Bạn là chủ quán cafe đang tìm kiếm công cụ/ứng dụng/app quản lý quán cà phê chuyên nghiệp. Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ review phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất, chuyên nghiệp nhất 2022 giúp bạn lựa chọn được giải pháp quản lý phù hợp với quán cafe của mình.
Sự phát triển của công nghệ đã mang đến các giải pháp Phần mềm quản lý quán cà phê ưu việt, hỗ trợ việc quản lý nhà hàng chính xác, nhanh gọn và tiện lợi, giúp xây dựng các mô hình cửa hàng cà phê, giải khát đầu tư hàng tỷ đồng với doanh thu khổng lồ.
Điều này lý giải một điều: vận hành quán cà phê trước đây được coi là một việc làm đơn giản, ai cũng làm được. Tuy nhiên, hiện nay, hàng loạt các cửa hàng cà phê mọc ra với doanh thu hàng trăm triệu một tháng mọc lên, đã chứng minh cho thị trường thấy rằng: mở một quán cà phê là chuyện ai cũng làm được nhưng để kinh doanh thành công lại là câu chuyện hoàn toàn khác.
I. Phần mềm quản lý quán cà phê là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là giải pháp áp dụng công nghệ IT vào nghiệp vụ vận hành mô hình kinh doanh quán cà phê giúp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu cho chủ nhà hàng.
Lấy ví dụ đơn giản, trước đây để quản lý chi tiêu, thắt chặt quy trình vận hành tránh thất thoát, người chủ cửa hàng phải tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền của đầu tư vào các công nghệ giám sát, hoạch toán số liệu, thường xuyên túc trực tại mô hình kinh doanh.
Hiện tại, chỉ với một thao tác đơn giản trên điện thoại thông minh, tất cả số liệu, hoạt động vận hành sẽ được trình bày chi tiết và trực quan, giúp người quản lý nhanh chóng đưa ra quyết định ở bất kỳ nơi nào.
Qua việc review phần mềm quản lý quán cà phê hy vọng bạn sẽ có định hướng và chọn được phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với nhu cầu quản lý, ngân sách.
II. Review các mô hình phần mềm quản lý quán cà phê hiện tại
Có nhiều cách thức phân biệt các mô hình phần mềm quản lý quán cà phê, có thể kể đến như: nền tảng công nghệ, phần mềm miễn phí và tính phí, phần mềm quản lý quán cà phê theo mô hình vận hành.
Dựa trên các tiêu chí này, chủ cửa hàng có thể lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp cho mô hình kinh doanh của mình.
2.1. Review phần mềm quản lý quán cà phê offline và online
Đây là cách thức phân biệt phần mềm dựa trên nền tảng công nghệ, có thể hiểu đơn giản, phần mềm quản lý cửa hàng cafe offline là giải pháp vận hành nằm trong một hệ thống chia sẻ dữ liệu khép kín (mạng LAN – mạng cục bộ – mạng nội bộ). Nền tảng này có tên gọi chính thức là On-premises.
Trong khi phần mềm quản lý cửa hàng cafe online được thiết kế trên nền tảng Cloud nơi mà máy chủ, dữ liệu và cả phần mềm được lưu trữ “lơ lửng ở một đám mây nào đó”.
Chỉ cần có kết nối Internet, các hoạt động vận hành cửa hàng cà phê sẽ được “số hoá” và tải lên máy chủ, từ bất kỳ nơi nào, chủ cửa hàng đều có thể truy cập, tải về dữ liệu thông báo tình hình hiện tại của cửa hàng.
2.2. Review phần mềm quản lý quán cà phê trả phí và tính phí
Có thể khẳng định rằng, đây là cách thức phân biệt dễ dàng nhất và cũng khiến chủ cửa hàng đau đầu nhất khi lựa chọn một phần mềm quản lý cửa hàng cafe phù hợp với mô hình của mình.
Câu hỏi được đặt ra là: “Tại sao tôi phải chi trả cho “những phần mềm quản lý cửa hàng cafe tính phí” trong khi tôi hoàn toàn có thể sử dụng “những phần mềm quản lý cửa hàng cafe miễn phí” khác.
Phần mềm quản lý cửa hàng cafe miễn phí ở đây có thể hiểu là một cách thức quảng cáo hướng tới trải nghiệm người dùng để bạn dễ dàng móc hầu bao cho những thứ ẩn phía sau từ “miễn phí” đó.
