Tải miễn phí file quản lý nguyên vật liệu bằng excel cho nhà hàng, quán cafe. Việc quản lý kho hàng không hề dễ dàng đối với nhân viên quản lý kho do số lượng hàng tồn kho lớn, khó quản lý và có nhiều thông tin phức tạp kèm theo như: loại hàng, kích thước… Vì vậy, để đưa ra hiệu mức tồn kho hiệu quả cần sự kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau từ sắp xếp vật tư, phân loại vật tư đến quản lý số lượng hàng hóa xuất nhập trong kho. Sử dụng file quản lý nguyên lý nguyên vật liệu bằng excel là một trong những cách quản lý hiệu quả.
1. Tại sao nên quản lý nguyên vật liệu bằng file excel?
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, quán cafe là quá trình quản lý và kiểm soát các nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Hoạt động này bao gồm việc đặt hàng, lập kế hoạch cung ứng, kiểm tra chất lương, lưu trữ và sử dụng các nguyên vật liệu như thực phẩm, đồ uống, vật liệu đóng gói… Mục tiêu của quản lý nguyên vật liệu là đảm bảo nhà hàng, quán cafe luôn có đủ nguyên vật liệu chất lượng, đồng thời giảm thiểu lãng phí và chi phí.
Quản lý nguyên vật liệu bằng file excel có nhiều tiện lợi, nhưng cũng cần cân nhắc theo quy mô kinh doanh và nhu cầu quản lý. Dưới đây là một số lý do tại sao nên sử dụng excel để quản lý nguyên vật liệu:
- Dễ dàng sử dụng: Excel là một ứng dụng phổ biến và dễ sử dụng. Người dùng có thể tạo, sửa đổi và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng mà không cần kiến thức chuyên sâu về phần mềm.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Excel cho phép tạo các bảng tính theo cách bạn muốn, điều này giúp tùy chỉnh quản lý nguyên vật liệu theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian: Bằng cách sử dụng Excel, có thể nhập dữ liệu một lần và sử dụng các công cụ tính toán để tự động cập nhật thông tin. Điều này giúp tiết kiệm thời gian so với việc quản lý bằng tay.
- Tích hợp dữ liệu: Excel có khả năng nhập và xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cho phép tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau vào một bảng tính duy nhất.
- Dễ dàng chia sẻ: Có thể chia sẻ tệp Excel với người khác một cách dễ dàng qua email hoặc các dịch vụ lưu trữ tệp trực tuyến như Google Drive hoặc Dropbox.
2. Các bước thiết lập file excel quản lý nguyên vật liệu
Dưới đây là một số bước cơ bản để thiết lập 1 file excel quản lý kho nguyên vật liệu. Lưu ý rằng, có thể tùy chỉnh các bước nào theo tình hình thực tế:
Bước 1: Xác định cấu trúc của bảng tính
Đầu tiên, cần xác định cấu trúc của bảng tính bao gồm các cột chứa thông tin về nguyên vật liệu chẳng hạn như tên, mã số, số lượng hiện có, giá thành, nhà cung cấp…
Bước 2: Tạo bảng tính Excel
Mở excel và tạo một bảng tính mới. Các cột thông tin cần quan tâm và nên có bao gồm: tên nguyên vật liệu, mã, số lượng hiện có, giá thành, nhà cung cấp…
Bước 3: Nhập dữ liệu
Nhập thông tin về nguyên vật liệu vào các hàng của bảng tính. Có thể thêm dữ liệu bằng trực tiếp hoặc sao chép, dán từ nguồn khác.
Bước 4: Định dạng và tính toán
- Định dạng cột số lượng và giá thành để hiển thị dưới dạng số.
- Sử dụng các công thức tính toán để tự động tính toán các thông tin khác, chẳng hạn như tổng giá trị tồn kho hoặc tổng giá trị của nguyên vật liệu.
- Sử dụng điều kiện định dạng để theo dõi các mốc thời gian hoặc giới hạn.
Bước 5: Tạo bộ lọc và sắp xếp
Thêm bộ lọc vào các cột nếu cần thiết để dễ dàng tìm kiếm và lọc thông tin. Ví dự như sắp xếp dữ liệu theo tên, theo số lượng, hoặc theo giá thành.
