Lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng cho người mới bắt đầu kinh doanh

Nếu kế hoạch xây dựng nhà hàng được ví như nền móng, thì việc lập bảng dự toán chi phí chính là “cốt lõi” không thể thiếu. Dự toán không chỉ là đưa ra con số tài chính chung chung, mà phải liệt kê chi tiết các khoản, đồng thời dự trù rủi ro tiềm ẩn, với số liệu được tính toán sát với thực tế. Cùng MISA CukCuk tìm hiểu cách lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng trong bài viết dưới đây.

1. Dự toán chi phí mở nhà hàng là gì?

Dự toán chi phí mở nhà hàng là quá trình ước tính và tính toán tất cả các khoản chi phí cần thiết để vận hành một nhà hàng. Nó bao gồm việc xác định và lập kế hoạch cho các khoản chi như tiền thuê mặt bằng, chi phí xây dựng, mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu, thuê nhân sự, chi phí pháp lý, marketing…

Ngoài ra, dự toán chi phí còn tính đến các chi phí phát sinh không lường trước và rủi ro tài chính trong quá trình hoạt động. Mục tiêu của việc dự toán là đảm bảo chủ nhà hàng nắm rõ số vốn cần chuẩn bị, tránh các sai lầm tài chính và đảm bảo rằng ngân sách được quản lý hiệu quả.

2. Tại sao cần lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel?

Lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng mang lại nhiều lợi ích cho chủ nhà hàng, giúp bạn quản lý tài chính chặt chẽ và tránh những rủi ro không đáng có. Cụ thể, việc lập bảng dự toán chi phí giúp:

• Nắm rõ danh sách các việc cần làm: Bạn sẽ có cái nhìn toàn diện về tất cả các bước từ việc chọn địa điểm, trang trí, mua sắm thiết bị cho đến tuyển dụng nhân viên.
• Xác định được số vốn đầu tư ban đầu: Dự toán chi phí giúp bạn biết chính xác số tiền cần bỏ ra để mở nhà hàng.
• Quản lý chi phí cố định hàng tháng: Nhờ bảng dự toán, bạn sẽ nắm rõ các khoản chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, giúp bạn dễ dàng cân đối ngân sách và có kế hoạch tài chính lâu dài.

• Dự phòng chi phí phát sinh: Bất kỳ nhà hàng nào cũng sẽ phát sinh những khoản chi ngoài kế hoạch. Việc dự trù trước giúp bạn chủ động trong việc sắp xếp vốn, tránh gặp khó khăn khi xảy ra tình huống bất ngờ.

3. Các chi phí bắt buộc trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng

Tùy vào quy mô của nhà hàng mà bảng dự toán sẽ khác nhau, thường chi phí mở nhà hàng được phân ra thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Dưới đây là các khoản chi bạn cần nắm rõ để lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng chính xác. 

3.1. Chi phí thuê mặt bằng 

Không thể phủ nhận rằng địa điểm kinh doanh là một trong những yếu tố mang tính quyết định sự thành bại của mô hình kinh doanh ăn uống. Diện tích cho nhà hàng được tính trung bình từ 100m2 – 250m2 bao gồm không gian phục vụ, không gian bếp và chỗ để xe cho khách.

Tùy theo từng mô hình, số lượng khách phục vụ mà nhà hàng sẽ có yêu cầu về diện tích khác nhau. Chi phí thuê mặt bằng cũng chênh lệch phụ thuộc vào các yếu tố: diện tích mặt tiền, độ rộng hẹp và khu vực trung tâm hay ngoại thành, thuận tiện đi lại không…

Nếu đó là vị trí mặt đường trung tâm thì sẽ tốn kém chi phí hơn so với vị trí ở trong ngõ hẹp. Thế nhưng đó có thể lại là vị trí đắc địa giúp bạn “hái ra tiền”. Cũng chính vì thế việc chọn địa điểm mở nhà hàng luôn được các chủ kinh doanh xem xét kỹ lưỡng và “đặt lên bàn cân”.

Địa điểm kinh doanh tốt không đơn thuần là tọa lạc ở vị trí đẹp mà còn là nơi khách hàng có nhu cầu sử dụng nhiều dịch vụ. Phần chi phí thuê mặt bằng thường chiếm tới 25% tổng chi phí đầu tư vì thường phải đặt cọc 6 tháng thậm chí 1 năm và bạn phải dự trù kinh phí khá lớn vì khi ký hợp đồng thường tối thiểu là 3 năm.   

Tham khảo Công cụ Chấm điểm mặt bằng hoàn toàn miễn phí dưới đây để đánh giá và lựa chọn mặt bằng kinh doanh phù hợp!

3.2. Chi phí thiết kế trang trí nội thất

Sau khi tìm được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo bạn cần làm là bắt tay vào trang trí nhà hàng và mua sắm nội thất cần thiết. Với những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ đa phần chủ quán chỉ cần dọn dẹp lại nhưng với những mô hình kinh doanh nhà hàng lớn thường sẽ cần thiết kế, sơn sửa lại không gian, mua đồ nội thất, cây cảnh để trang trí.