Ngược lại, phần mềm quản lý cửa hàng cafe trả phí là phương án chủ cửa hàng trả trước hoặc trả định kỳ một khoản chi phí để sử dụng phần mềm. Đây được coi là một khoản đầu tư hay một chi phí bỏ ra giúp chủ cửa hàng tối ưu các khoản chi phí khác như thời gian, công sức và tiền bạc.
Thông thường, các phần mềm quản lý cửa hàng cafe trả phí được phát hành bởi các đơn vị uy tín trong ngành, có nhiều năm kinh nghiệm. Từ đó trải nghiệm về sản phẩm của chủ cửa hàng sẽ tương xứng với chi phí bỏ ra.
2.3. Review phần mềm quản lý cửa hàng cà phê thanh toán tại quầy và thanh toán tại bàn
Nhìn chung, đây là dạng phần mềm quản lý cửa hàng cafe chuyên biệt theo mô hình vận hành của cửa hàng, thường được các chủ cửa hàng lựa chọn khi đã xác định được mô hình kinh doanh của mình.
Dĩ nhiên trong quá trình vận hành, cũng có những mô hình yêu cầu tính thay đổi cấp thiết, dẫn đến việc chủ cửa hàng buộc phải chuyển đổi mô hình kinh doanh của mình.
Mô hình quản lý cửa hàng cà phê thanh toán tại quầy, hay còn được biết đến với các tên gọi mô hình Quick Service (Phục vụ nhanh) hoặc mô hình Self-order (Tự thanh toán).
Khách hàng thanh toán trước khi lựa chọn chỗ ngồi và thưởng thức đồ uống. Ngược lại, ở mô hình cửa hàng cà phê thanh toán tại bàn, hay còn được gọi là mô hình cửa hàng Full Service. Khách hàng lựa chọn chỗ ngồi, lựa chọn đồ uống tại chỗ ngồi của mình và thanh toán sau khi thưởng thức đồ uống.
Trong trường hợp cần phải chuyển dịch mô hình kinh doanh thì tin vui cho các chủ cửa hàng là đây, các phần mềm quản lý cửa hàng cafe chuyên nghiệp hầu như đều đã tích hợp cả hai phương thức vận hành này, giúp chủ cửa hàng nhanh chóng đưa ra quyết định và chuyển đổi mô hình kinh doanh phù hợp.
III. Review phần mềm quản lý quán cà phê online & offline (ưu – nhược điểm)
Mỗi mô hình phần mềm quản lý đều có ưu điểm và nhược điểm, dựa trên chi phí, nền tảng công nghệ và thao thác sử dụng. Hãy cùng review những ưu nhược điểm của phần mềm quản lý quán cafe để lựa chọn được phù hợp cho mô hình cửa hàng của bạn:
3.1. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý quán cà phê offline (On-premises)
Ưu điểm của phần mềm quản lý quán cà phê offline (On-premises):
Phần mềm dạng On-premises có đặc điểm nổi trội ở tính ổn định và tốc độ xử lý nhanh chóng. Lý do đến từ việc hệ thống của dạng phần mềm này sử dụng mạng LAN.
Các thao tác xử lý, truyền tải thông tin từ máy POS, máy in, thiết bị order của nhân viên đều diễn ra trong một mạng cục bộ mà không cần Internet để truyền tải thông tin lên các vùng lưu trữ dữ liệu cuả nhà cung cấp phần mềm hoặc của bên thứ ba.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quán cà phê offline lưu trữ dữ liệu trên server nên chủ cửa hàng không cần lo ngại về tính bảo mật.
Nhược điểm của phần mềm quản lý quán cà phê offline (On-premises):
Bộ cài của phần mềm On-premises sẽ tương đối nặng. Do đó yêu cầu các thiết bị có cấu hình cao để chạy phần mềm mượt mà hơn dẫn đến chi phí đầu tư ban đầu khá cao.
Quá trình set up, cài đặt thiết bị cũng yêu cầu kiến thức nhất định về công nghệ, do đó chủ nhà hàng cần nhiều thời gian hơn trong việc triển khai ban đầu hoặc cần nhân sự của các công ty thiết kế phần mềm đến trực tiếp lắp đặt.
3.2. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý quán cà phê online (Cloud)
Ưu điểm của phần mềm quản lý quán cà phê online (Cloud):
Phần mềm dạng Cloud có bộ cài nhỏ gọn, có sẵn trên các hệ điều hành iOS hoặc Android. Chủ nhà hàng có thể dễ dàng download trên các kho ứng dụng quen thuộc, trực tiếp cài đặt và sử dụng.
