Cách tính giá thành trong kế toán nhà hàng là vấn đề được nhiều người quan tâm, nhất là với các chủ nhà hàng hoặc nhân viên kế toán. Vậy, có những phương pháp nào để tính toán giá thành cụ thể cho loại hình kinh doanh này? Điều gì cần lưu ý khi thực hiện kế toán nhà hàng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Các chi phí phát sinh khi kinh doanh dịch vụ nhà hàng
Đặc điểm của các hoạt động nhà hàng
Hoạt động nhà hàng mang đồng thời 2 tính chất: vừa sản xuất, vừa dịch vụ. Kinh doanh nhà hàng được chia làm 2 loại chính là: Hàng tự chế biến rồi bán ra (đồ ăn, đồ uống, rượu, bia,…) và hàng hóa là nguyên liệu tươi sống được mua về rồi bán trực tiếp cho khách hàng.
Giá bán các món ăn, thức uống trong nhà hàng có thể được xác định trước (trên menu) hoặc qua thỏa thuận (tiệc cưới, sinh nhật). Giá cả này có thể thay đổi theo mùa phụ thuộc vào mặt bằng chung trên thị trường. Do vậy, các nhà hàng cần tính toán giá thành sao cho phù hợp, dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu chế biến do đầu bếp cung cấp, cũng như giá cả đầu vào nguyên vật liệu để tối ưu lợi nhuận cho nhà hàng của mình.
Các chi phí trong quá trình vận hành
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có mặt trong sản phẩm chế biến: chi phí thực phẩm, gia vị chế biến, phụ liệu,…
- Chi phí tiền lương, nhân công: khoản trích tiền lương chi trả cho đầu bếp và bếp trưởng, nhân viên trực tiếp chế biến thức ăn – nước uống, nhân viên sơ chế và nhân viên phục vụ.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nhiên liệu, dụng cụ được sử dụng trong quá trình chế biến món ăn.
- Chi phí điện, nước dùng trong chế biến.
- Chi phí vệ sinh và các chi phí phát sinh khác.
- Chi phí quản lý, điều hành nhà hàng: gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng (chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính,…)
Kế toán cần chuẩn bị gì khi tính giá thành trong kế toán nhà hàng?
Để xác định các chi phí trên khi tính toán giá thành trong kế toán nhà hàng, nhân viên kế toán cần chuẩn bị những giấy tờ cần thiết sau đây:
Chứng từ kế toán
Kế toán cần chuẩn bị các chứng từ sau:
- Hóa đơn Giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Bảng kê thu mua thực phẩm (trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng mà không có hóa đơn. Trong đó, ghi rõ và đầy đủ các chi tiêu trên bảng kê gồm số lượng – giá trị mặt hàng – ngày tháng mua và tổng hợp bảng kê hàng tháng).
- Phiếu xuất kho: lập ra khi doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu cho bộ phận cung cấp dịch vụ.
- Bảng tính và phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
- Chứng từ thanh toán như phiếu thu – chi, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng,…
- Các chứng từ tự lập khác có liên quan.
Tài khoản kế toán
Nhằm mục đích phản ánh đúng chi phí khi kinh doanh dịch vụ nhà hàng, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
- TK 627: Chi phí sản xuất chung.
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (sử dụng nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên).
- TK 631: Giá thành sản xuất (sử dụng nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ).
Cách tính giá thành trong kế toán nhà hàng
Tùy vào từng bộ phận sẽ có cách tính giá thành trong kế toán nhà hàng khác nhau, hãy cùng theo dõi phần dưới đây nhé:
Đối với bộ phận nhà bếp (kho)
Tại bộ phận này, việc tính giá thành dựa trên 2 quy trình: kiểm soát số lượng và kiểm soát chất lượng.
-
Kiểm soát số lượng:
Bếp trưởng xây dựng định mức tiêu hao cho từng món ăn theo công thức chế biến. Từ đó, xác định mức tiêu thị dự tính hàng ngày (kể cả đơn đặt hàng mới). Sau đó lập “Bảng kê đề nghị mua hàng” cho nhân viên thu mua. Hàng mua về phải có hóa đơn đầy đủ, trong trường hợp không có hóa đơn, phải có bảng kê thay thế theo quy định. Kế toán căn cứ vào chứng từ mua vào này để ghi vào sổ tổng hợp (giống như kế toán chi tiết hàng tồn kho).
-
Kiểm soát giá cả:
Giá hàng mua về phải kiểm tra định kỳ và đối chiếu với giá trên thị trường. Nếu hàng mua về có giá biến động mạnh, cần tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục kịp thời (tăng giá bán, đổi nhà cung cấp, tìm sản phẩm thay thế,…).
Đối với bộ phận chế biến
Bếp trưởng lập công thức chế biến sản phẩm và định lượng giá gốc cho từng món ăn. Nên phối hợp chặt chẽ với bên thu mua để biết giá cả để trong trường hợp giá tăng đột biến còn cấp báo quản lý, nhằm đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
Tính toán giá thành cụ thể theo loại hình kinh doanh
Kinh doanh nhà hàng có 2 loại hình cụ thể:
- Nhà hàng thực hiện theo đơn đặt hàng (nhà hàng tiệc cưới, tiệc sinh nhật…): kế toán tính giá thành theo đơn đặt hàng và thỏa thuận.
- Nhà hàng đặc sản: kế toán tính giá thành theo món ăn.