Chi phí thiết kế và mua nội thất thường giao động trong khoảng 5 – 10% tổng chi phí mở nhà hàng. Sau khi thiết kế xong nội thất hoặc có ý tưởng trang trí, bạn sẽ cần tìm kiếm những đơn vị cung cấp bàn ghế, các loại đèn, đồ vật trang trí, v.v…, việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, chất lượng, có những chính sách bán hàng ưu đãi cũng là một vấn đề cần cân nhắc.

Tuy nhiên, ngày nay với sự phát triển của các công nghệ, bạn hoàn toàn có thể thoải mái mua được những món đồ trang trí chất lượng, đẹp, giá cả phải chăng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada… Hoặc để tiết kiệm ngân sách bạn cũng có thể tìm mua những món đồ thanh lý của các nhà hàng khác trong các hội nhóm kinh doanh trên Facebook.

>> Tham khảo: 4 cách quản lý nhà hàng chuyên nghiệp nhất

3.3. Chi phí mua trang thiết bị

Mua trang thiết bị, vật dụng kinh doanh là khoản không thể thiếu trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Bạn cần lên danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng, đảm bảo chi phí dự toán sát với thực tế nhất có thể. 

Chi phí cho trang thiết bị không nên vượt quá 25% tổng phí đầu tư. Tùy theo mô hình kinh doanh là nhà hàng Á, Âu, buffet hay fastfood để bạn lựa chọn thiết bị: lò nướng, bếp nấu, nồi chiên, máy rửa bát… cho phù hợp.

Tuy nhiên, bạn nên đầu tư những sản phẩm có độ bền cao vì khu vực nấu nướng là môi trường dầu mỡ, ẩm ướt nên dụng cụ rất dễ hỏng hóc.

3.4. Chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng là một trong những khoản “cần phải có” trong bảng dự toán chi phí. Phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian mà còn cắt giảm chi phí, theo dõi hiệu quả kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, giảm thiểu tối đa các rủi ro về gian lận hoặc thất thoát.

Một trong những phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến nhất là MISA CukCuk với tính năng toàn diện và phù hợp cho mọi lĩnh vực nhà hàng. Cụ thể phần mềm giúp:

• Order gọi món nhanh chóng: Nhân viên có thể ghi nhận đơn hàng trực tiếp trên thiết bị di động, máy tính bảng, gửi order xuống bếp ngay lập tức giúp rút ngắn thời gian phục vụ.

• Quản lý kho nguyên vật liệu: Theo dõi lượng nguyên liệu tồn kho tự động, cập nhật theo thời gian thực khi có đơn hàng, đảm bảo không thiếu hụt hay lãng phí.
• Báo cáo doanh thu chi tiết: Tự động cung cấp báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo ngày, tuần, tháng, giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh chóng.

• Tích hợp app giao hàng: Kết nối với các ứng dụng giao hàng phổ biến như GrabFood…, nhận đơn trực tuyến và quản lý thuận tiện, giúp mở rộng phạm vi khách hàng và tăng doanh thu.

3.5. Chi phí nguyên vật liệu 

Tùy vào loại hình kinh doanh bạn chọn là nhà hàng chay, nhà hàng đồ ăn Á hay Âu, buffet lẩu hay đồ nướng,… mà có định mức nguyên liệu, giá COST và định giá bán khác nhau. Hầu hết các nhà hàng tính COST món ăn theo công thức: Chi phí nguyên vật liệu cấu thành món ăn/0,35 (thường giao động từ 30%-35%).

Để tiết kiệm chi phí thực phẩm, nhiều chuỗi nhà hàng lớn đầu tư riêng khu chế biến và bảo quản thực phẩm, sau đó phân phối đến các bếp trong hệ thống. Ngoài ra, sự đa dạng về đồ uống cũng là yếu tố thu hút khách hàng, không kém phần quan trọng so với món ăn.

Do đó, khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng, bạn cần tính toán cả khoản dự trữ đồ uống. Trung bình chi phí cho bia, nước ngọt, nước đóng chai dao động từ 10 – 20 triệu/tháng.

Lời khuyên: Khi mới mở nhà hàng, bạn nên tìm kiếm các đại lý cung cấp nguyên vật liệu uy tín với chính sách ưu đãi tốt. Điều này giúp tiết kiệm chi phí nguyên liệu, từ đó tối đa hóa lợi nhuận. Chi phí cho nguyên liệu thực phẩm thường chiếm khoảng 10% tổng vốn đầu tư ban đầu.

3.6. Chi phí Marketing

Trước khi khai trương, bạn cần đẩy mạnh các hoạt động quảng bá để thu hút khách hàng. Hình thức quảng bá phổ biến nhất là phát tờ rơi xung quanh khu vực nhà hàng, treo poster thông báo chương trình khuyến mãi, ưu đãi khai trương.

Chi phí cho các hoạt động này thường dao động trong khoảng 5 – 10 triệu bao gồm việc thiết kế, in ấn và thuê nhân viên đi phát. Thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, việc quảng cáo thương hiệu qua internet cũng là giải pháp hữu hiệu để nhiều người biết đến nhà hàng của bạn.