Nhược điểm của phần mềm quản lý quán cà phê online (Cloud):
Phần mềm Cloud có yêu cầu tiên quyết về Internet để kết nối các thiết bị vận hành quán cà phê. Do vậy yếu điểm lớn nhất của dạng phần mềm này chính là việc xử lý order của khách hàng trong trường hợp mất kết nối Internet.
Công việc kinh doanh của một cửa hàng cà phê có thể bị đình trệ hoàn toàn khi nhà mạng bị lỗi kết nối hoặc tốc độ xử lý internet bị ảnh hưởng nghiêm trọng vì nhiều lý do khác nhau.
IV. Quán cà phê nên đầu tư những thiết bị phần cứng nào?
Khi nói về trang thiết bị máy móc để sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, chúng ta một lần nữa cần phải quay lại yếu tố mô hình vận hành phù hợp. Bên cạnh mô hình quản lý cửa hàng cà phê thanh toán tại quầy và mô hình quản lý cửa hàng cà phê thanh toán tại bàn đã trở nên quá quen thuộc.
Với sự phát triển của điện thoại thông minh và các phương thức thanh toán tiện lợi, đã có những mô hình mới được triển khai như mô hình quản lý cửa hàng cà phê thanh toán tại bàn trả trước thông qua mã QR, hay mô hình order drive-thru được ứng dụng tại rất nhiều cửa hàng cafe của Starbucks.
Tuỳ từng mô hình vận hành và ngưỡng đầu tư ban đầu, sẽ có các trang thiết bị cần thiết, và trang thiết bị bổ sung (không bắt buộc phải có, nhưng sẽ hỗ trợ vận hành tốt hơn, nhanh hơn). Nhưng nhìn chung các trang thiết bị máy móc cần thiết cho cửa hàng thường bao gồm:
4.1. Máy POS bán hàng
 |
Máy POS về bản chất là một máy tính bảng có chân đế, gắn cố định, sử dụng hệ điều hành (Window hoặc Androids) để cài đặt phần mềm quản lý cửa hàng cafe. Máy POS cũng thường được quy ước là máy chủ trong phương thức bán hàng On-premises. |
Có rất nhiều loại máy POS với các kiểu dáng đa dạng với các tính năng khác nhau, như là máy POS trang bị màn hình chọn món cho khách hàng, máy POS all-in-one tích hợp tính năng quẹt thẻ, in bill.
Nhân viên thu ngân sẽ sử dụng máy POS bán hàng để điều hướng vị trí chỗ ngồi khách hàng, nhận order, in hoá đơn gửi khách, và tiếp nhận thanh toán từ khách hàng.
Ở một vài cửa hàng, chủ nhà hàng có thể tận dụng hoặc trang bị máy tính PC để thay thế cho máy POS bán hàng, với điều kiện là bộ cài phần mềm quản lý cửa hàng cafe chạy trên nền tảng Windows.
4.2. Máy POS mini cho quán cà phê
 |
Là một dạng máy POS thiết kế nhỏ gọn và tích hợp nhiều tính năng. Máy POS all-in-one thường là dạng cầm tay, có thể xử lý các thao tác tính tiền, in bill thậm chí quẹt thẻ ngân hàng. |
Tuy vậy cấu hình máy POS all-in-one thường không cao, khá kén phần mềm. Để có thể sử dụng mượt mà, cần một bộ phần mềm bán hàng quán cà phê có cấu hình thấp.
Ngoài ra, máy POS bán hàng all-in-one sẽ phụ thuộc vào thời lượng pin, có thể không đảm bảo thời gian sử dụng kéo dài. Máy POS all-in-one là giải pháp phù hợp cho các mô hình quán cà phê chỉ bán take-away, có không gian nhỏ hẹp như dạng xe kéo, food truck, ki-ốt.
4.3. Két đựng tiền cho quán cà phê
Là két đựng tiền tạm thời khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Két đựng tiền được kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý cửa hàng cafe.
Khi nhân viên thu ngân ấn chọn thanh toán, két đựng tiền sẽ tự động mở ra để lưu trữ tiền mặt và trả lại tiền thừa cho khách hàng. Két đựng tiền chuyên biệt cho việc bán hàng thường được chia ra làm các ngăn để phân loại tiền mặt theo các mệnh giá khác nhau.