Kế toán nhà hàng tiệc cưới
Đối với các nhà hàng chuyên phục vụ tiệc cưới, tiệc sinh nhật,…nhu cầu đặt hàng có thể tăng cao vào những mùa cao điểm trong năm. Do đó, để tính giá thành thực tế, kế toán cần xem xét từng khoản mục chi phí như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621): Nguyên vật liệu được hạch toán trực tiếp vào đơn hàng. Nếu có nhiều đơn đặt hàng trong cùng một thời điểm, kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung có chi phí phát sinh chung liên quan đến các đơn hàng để cuối kỳ phân bổ cho từng đơn theo tiêu thức thích hợp (Phân bổ theo chi phí trực tiếp hoặc theo doanh thu,…).
- Kế toán tập hợp các chi phí riêng, trực tiếp cho từng đơn hàng: Nợ 154 – Chi phí sản xuất dở dang; Có 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Có 622 – Chi phí nhân công trực tiếp; Có 627 – Chi phí sản xuất chung (chi phí phục vụ, chi phí sân khấu, trang trí,…).
- Các chi phí chung cho nhiều đơn hàng thường phát sinh ở TK 622, 627. Vào cuối kỳ, các khoản này được phân bổ vào từng đơn đặt hàng để tính giá thành thực tế mỗi đơn.
Dựa theo nguyên tắc trên, kế toán tính được giá thành thực tế cho từng tiệc cưới theo đơn đặt hàng trình bày ở trên.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều nhà hàng tổ chức tiếp nhận đến cả trăm đơn hàng trong một tháng. Do đó, việc phân bổ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cho từng tiệc cưới mất nhiều công sức và không hiệu quả. Bởi lẽ, khoản chi phí này chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong giá thành dịch vụ ăn uống.
Theo đó, để đơn giản hóa quy trình, nhà hàng chỉ theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn. Còn chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đơn đặt hàng (định phí) nên để đến cuối kỳ rồi kết chuyển sang TK 154 và tính giá thành chung cho toàn nhà hàng.
Kế toán nhà hàng đặc sản (nhà hàng bán lẻ)
Đối với nhà hàng đặc sản, vấn đề tập hợp chi phí, tính toán giá thành cho từng món ăn rất phức tạp dù cho mỗi nhà hàng chỉ kinh doanh một vài sản phẩm đặc trưng. Do vậy, để đơn giản hóa, kế toán có thể áp dụng phương pháp tính giá thành theo định mức. Đối tượng tính giá thành ở đây là món ăn, thức uống đã kết thúc ở giai đoạn chế biến, sẵn sàng đưa ra để phục vụ khách hàng.
Xét ví dụ minh họa như sau: Tại nhà hàng chuyên phục vụ 2 món: Lẩu cá kèo & cá kèo nướng. Cho giá thành định mức của 1 phần lẩu cá kèo là 150.000 đồng, 1 phần cá kèo nướng là 120.000 đồng. Trong tháng đã phục vụ được 1500 phần lẩu cá kèo và 1000 phần cá kèo nướng. Các chi phí phát sinh thực tế trong tháng gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 380.000.000 đồng (trong đó: cá kèo là 360.000.000 đồng; rau, gia vị: 20.000.000 đồng).
- Chi phí nhân công trực tiếp: 30.000.000 đồng.
- Chi phí sản xuất chung: 32.000.000 đồng.
Theo phương pháp tính giá thành định mức, làm thế nào để tính giá thành thực tế của từng món ăn của nhà hàng trên. Ta thực hiện như sau:
- Tổng giá thành thực tế = 380.000.000 + 30.000.000 + 32.000.000 = 442.000.000 đồng.
- Hệ số phân bổ = Tổng giá thành thực tế chia Tổng giá thành định mức = 442.000.000/345.000.000 = 1,28
- Giá thực tế của 1 phần lẩu cá kèo = 1,28 x 150.000 = 192.000 đồng.
- Giá thực tế của 1 phần cá kèo nướng = 1,28 x 120.000 = 153.600 đồng.
Một điểm cần lưu ý là loại hình nhà hàng đặc sản như thế này thường kết hợp phục vụ tại chỗ và giao hàng tận nơi cho khách. Do đó, để tối giản, chi phí phục vụ khách hàng có thể gộp vào chi phí bán hàng mà không tính vào giá thành món ăn.
Những điều cần lưu ý khi tính giá thành kế toán nhà hàng
Khi tính giá thành kế toán nhà hàng, chủ nhà hàng cũng như kế toán viên cần lưu ý những điều sau đây:
- Xác định rõ món ăn, dịch vụ đầu ra của nhà hàng. Xây dựng định mức nguyên vật liệu và giá thành từng món ăn, dịch vụ một cách chi tiết, đầy đủ.
- Người thực hiện kế toán nhà hàng cần am hiểu quy trình hạch toán, biết cách lên báo cáo, cân đối thu chi trên báo cáo tài chính cuối năm.
- Đặc thù nhà hàng cần nhiều nhân viên làm việc phân theo ca. Do đó, cần xây dựng bảng lương theo ca làm việc để tiện theo dõi, điều hành và quản lý khi cần.
Tạm kết
Trên đây là một số cách tính giá thành trong kế toán nhà hàng mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ giúp ích được nhiều cho nhân viên kế toán nói riêng cũng như chủ nhà hàng nói chung trong việc cân đối chi phí để tối ưu lợi nhuận kinh doanh của mình. Chúc các bạn thành công!