Để thu hút khách hàng, việc xây dựng fanpage hoặc website là cần thiết, giúp bạn đăng tải hình ảnh món ăn, chia sẻ phản hồi tích cực của khách hangf. Ngoài ra, có thể chạy quảng cáo qua Facebook, TikTok… để mở rộng tệp khách hàng.

Chi phí cho việc đặt bài review trên các hội nhóm uy tín dao động từ 3 – 5 triệu/bài. Tổng chi phí dành cho marketing nhà hàng, gồm quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, thường chiếm khoảng 5 – 7% tổng chi phí đầu tư. Nếu nhà hàng có dịch vụ tốt và chăm sóc khách hàng hiệu quả, chi phí này có thể giảm nhờ vào sự ủng hộ của khách quen.

3.7. Chi phí nhân sự

Với quy mô nhà hàng phục vụ từ 70 – 100 thực khách, bạn sẽ cần thuê 2 đầu bếp chính, 4 phụ bếp, từ 5 – 10 nhân viên phục vụ, 1 quản lý, 1 thu ngân, 2 bảo vệ. Chi phí thuê nhân viên trung bình 7 triệu/người, do đó bạn sẽ mất khoảng 140 triệu để trả lương cho nhân viên hàng tháng. Đặc thù trong kinh doanh nhà hàng, nhân viên sẽ làm theo ca, trung bình ca sáng từ 8h – 14h và ca chiều từ 16h – 22h.

Tùy thuộc vào quy mô của nhà hàng để bạn tuyển số lượng nhân viên trong ca làm cho phù hợp. Trong nhà hàng sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, bếp chính, những nhân viên này bạn phải lựa chọn kỹ lưỡng đảm bảo họ phải có chuyên môn và độ tin tưởng cao, có thể gắn bó lâu dài và đảm bảo được chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng.

Với vị trí như nhân viên phục vụ bạn có thể tối ưu chi phí bằng cách thuê sinh viên có nhu cầu làm thêm theo giờ. Mức lương trung bình là 18.000 – 25.000 đồng/giờ. Đây là nhóm có nhu cầu tìm việc cao nên có thể dễ dàng tuyển hơn.

Bạn muốn mở nhà hàng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?ĐĂNG KÝ TƯ VẤN 1-1 VỚI CHUYÊN GIA F&B CỦA MISA CUKCUK

3.8. Chi phí duy trì hoạt động kinh doanh

Trong giai đoạn đầu mở nhà hàng, bạn sẽ khó có lợi nhuận ngay lập tức do chưa nhiều khách hàng biết đến. Theo kinh nghiệm của những người đi trước, bạn có thể phải đối mặt với việc không có lãi hoặc thậm chí bị lỗ.

Hãy đảm bảo bạn có đủ vốn để chi trả tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, và các khoản chi phí cố định khác như điện, nước, ga, bảo trì máy móc trong vòng 3 – 6 tháng đầu, cho đến khi quán đi vào hoạt động ổn định.

Để thúc đẩy doanh thu trong giai đoạn này, hãy tập trung vào chất lượng món ăn, dịch vụ khách hàng và triển khai các chương trình ưu đãi hấp dẫn để thu hút thực khách và xây dựng lòng tin. Điều này giúp quán nhanh chóng ổn định và bắt đầu có lợi nhuận.

3.9. Chi phí đăng ký các loại giấy phép kinh doanh

Có hai hình thức chính đối với ngành dịch vụ kinh doanh nhà hàng là kinh doanh hộ cá thể và theo doanh nghiệp. Mỗi mô hình kinh doanh sẽ yêu cầu riêng biệt về những loại giấy tờ cần chuẩn bị. Để tránh trường hợp hồ sơ bị trả về do thiếu giấy tờ bạn nên làm theo các bước hướng dẫn sau đây: 

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định, bản photo (đã công chứng) giấy tờ tùy thân của các cá nhân tham gia thành lập doanh nghiệp.
• Đến UBND quận/huyện tại nơi đặt trụ sở kinh doanh để thực hiện đăng ký. 

Sau 3 – 5 ngày làm việc, bạn có thể nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành công, trong trường hợp hồ sơ của bạn không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ có thông báo văn bản về những hồ sơ cần chỉnh sửa và bổ sung. 

4. Tải miễn phí bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel

Excel là một công cụ để tính toán, thống kê khá phổ biến và phù hợp với những mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe nhỏ. Tải miễn phí bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel tại đây:

Ngoài ra, đừng quên tham khảo sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk để tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý nguyên vật liệu tồn kho và theo dõi doanh thu, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

5. Tạm kết 

Trên đây là toàn bộ các chi phí cần dự trù trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng mà MISA CukCuk muốn chia sẻ. Hy vọng rằng những thông tin này đã giúp bạn xác định rõ các khoản đầu tư ưu tiên cho nhà hàng của mình, từ đó phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý và hiệu quả. Chúc bạn kinh doanh thành công!