4.4. Máy in hoá đơn cho quán cà phê
 |
Là trang thiết bị in bill biên nhận cho khách hàng để phục vụ cho việc xác nhận giá trị thanh toán của đồ uống. |
Máy in hoá đơn thường là máy in nhiệt, yêu cầu loại giấy in nhiệt riêng. Các loại giấy in nhiệt được cuộn thành hình trụ, sản xuất theo một vài kích thước cố định như K57, K80 v.v… kích thước này thể hiện bề rộng tiêu chuẩn của khổ giấy là 57mm hay 80mm.
Trang thiết bị bổ sung, áp dụng cho các mô hình quản lý cửa hàng cà phê khác nhau:
4.5. Máy in tem nhãn
Thường được sử dụng trong các mô hình bán nhiều đồ take away như cửa hàng trà sữa. Để phân biệt các loại đồ uống giống nhau, tránh nhầm lẫn sai sót khi gửi khách hàng. Thông tin trên máy in tem nhãn thường bao gồm tên món, các loại topping, lưu ý khi pha chế, giá đồ uống.
4.6. Màn hình hiển thị giá tiền
Màn hình led nhỏ, giúp khách hàng biết số tiền cần thanh toán trong quá trình nhân viên thu ngân thao tác trên màn hình.
4.7. Tablet order
 |
Máy tính bảng được trang bị cho nhân viên order, thường xuất hiện ở các mô hình cửa hàng cà phê thanh toán tại bàn hoặc sử dụng thay thế máy POS bán hàng nhằm tiết kiệm chi phí. |
Tuy nhiên ở các thương hiệu sản xuất phần mềm quản lý quán cafe lâu năm như MISA CukCuk, ứng dụng quản lý bán hàng đã được thiết kế cho thiết bị điện thoại thông minh với cấu hình thấp. Nhân viên order có thể sử dụng chính điện thoại thông minh của mình để thực hiện thao tác order cho khách hàng.
4.8. Thiết bị báo rung tự phục vụ
Là bộ thẻ rung báo đồ uống đã hoàn tất quá trình pha chế. Được sử dụng cho mô hình cửa hàng cafe thanh toán tại quầy. Khách hàng sau khi chọn món và thanh toán, sẽ đợi tại bàn cho đến khi thiết bị báo rung, rồi quay lại khu vực pha chế lấy đồ. Mô hình này được áp dụng tại Highlands Coffee từ nhiều năm qua.
IV. Lưu ý cho chủ cửa hàng khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê
Thông qua review phần mềm quản quán cà phê, tuỳ từng mô hình quán cà phê, bạn có thể lựa chọn các sản phẩm phần mềm quản lý cửa hàng cà phê phù hợp với nhu cầu sử dụng. Lời khuyên dành cho chủ cửa hàng khi tham khảo các phần mềm bán hàng cà phê trên thị trường:
5.1. Lựa chọn các sản phẩm phần mềm đã phát triển lâu năm
Các phần mềm đã phát triển lâu năm, đã tích luỹ và xử lý hàng ngàn yêu cầu khác nhau từ tập khách hàng đông đảo. Sẽ hạn chế thấp nhất những lỗi phần mềm gây khó khăn cho thao tác vận hành.
5.2. Lựa chọn các sản phẩm phần mềm của đơn vị cung cấp lớn, uy tín
Nói một cách dễ hiểu, các công ty sản xuất phần mềm càng lớn, càng có nhiều nhân sự để phục vụ khách hàng tốt hơn. Đội ngũ nhân sự IT, đội ngũ chăm sóc khách hàng đông đảo, chất lượng, đều là những yếu tố then chốt để quyền lợi khách hàng được đảm bảo.
5.3. Lựa chọn các sản phẩm phần mềm có thể cung cấp đa dạng mô hình cửa hàng
Trong trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi mô hình kinh doanh, các phần mềm quản lý cửa hàng cà phê có thể linh động chuyển đổi sẽ là phương án tốt nhất.
Nhân sự vận hành cửa hàng sẽ không gặp nhiều khó khăn trong việc thích ứng với những giao diện mới, những tính năng mới dựa trên một nền tảng đã quen thuộc sử dụng.
Thời gian chuyển đổi mô hình chỉ cần tính bằng giờ, đảm bảo nghiệp vụ cửa hàng không bị ảnh hưởng nặng nề khi chuyển dịch, hạn chế tối đa sự khó chịu từ phía khách hàng khi đến uống cà phê.
