên khi quy mô kinh doanh lớn hơn, nhiều chi nhánh và nhiều dữ liệu thì sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp sẽ hiệu quả hơn. Hỗ trợ tự động tính toán và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả, giúp quản lý nhà hàng dễ dàng theo dõi doanh thu, nguyên vật liệu tồn kho, chi phí và lợi nhuận. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhà hàng còn cung cấp các tính năng quản lý nhân sự, đặt bàn, đặt món, quản lý hóa đơn giúp tối ưu hoạt động kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