Bước 6: Lưu tệp và sao lưu
Lưu tệp excel quản lý nguyên vật liệu và đảm bảo bạn thường xuyên sao lưu dữ liệu, tránh sự cố mất dữ liệu.
Bước 7: Tùy chỉnh và cải thiện
Tùy chỉnh bảng tính và bổ sung các tính năng khác nhau nếu cần thiết, chẳng hạn như biểu đồ thống kê, tự động cập nhật dữ liệu từ nguồn bên ngoài hoặc báo cáo tự động.
Bước 8: Đào tạo nhân viên sử dụng file
Trường hợp các nhân viên cũng tham gia xử lý số liệu, cần đào tạo để họ biết cách sử dụng bảng tính và nhập liệu một cách chính xác.
Đừng bỏ qua: Các bước đào tạo nhân viên phục vụ bàn nhà hàng chuyên nghiệp
Bước 9: Theo dõi và cập nhật
Liên tục theo dõi và cập nhật thông tin trong bảng tính để đảm bảo số liệu phản ánh đúng tình hình thực tế của nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán ăn, quán cafe.
Tải miễn phí file quản lý nguyên vật liệu bằng excel cùng những mẫu excel chuyên nghiệp và hiệu quả trong kinh doanh F&B:
III. Một số hạn chế khi sử dụng file excel quản lý nguyên vật liệu
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sử dụng excel cũng có một vài nhược điểm như:
- Hạn chế trong việc xử lý dữ liệu lớn: Nếu phải quản lý một lượng lớn dữ liệu, file excel sẽ nặng, tốc độ tải file và xử lý dữ liệu chậm.
- Không phải lúc nào cũng phù hợp: Đối với nhà hàng, quán ăn, quán cafe có quy mô lớn hoặc cần tích hợp nhiều hệ thống, sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu chuyên nghiệp có thể là lựa chọn tốt hơn.
- Dễ mắc lỗi: Excel có thể dẫn đến sai sót khi nhập liệu sai hoặc áp dụng các hàm tính toán sai.
- Bảo mật dữ liệu kém. Ví dụ làm việc trên file excel online mà máy tính bị hỏng hoặc thao tác sai trong khi làm việc có thể làm mất toàn bộ dữ liệu của mình.
- Các hàm excel phức tạp nên người dùng cần thực sự hiểu để áp dụng đúng công thức và tiết kiệm thời gian.
- Không thể cập nhật dữ liệu ngay tức thì. Nếu hàng hóa trong kho thay đổi thì nhân viên kho phải kiểm kho để lấy số lượng chính xác, sau đó cập nhật vào trong file và báo cho các bộ phận khác.
Do đó, sử dụng excel để quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Đối với quán nhỏ, excel có thể là công cụ quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, đối với mô hình kinh doanh F&B lớn hơn nên xem xét các giải pháp quản lý nguyên vật liệu chuyên nghiệp hơn.
Giải pháp dành cho nhà hàng, quán cafe của bạn là sử dụng phần mềm quản lý MISA CukCuk. Với tính năng quản lý nguyên vật liệu, MISA CukCuk giúp nhà hàng thiết lập danh mục các Nguyên vật liệu, Nhóm nguyên vật liệu, Kho và Đơn vị tính phục vụ cho việc Quản lý mua hàng, Quản lý tồn kho hay Định lượng nguyên vật liệu cho các món ăn trong thực đơn.
Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý MISA CukCuk tại đây:
Sử dụng file excel quản lý nguyên vật liệu là giải pháp linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho nhiều doanh nghiệp. Bằng cách thiết lập file excel hiệu quả, bạn có thể dễ dàng theo dõi và điều chỉnh thông tin về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, việc quản lý dữ liệu đòi hỏi sự chính xác và đảm bảo tính bảo mật. Hãy tập trung vào tối ưu hóa cấu trúc của bảng tính, tích hợp các tính toán tự động, và đảm bảo dữ liệu được cập nhật thường xuyên. Bằng việc thực hiện đúng cách, file excel có thể trở thành một công cụ giúp bạn quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