5.4. Lựa chọn các sản phẩm phần mềm có đa dạng mức giá, phù hợp với nhiều loại quy mô
Với các sản phẩm phần mềm cửa hàng quản lý quán cafe phù hợp với nhiều loại quy mô và đa dạng mức giá, chủ nhà hàng sẽ tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư ban đầu vào thiết bị phần cứng.
Đồng thời, phần mềm cần đảm bảo các tính năng phù hợp với quy mô của cửa hàng trong từng giai đoạn nhất định. Thời điểm nâng cấp chất lượng dịch vụ, quy mô, cần bổ sung tính năng, chủ cửa hàng không cần phải thay đổi phần mềm.
5.5. Lựa chọn các sản phẩm phần mềm có thể cung cấp giải pháp kinh doanh linh động
Trong những thời điểm nhạy cảm ví dụ như bùng phát dịch Covid-19, các sản phẩm phần mềm quản lý cửa hàng cafe có năng lực sẽ có hướng đi hỗ trợ chủ cửa hàng kinh doanh mùa dịch. Tránh đứt gãy dòng tiền, hao hụt doanh thu, biến động nhân sự.
VI. Review review phần mềm quản lý quán cà phê chuyên nghiệp MISA CukCuk
CukCuk là giải pháp phần mềm quản lý cửa hàng cà phê thuộc Công Ty Cổ Phần MISA hơn 27 năm kinh doanh phần mềm. MISA Cukcuk cung cấp đa dạng phần mềm hỗ trợ kinh doanh tới hàng trăm ngàn doanh nghiệp Việt Nam.
Trong thời điểm kinh doanh khó khăn do diễn biến phức tạp của dịch bệnh, CukCuk đã cho ra mắt tính năng Website bán hàng, miễn phí 01 năm sử dụng, hỗ trợ tối đa cho các mô hình quán cafe bị buộc phải đóng cửa.
6.1. Cung cấp giải pháp Website hỗ trợ bán hàng online 24/7
Cung cấp cho tất cả khách hàng của CukCuk một website riêng với các tính năng thương mại điện tử cần thiết. Chủ nhà hàng không cần thiết phải phụ thuộc vào các ứng dụng giao đồ ăn có mức phí trung gian cao lên đến 20-25%, mà vẫn có thể bán hàng online hiệu quả.
Tháng 5, tháng 6 năm 2021 là những thời điểm các mô hình F&B chịu ảnh hưởng nặng nề do diễn biến dịch bệnh kéo dài, đóng cửa kinh doanh vô thời hạn. Hàng chục ngàn cửa hàng bán cà phê là khách hàng của CukCuk vẫn kinh doanh ổn định, tạo ra doanh thu, duy trì vận hành và thu nhập cho nhân viên.
6.2. Công cụ thu hút, chăm sóc khách hàng CukCuk Lomas
Là hướng đi tối ưu chi phí Marketing mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh cho các mô hình cửa hàng cà phê, nhờ vào các giải pháp chăm sóc khách hàng cũ, chuyển hoá khách hàng cũ thành khách hàng trung thành.
Công cụ này giúp khách hàng yêu thích sản phẩm trở thành khách hàng yêu mến thương hiệu thông qua hàng trăm kịch bản chăm sóc khách hàng, tính năng nâng hạng thẻ thành viên, cung cấp giá trị cộng thêm cho khách hàng.
Trong mùa dịch Covid-19, cửa hàng cà phê sở hữu lượng khách hàng trung thành đông đảo là những cửa hàng cà phê luôn đảm bảo doanh thu ở ngưỡng 70-80% so với giai đoạn hoạt động kinh doanh như bình thường.
6.3. Tối ưu hiệu suất bán hàng
Kinh doanh một cửa hàng cà phê, từ lâu đã không còn là một công việc đơn giản. Trong bối cảnh ngành F&B đang dần trở thành một “đại dương đỏ” do rào cảo thâm nhập thị trường thấp. Ngày một nhiều các cửa hàng cà phê mới mọc lên với chất lượng sản phẩm cao, năng lực vận hành ổn định, tạo ra nguồn lợi nhuận lớn.
CukCuk là một phần mềm cung cấp giải pháp tối ưu trong hầu hết các nghiệp vụ của một cửa hàng cà phê tiêu chuẩn.
Nghiệp vụ ghi order thao tác nhanh chóng, dễ sử dụng
Khách hàng đến quán cà phê bên cạnh việc thưởng thức đồ uống, còn để trải nghiệm không gian và chất lượng dịch vụ. Tiết kiệm thời gian của khách hàng trong toàn bộ quá trình phục vụ là cách thức làm hài lòng khách hàng tốt nhất bên cạnh chất lượng đồ uống.
Để giảm tải thời gian chờ đợi của khách hàng. Kỹ năng order là một trong những nghiệp vụ quan trọng, gân ấn tượng với khách hàng từ khi còn chưa thưởng thức đồ uống.
Phần mềm ghi order real-time:
- Giới thiệu món và ghi nhận order nhanh chóng qua phân tích thao tác tay của nhân viên order.
- Gửi thông tin tới bộ phận pha chế và theo dõi tình trạng, thời gian pha chế.
- Ghi nhận đồ uống khách gọi thêm hoặc đổi món, hủy order nhanh chóng mà không cần lặp lại các thao tác order ban đầu.
- Chuyển bàn, ghép bàn, ghép đơn thuận thiện chỉ với một vài thao tác.
- Thanh toán đa dạng các hình thức như tiền mặt, Zalo Pay, chuyển khoản để két tiền luôn ghi nhận chính xác lượng tiền mặt.
Hỗ trợ nhân viên quầy pha chế không bỏ sót đồ
Để tránh những vấn đề nghiêm trọng như làm sót đồ, làm đồ sai thứ tự, hết nguyên liệu không được báo kịp thời tới nhân viên thu ngân. Phần mềm CukCuk cung cấp một giải pháp toàn diện giúp loại bỏ toàn bộ các vấn đề giao tiếp trong nội bộ cửa hàng cà phê.
Sau khi nhân viên order nhấn nút “Gửi Bếp/Bar”, ngay lập tức bộ phận pha chế sẽ nhận được danh sách cần pha chế trên màn hình máy tính bảng hoặc máy in bill pha chế. Loại bỏ tình trạng sót đồ.
Thứ tự bill pha chế được sắp xếp theo trình tự thời gian gọi đồ của khách. Luôn đảm bảo khách hàng gọi trước sẽ được phục vụ trước. Loại bỏ tình trạng khó chịu của khách hàng khi người tới sau lại được phục vụ trước.
Khi hết nguyên vật liệu, nhân viên pha chế nhấn nút “Báo Hết”, máy tính bảng của nhân viên order sẽ được cập nhật, ẩn các đồ uống không sẵn sàng. Loại bỏ tình trạng làm phiền khách hàng khi phải lựa chọn đồ uống khác.
Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác
Với Cukcuk, thu ngân chỉ mất vài giây trong mỗi nghiệp vụ thanh toán. Giúp quán hoạt động hiệu quả lúc ngay cả lúc đông khách và phục vụ khách hàng chuyên nghiệp nhất. Thu ngân sẽ nhận được báo cáo về tình trạng thanh toán của mọi hoá đơn theo cập nhật thời gian thực.
Hiện nay, CukCuk là phần mềm duy nhất cho phép thực hiện áp dụng chương trình giảm giá trên mọi cửa hàng của một hệ thống mà không cần nhân viên thu ngân phải thao tác cài đặt chương trình giảm giá trên từng cửa hàng.
6.4. Tiết kiệm 5 giờ mỗi ngày cho chủ quán cafe
Quản lý doanh thu từ xa một cách chặt chẽ tránh thất thoát tiền
Một trong những vấn đề nan giải của việc vận hành cửa hàng cà phê chính là nhân sự gian lận, làm thất thoát tiền, nguyên vật liệu. CukCuk là thương hiệu phần mềm quản lý vận hành quán cà phê giải quyết bài toán tối đa gian lận dựa trên nghiệp vụ kiểm soát dòng tiền thu/chi. Các hình thức gian lận có thể xảy ra trong một mô hình kinh doanh cà phê:
- Gian lận làm thất thoát tiền mặt cửa hàng
- Gian lận hoá đơn làm thất thoát tiền của khách hàng
- Gian lận làm thất thoát nguyên vật liệu
- Gian lận làm thất thoát voucher chương trình giảm giá
- Gian lận tồn kho, khai báo sai để trục lợi
Báo cáo doanh thu sẽ được tổng hợp từ đầu ca đến cuối ca bao gồm: số lượng hóa đơn, số lượng hoá đơn giảm giá, lượng tiền mặt, lương tiền thanh toán qua ATM, visa/master. Kết thúc mỗi ca làm việc phần mềm in biên bản, nhân sự cuối ca & đầu ca thực hiện bàn giao tiền mặt và kí nhận.
Quản lý tồn kho, định lượng nguyên vật liệu
Phần mềm quản lý quán cà phê MISA CukCuk giúp chủ quán luôn chủ động biết được tình hình nhập, xuất, lượng tồn kho của từng đầu nguyên vật liệu. Từ đó, có kế hoạch mua nguyên liệu kịp thời và hợp lý, tránh việc thiếu đồ hay mua thừa quá nhiều không dùng kịp.
Với hệ thống tính toán định lượng nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho sẽ cho chủ cửa hàng biết để sản xuất ra một đồ uống nhất định, cửa hàng tốn bao nhiêu đầu nguyên vật liệu và định lượng nguyên vật được sử dụng cho đồ uống đó.
Từ đó tính toán được lượng nguyên vật liệu tồn kho sau từng đồ uống được bán ra. Hạn chế thất thoát tồn kho do sai lầm của nhân viên khi pha chế và các trường hợp gian lận có thể xảy ra.
Quản lý từ xa trên điện thoại di động
CukCuk hỗ trợ chủ cửa hàng kiểm soát mọi hoạt động vận hành của quán cà phê từ xa từ điện thoại di động. Tất cả các hoạt động order đồ, in hoá đơn, kết ca, nhập kho đều được thông báo trên màn hình điện thoại. Dù ở bất kỳ nơi nào, chủ cửa hàng đều có thể chỉ đạo nhân viên vận hành nhà hàng hiệu quả.
Quản lý thu chi, công nợ chi tiết & chính xác
Một nghiệp vụ khác là điểm mạnh của CukCuk chính là quản lý chặt chẽ mọi giao dịch thu chi tiền mặt, tiền gửi, giúp chủ nhà hàng luôn chủ động nguồn tài chính cho hoạt động kinh doanh.
Các thao tác đơn giản trên giao diện phần mềm giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý, đối chiếu công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp chi tiết theo từng lần nhập hàng.
Quản lý phân quyền nhân viên
Tuỳ từng nhân viên sẽ có những tài nguyên sử dụng phần mềm khác nhau. Giúp chủ cửa hàng cà phê dễ dàng phân vùng hoạt động, tránh tình trạng nhân viên cửa hàng lạm quyền, lợi dụng các tính năng của phần mềm để thực hiện hành vi gian lận, giấu diếm sai phạm.
Ví dụ như: quyền sửa hoá đơn khi thao tác sai chỉ có thể được sử dụng bởi nhân sự cấp quản lý hoặc chủ cửa hàng, tránh tình trạng nhân viên thu ngân, nhân viên order có thể chỉnh sửa số liệu hoá đơn.
Với nghiệp vụ phân quyền, chủ cửa hàng có thể dễ dàng truy vết theo dữ liệu, phân vùng thời điểm diễn ra sai phạm và quy trách nhiệm.
Cung cấp hệ thống 40 báo cáo quản lý quán cà phê
Với CukCuk, chủ cửa hàng có thể dễ dàng thu thập thông tin, trích xuất dữ liệu cần thiết để lên kế hoạch kinh doanh phù hợp cho từng thời điểm. Hệ thống báo cáo biểu đồ khoa học giúp chủ cửa hàng thống kê được tất cả số lượng đơn hàng của từng quãng thời gian: ngày, tuần, tháng, năm, so sánh đối chiếu với cùng kỳ các năm trước.
Dựa trên các báo cáo này, chủ cửa hàng có thể dự đoán doanh thu, ước tính lãi/lỗ từng thời điểm để lên kế hoạch bán hàng kịp thời, đồng thời phân bổ số lượng nhân viên theo từng ca nhất định, tối ưu chi phí nhân sự.
|
7. Tạm kết
Hy vọng những review phần mềm quản lý quán cà phê mà MISA CukCuk chia sẻ ở trên đã giúp anh chị có cái nhìn tổng quan nhất về các phần mềm quản lý quán cà phê hiện nay trên thị trường, từ đó đưa ra được lựa chọn đúng đắn cho hoạt động vận hành của mình. Hy vọng MISA CukCuk sẽ được đồng hành, trở thành trợ thủ đắc lực của anh chị
